非構造化データは、企業にとって最大の未活用リソースであると同時に、最大の課題でもあります。契約書、標準業務手順書、新入社員向け資料、社内規程などには、いずれも貴重なインサイトが含まれています。そして、こうした企業コンテンツには、AIで活用できる未開拓の可能性が秘められています。適切なAIプロンプト技術を使用すれば、最も価値の高いドキュメントの活用方法を変革できます。
企業においてプロンプトがより重要な理由
ほとんどのAIプロンプトに関するアドバイスは、レシピの質問、メールの作成、クリエイティブなコンテンツの生成といった、チャットボットとのカジュアルなやり取りに焦点を当てています。しかし、企業のコンテキストにおけるAIプロンプトは根本的に異なります。
ビジネス環境では、ゼロから始めるわけではありません。抽出、分析、または変換する必要がある具体的な情報を含む、価値が高い既存のコンテンツを活用します。プロンプトの品質は、コンテンツから得られるビジネス価値に直接影響します。
プロンプトはナレッジワークのコアインターフェイスとなり、次のことが可能になります。
- 100ページの契約書を数秒で要約する
- 製品概要の潜在的な落とし穴やリスクを特定する
- 従業員アンケートから共通課題を特定する
- 緻密な技術文書をステップバイステップのトレーニング資料に変換する
- 部門間で一貫性のあるドキュメントを作成する
効果的な企業向けプロンプトの構造
最も効果的な企業向けプロンプトは、シンプルな公式にしたがいます。
意図 + 役割 + 形式 = 結果
意図: このプロンプトで達成したいことを明確に定義する
役割: AIに採用してもらいたい視点や専門知識を定義する
形式: 情報の表示方法や構成を指定する
これら3つの重要なポイントに押さえたプロンプトを作成することで、AIから得られる回答の種類が劇的に変化します。契約書の例で、基本的なプロンプトと高度なプロンプトの違いを見てみましょう。
基本: 「この契約書を要約してください。」
ベター: 「この契約書に含まれるすべての支払い条件と義務を特定し、それらを要約してください。」
ベスト: 「四半期計画の準備をしている財務アナリストとして、この契約書からすべての支払い条件、期限、および財務上の義務を抽出してください。金額、期日、支払いに影響を与える可能性のある条件の列を含む表に情報を提示してください。」
その違いは顕著です。基本的なプロンプトでは、契約書の要点をまとめた簡潔で一般的な情報が返されるものの、支払い条件の詳細は省略される可能性があります。ベターなプロンプトは、具体的な内容に焦点を当てていますが、役割や形式に関するコンテキストが欠けています。ベストなプロンプトは、明確な意図を提供し、適切な役割を採用し、有用な形式を指定しています。このプロンプトからのアウトプットは、まさに必要なものを使いやすい形式で正確に提供します。
従業員のオンボーディングの別の例を見てみましょう。
基本: 「この社内規程には、リモートワークについてどのようなことが書かれていますか？」
ベター: 「この従業員ハンドブックからリモートワークに関する規程を見つけてください。」
ベスト: 「人事ビジネスパートナーとして、リモートワークに関する新入社員のオンボーディングを担当します。このハンドブックに記載されているリモートワークに関連するすべての規程を特定してください。新入社員と共有できるように、要件、資格基準、承認プロセスを箇条書きにしてください。」
この例では、基本的なプロンプトはあまりにも曖昧で自由回答であるため、誤りや意図の誤解が生じる可能性があります。情報の役割や使用目的について十分なコンテキストが提供されていないため、漠然とした回答となり、フォローアップの質問が必要になる可能性があります。
ベターなプロンプトは、アクション（検索）と情報源となるドキュメント（従業員ハンドブック）を指定することで、基本的なプロンプトよりも優れた回答が得られますが、ベストなプロンプトは、完全なコンテキスト（役割と目的）、具体的な指示（規程を特定して、箇条書きのリストを作成する）、および成果物の明確な形式（要件、資格、プロセス別に整理）を提供しています。
単一ドキュメントと複数ドキュメントのプロンプト
1つのドキュメントで作業しているか、複数のドキュメントで作業しているかによって、プロンプトを調整する必要があります。
単一ドキュメントのプロンプトは、特定の情報の検索、下書きの編集、コンテンツの変換など、すべて1つのファイル内で行う必要がある場合に最適です。そのドキュメントまたはそのドキュメントの特定のセクションから、何が必要かを明確にすることに重点を置きます。
例: 「この会議メモを、アクションアイテム、担当者、期限を含む表付きのメールに変換し、ソーシャルメディアマーケティングチームに送信してください。」
複数ドキュメントのプロンプトには、別のアプローチが必要です。Box AIを使用して複数のファイルを扱う場合は、ドキュメント間の関係性を確立し、パターンや矛盾点を探し、複数ソースの情報を統合することに重点を置きます。
例: 「これら3つのベンダー契約書を比較し、責任条項、支払い条件、更新条件の違いを特定してください。主な違いを強調した比較表を作成してください。」
5つの部門での効果的なプロンプトの例
次の例は、さまざまな部門で、実用的な結果をもたらす的確でコンテキストに応じたプロンプトを作成する方法です。それぞれの例には、プロンプトが効果的な理由の分析と、AIインタラクションに適用できるテクニックが示されています。これらのプロンプトは、Box AIやそのほかのAIツールをワークフローで使用する際に、より価値のある関連性の高い回答を得るのに役立ちます。
