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BPRの目的と成功させるための進め方を解説

 2022.01.06  Box Japan

近年しばしば「BPR」という言葉を耳にするようになりました。日本語では「業務改革」と訳される用語です。漠然としたイメージは頭に浮かびますが、「具体的な意味や実践の重要性が、いまひとつよくわからない」という方も少なくないでしょう。

そこで、ここではBPRの概要をはじめ、目的、進め方、具体的な手法などについてご説明します。

BPRの目的と成功させるための進め方

そもそもBPRとは

BPRとは、「Business Process Reengineering(ビジネス・プロセス・リエンジニアリング)」の頭文字を取った略称で、日本ではしばしば「業務改革」と訳されます。顧客・市場に沿ったかたちで、既存の組織、企業戦略、事業、業務プロセス・フロー、人事評価などを一から抜本的に見直し、劇的・根本的に企業の様態を改善する取り組みを指します。

似た響きを持つ言葉として「業務改善」が挙げられますが、業務改善は業務プロセス・フローをより最適化するもので、BPRに比べるとかなり限定的です。ただし、BPRの一環として業務改善を行う可能性は、十分に考えられるでしょう。

BPRが初めて提唱されたのは、不況が長引く1990年初頭のアメリカだとされています。マサチューセッツ工科大学のマイケル・ハマー教授(当時)と経営コンサルタントのジェイムス・チャンピー氏の共著である「Reengineering the Corporation(邦題:リエンジニアリング革命)」の中で重要性が叫ばれたBPRは、バブル崩壊後の大きな変革を迫られた日本でも参考にされました。

最近は政府が主導する「働き方改革」とも相性がよい取り組みであることから、改めてBPRが注目を集めています。バブル崩壊時は気軽に使えるITツールがなかったり、業務改革と称して大量リストラを敢行するだけに留まったりと、BPRは失敗に終わったケースも少なくありません。しかし、現在では優れたITツールやシステムを大いに活用できるため、以前よりもBPRに対する期待感が高まっています。

BPRの目的

BPRを行う最終的な目的は、組織全体の最適化です。社員・顧客のエンゲージメントを高めた結果、売上・収益率の向上を達成し、国内外の市場での競争力を得られれば成功と言ってよいでしょう。

この目的を達成するために、BPRでは全社的な業務プロセス・フローの大幅な見直しも行います。その過程で徹底的に「ムリ・ムラ・ムダ」を排除すれば、組織全体における業務の大幅な効率化・生産性の向上につながります。さらに、各部門で業務プロセスが分断されることなく、全社一丸となって一連の業務をスムーズに進められるようになるでしょう。

このタイミングでITツール・システムなどを効果的に導入すれば、古いシステムの維持によって発生していたコストを削減して、そのリソースを戦略的に投入することも可能となります。全社的なゴール・目的が明確化されれば、各社員の「やるべきこと」がはっきりし、社員のモチベーションの向上にもつながります。ムダな業務の撤廃は長時間労働の是正にもなり、経営に好影響を与えます。

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BPRを成功させるための進め方

続いて、BPRを成功させるための進め方をご説明します。ただし、企業によって事情が異なるので、現場の状況を見極めながら実践する必要があります。

検討・計画

まずは、BPRの具体的な目的や目標、重点的・優先的に改革を行うべきキープロセスについて検討し、基本計画を策定します。既存のやり方に固執することなく、ゼロベースで「顧客・市場のニーズに応えるためには何をすべきか」を念頭に置きながら、業務を最適化するための現実的な計画を作りましょう。

複数の事業を展開している場合、BPRを行う範囲も明確にしてください。一般的には、1つの事業からBPRを実施し、それによって得られた知見をもとに、さらに別事業でのBRPを推進していく方法が一般的です。これは「スモールスタート」と呼ばれる手法で、万が一失敗したときも被害を最小限に留められるリスクヘッジ効果があります。

見直し・分析

続いて、各業務プロセス・フローをそれぞれ可視化します。その後、「ムダな慣習になっているプロセスはないか」「統合・廃止できるプロセスはないか」「ボトルネックになっているところはどこか」「複雑になりすぎているプロセスはどこか」などの課題を抽出して分析し、改革の優先順位を決めます。煩雑な業務プロセスや残業の原因となっている業務、ITツールを使用することで改善できるかどうかも考察しましょう。

設計・実行

基本計画と分析の結果を照らし合わせて、実現可能性を考えながらプロセスを設計していきます。業務の助けとなるITツール・システムを導入する場合は、使用する業務内容やプロセスの選定だけではなく、使い方まで明確にした上で適切なサービスを選ぶようにしてください。優先度が低い業務などは、アウトソーシングを検討するのもよいでしょう。

BPRを実行するための設計が固まったら、全体的なシナリオを全社に共有して、業務改革の意識を統一しておきましょう。人は変化を嫌うものなので、社員からBPRに反対する声が聞こえるかもしれませんが、BPRを行うことのメリットやビジョンを丁寧に伝えていきます。

下地が整ったらトップと現場リーダー、プレイヤーが強力に連携しながら改革を推進していきます。計画が中途半端だと逆効果になってしまうため、長期的な目標を達成するためにも、具体的な行動目標を設定してから実行に移しましょう。

定着・評価

最後に、新しい業務プロセス・フローの定着を図りましょう。また、「新たな問題や副作用が発生していないか」「当初期待した通りの効果・成果が生まれているか」などをモニタリングして評価をします。加えて、評価指標も大切にしてください。残業時間や従業員の負担感など、設計段階で評価指標に対して進捗と達成度合いを確認します。これらの内容から実態を分析し、必要に応じて適宜修正を加えていきましょう。

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まとめ

顧客・市場の志向に合わせて、組織構成、既存の業務プロセス・フロー、人事評価などについて、企業戦略レベルで抜本的な見直しを行う業務改革が「BPR」です。BPRの成功は、社員のモチベーション、顧客のエンゲージメント、生産性の向上といった効果をもたらすでしょう。しかも、飛躍的な進化を遂げたテクノロジーによって、BPRが成功する可能性がより高まっている点も見逃せません。

ゼロベースから改革を成功まで導くのは容易ではありませんが、適切なITツールの導入も検討して、ぜひ挑戦してみてください。例えば、業務プロセスにはデータ(構造化データ)やコンテンツ(非構造化データ)がつきものです。これら、業務に必須のデータやコンテンツをプロセス毎や企業毎に一元化しプロセスをつなぐ、データハブやコンテンツハブをITで整えることも効果的です。こうした大幅な業務改革への挑戦が企業の未来を作っていくはずです。

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