政府が「働き方改革」を推進し始めてから、大企業を中心にモバイル活用に取り組む事例が増えています。それ以前にも、ビジネスにタブレット等のモバイル端末を導入することはありましたが、実際に有効活用してビジネスの付加価値を高められたという事例は少なったように思います。
しかし最近では、クラウドサービスとの組み合わせによって新しいモバイル活用方法が増えており、特に営業の現場などにおいて一定の成果をあげています。もはや、ビジネスにおけるモバイル活用は「必須」と言えるでしょう。
本稿では、そんなモバイル活用を促進するための具体案をご紹介します。企業競争力を確保するためにも、ぜひ参考にしてください。
企業のモバイル活用度について
まずは、日本国内の上場企業におけるモバイル端末の導入について確認してみます。
インフォテリアの調査報告書によると、「2015年までに初期導入」が完了している企業は57％となり、今後の導入予定がある企業まで含めると73％となっており、多くの企業がモバイル活用に意欲的なのが読み取れます。
また、モバイル端末を「特定社員のみに貸与」「特定部署にのみ貸与」を合計すると74％となり、社内で限定的にモバイルを活用している企業が多い結果となっています。ちなみに、全社員に貸与しているという企業は8％です。担当部署として最も多いのはおそらく営業です。外回りが多く、モバイル端末の活用シーンも多いことから、営業部署を中心にモバイル活用が広がっていると考えられます。
このデータは2016年3月のものであるため、現在においては確実により増えているでしょう。
引用：インフォテリア株式会社、上場企業におけるタブレット・スマートフォン利用動向調査レポート
モバイル端末はどう活用すべきか？
働き方改革が推進するのは「時間と場所にとらわれない自由な働き方」です。それを基準にしてモバイル端末を活用する事例が多いのですが、働き方改革だけのためにモバイル活用を推進すると非常に限定的なものになってしまい、効果の最大化は見込めません。では、モバイル端末はどのように活用すればよいのでしょうか？
具体案1. モバイルワークを集約する
モバイルワークとは「移動時間や顧客企業での滞在時間を有効活用して仕事をする」というワークスタイルです。特に外回りの多い営業担当者やフィールドサービス担当者で採用されることが多い働き方ですが、モバイルワークでは「トラックパッドが無い」「USBを複数利用できない」「Officeアプリを完全に実行できない」という3つの課題があります。そのため、モバイルワークで可能な仕事はかなり狭い範囲に限定され、効果をあげることが難しいのです。
その対応策として「モバイルワークを集約する」という方法があります。まず、現状の業務分析を行ってモバイルワークが有効な業務を洗い出し、業務と組織を再編することでモバイルワークを集約します。そうすることで、モバイル端末で業務が効率化できる部分と、従来のようにパソコンなどを使った方が業務をスムーズに推進できる部分とを組み合わせて、モバイル活用効果を最大化していくことが可能です。
具体案2. コミュニケーションの促進に
モバイル活用に必ずと言ってよいほど組み合わせたいのが、クラウドストレージやビジネスチャットといったクラウドサービスです。クラウドストレージはインターネット上に共有可能なストレージ領域を構築することができるため、組織全体が場所を問わず同じストレージ領域にアクセスして、ファイルの保存・閲覧・共有・ダウンロードを自由に行えます。ビジネス向けのサービスなら中央からすべてのユーザー権限や行動ログを管理できるため、セキュリティの確保も容易です。
同じように、ビジネスチャットもモバイル活用に欠かせないサービスの1つです。メールよりも圧倒的に迅速なコミュニケーションを可能にした、かつメッセージにやり取りを時系列に沿って確認することができます。社内メールや内線電話が減少することでコミュニケーションコストが劇的に下がりますし、必要な情報へすぐにアクセスできるため業務効率もアップします。
具体案3. フィールドサービスのペーパーレス化
「モバイル活用の効果が期待できるのは営業部署」というイメージが先行していますが、実際は他にもあります。営業部署と同じくらい高い効果が期待できるのが「フィールドサービス」です。近年ではフィールドサービスから顧客満足度を向上する取り組みが増えており、モバイル活用が注目されています。
フィールドサービスは現場に駆け付けるにあたり様々な資料を用意しなければならず、それが対応の初速を遅れさせているのと同時に、作業効率を下げています。そこで、フィールドサービスが必要とする資料をペーパーレス化できれば、顧客対応スピードが改善されて、対応時間も大きく短縮されます。
それによって顧客満足度が向上し、かつ顧客からの信用が増すことでLTV向上の効果も期待できます。
[RELATED_POSTS]
モバイル活用はどこから着手する？
いざモバイル活用に取り組もうとしても、「どこから着手すればよいのか？」と悩み、現在も足踏み状態という企業も少なくありません。単にモバイル端末を購入・導入すればよいわけではないので、これが難しいところです。ここでは、モバイル活用に着手するための手順をご紹介します。
手順1. 業務体制・組織体制の洗い出し
モバイル活用でまず大切なのは現状の業務体制と組織体制を洗い出すことです。「営業部署で活用するもの」という固定概念は捨てて、広い視野でモバイル活用を検討していくことが肝要です。そのためには、現状の業務体制と組織体制を洗い出して、モバイル活用を必要としている業務・部署・人材を特定します。
手順2. モバイル活用の目的明確化
次に、モバイル活用の目的を明確にしていきましょう。実は、目的の明確化が不十分なことでモバイル活用に失敗するケースが後を絶ちません。一貫性のある取り組みを実施するためにも、モバイル活用の目的の明確化はとても重要です。
手順3. メッセージの共有
企業トップより、モバイル活用に関するメッセージを組織全体で共有していきます。何のためのモバイル活用なのか？どんな効果を期待するのか？これらのメッセージを共有することでモバイル活用の円滑化を促します。
手順4. 必要部署・必要台数の策定
次に、モバイル活用を必要としている部署と必要台数を策定していきます。その際は、モバイル活用の具体案をイメージしながら進めていくことが大切です。
手順5. 小さく始める
モバイル活用はスモールスタートで小さく始めていくことがポイントです。一部でモバイル活用を実践し、そこから得たノウハウをもとに徐々に拡大していくことで、最終的に最大効果を生むモバイル活用を促進します。
いかがでしょうか？今後も拡大し続けるモバイル活用。働き方改革の波に乗るためにも、ぜひモバイル活用を具体的に検討してみましょう。