1. 法務部門: 契約書の分析
「コンプライアンス責任者として、このサービス契約書をレビューしてください。データセキュリティ、プライバシー、規制遵守に関連するすべてのセクションを強調表示してください。条項参照、要件概要、GDPRとの潜在的なコンプライアンスギャップを列にまとめたリスク評価表を作成してください。」
効果的な理由: このプロンプトは、特定の専門家の視点を取り入れ、正確な情報カテゴリを対象にし、意思決定を容易にする構造化された出力形式を要求しています。
2. 財務部門:経費精算書のレビュー
「監査の準備をしている財務管理者として、第2四半期の経費報告書を分析してください。5,000ドルを超える経費を特定し、部門ごとに分類し、必要な書類が含まれていないものにフラグを立ててください。フラグが立てられた項目を表にして、調査結果の簡潔な要約を提示してください。」
効果的な理由: このプロンプトは、分析のための明確なパラメーターを設定し、具体的なしきい値を示し、構造化された形式で分類と例外の両方を要求しています。
3. 人事部門: 従業員満足度調査の分析
「経営会議の準備をしている人事部長として、これら50件の従業員満足度調査を分析してください。肯定的なフィードバックの上位3つのテーマと、改善が必要な上位3つの領域を特定してください。各テーマについて、2〜3つの代表的な引用（匿名化）を提供し、潜在的なアクションアイテムを提案してください。」
効果的な理由: このプロンプトは、複数のドキュメントを処理し、定量分析（テーマ）と定性分析（引用）の両方を要求し、実行可能な次のステップを求めることで不可価値を高めています。
4. マーケティング部門: コンテンツの再利用
「コンテンツストラテジストとして、企業におけるAI導入に関するこの25ページのホワイトペーパーを確認してください。最も説得力のある統計データと顧客の成功事例を5つずつ挙げてください。それぞれについて、レポート全文へのリンクを含むソーシャルメディア投稿の下書き（280文字以内）を作成してください。関連するハッシュタグも含めてください。」
効果的な理由: このプロンプトは、長文のコンテンツを長さと目的に明確な制約を設けた具体的で実用的な形式に変換します。
5. 営業部門: 提案書のカスタマイズ
「医療機関の顧客とのミーティングの準備をしているソリューションコンサルタントとして、当社の標準セキュリティドキュメントとこのRFPを確認してください。RFPのセクション3.2と4.7に記載されている顧客固有のコンプライアンス要件に対処するための2ページのエグゼクティブサマリーを作成してください。関連する認証とセキュリティ機能についても強調してください。」
効果的な理由: このプロンプトは、複数のドキュメントを関連付け、特定のセクションを焦点を当て、対象読者に合わせて定義された長さと目的を持つ新しいドキュメントを作成します。
よりよい結果を得るためのヒント
プロンプト式の公式（意図 + 役割 + 形式 = 結果）にしたがうことは、ほんの始まりにすぎません。以下の追加ヒントは、Box AIを使用する際のアプローチを改善し、より正確で関連性が高く、コンテキストを認識した回答を常に確実に受け取るのに役立ちます。
これらのテクニックを取り入れることで、ドキュメントから具体的なインサイトを引き出したり、複雑な情報を実用的な要約に変換したり、対象者や目的にぴったり合わせたコンテンツの生成したりするなど、まさに必要な情報を正確に提供するプロンプトを作成できます。
- コンテンツに応じたプロンプトを使用する: 「要約してください」とだけ言うのではなく、「セクション3～5で説明されている承認ワークフロープロセスを要約してください」と、探しているものを明確にします
- 対象者を具体的に指定する: 「ITチーム向けに技術的な説明を作成してください」と「技術的に詳しくない関係者に説明してください」とでは、結果が異なります
- トーンのガイダンスを含める: 「フォーマルでコンプライアンスを重視したトーンで記述してください」または「わかりやすく、専門用語を使わない言葉を使用してください」
- 構造化されたアウトプットを求める: 「番号付きリストで提示してください」、「比較表を作成してください」、「太字の見出しを付けた箇条書きでフォーマットしてください」
- 反復と改良: 最初の結果が適切でない場合は、プロンプトをより明確にします。「詳細過ぎます。財務上の影響のみに焦点を当てた、より高レベルの要約を提供してください」
Box AIについて詳しく知る
効果的なプロンプトは、AI時代のナレッジワーカーにとって重要なスキルになりつつあります。Box AIを使用すれば、プロンプト作成のベストプラクティスを最も価値のあるコンテンツに直接適用し、企業がインサイトを発見し、意思決定を促進する方法を変革できます。
Box AIでコンテンツの価値を最大限に引き出す方法を、さらに詳しく見てみましょう。
※このブログは Box, Inc 公式ブログ（https://blog.box.com/）2025年9月10日付投稿の翻訳です。
Michelle Syu, Product Marketing Manager at Box
原文リンク: https://blog.box.com/unlock-enterprise-value-smarter-ai-prompts
