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コンプライアンスについて解説|コンプライアンス違反の例6つや対策4つ

 2021.04.01  Box Japan

ハラスメントや情報漏えいといった企業の不祥事が相次ぐ中、社会的にコンプライアンスの意識が高まっています。従業員にコンプライアンスを徹底させる取り組みは、企業の損失を回避し、社会的なイメージを保ち続けるためには欠かせません。そこで、コンプライアンスという用語の解説から、コンプライアンス違反の事例や対策法まで解説していきます。

Compliance

コンプライアンスとは

コンプライアンス(compliance)は、コーポレートガバナンス(企業統治)の1つで、日本語で命令や規則、法令、要求、規格などに追従することを意味します。企業経営においては「法令遵守」と訳されることが多く、簡単にいうと法令に従うことを意味しますが、守るべきものは法律だけにとどまりません。ほかにも各企業が独自に定める社内ルールや業務マニュアルのほか、道徳的な規範や倫理観といった社会通念上のルールも広く含みます。

「コンプライアンスを徹底する」、「コンプライアンス違反」といった使い方をされており、例えば「我が社ではコンプライアンス経営を実施している」などという時には、法令を遵守することはもちろん、社会の構成員として求められる規範に基づいて誠実な企業活動を実践していることを表しています。

コンプライアンスとCSR(企業の社会的責任)の違いとは?

CSR(corporate social responsible)は、日本語では「企業の社会的責任」と訳されています。企業は自社の利益を追求するだけではなく、社会に与える影響についても責任を持たなければならないという考え方です。一般的に規模の大きい組織ほど社会に与える影響が大きくなることから、大企業ほど熱心なCSR活動が求められます。

コンプラアンスが法令遵守を取り扱うのに対して、CSRはより広範囲の意味で社会のニーズに応える取り組みとして認識されています。例えば、環境問題や地域貢献、雇用創出などはCSR活動の一例であり、コンプライアンスを遵守することもCSRという大きな枠組みの一部です。

コンプライアンスが重視される理由

コンプライアンスの徹底は、単に法律に従うという単純な話ではありません。コンプライアンスは、企業の不祥事を未然に防いだり、企業価値を向上させることにも貢献します。仮にコンプライアンスを軽視もしくは無視した経営を行えば、企業の社会的信用は失われていきます。その結果、売上や利益が減少し、最悪の場合は倒産に追い込まれることも珍しくありません。言い換えれば、コンプライアンスは企業活動に関するさまざまなリスクを軽減し、社会的な信頼を高めることにつながります。

近年、コンプライスに注目が集まっている背景には、1990年代後半以降に進んだ政府主導による規則緩和の影響があります。この規制緩和によって経済活動の自由度が広がったと同時に、コンプライアンスに関する法整備も進められ、企業に対して責任ある行動を求める風潮が広がりました。

また、企業の不祥事が増加している実態も、社会的にコンプライアンスの意識が高くなっている要因の1つです。近年の事件で特に反響が大きかったのが、2019年に起きた大手生命保険会社による不適切な保険販売です。同社では、顧客と新契約を結ぶ際にすぐに解約するべき旧契約を、半年以上の期間をおいてから解約していました。これによって保険料を二重に支払わせるという顧客に不利な契約を結ばせていたことが露呈し、社会からの信用を失いました。結果として事件発覚後の2019年4月〜12月の期間、この企業の新規契約数は前年から5割以上も減少し、経営に深刻な打撃を受けたことは記憶している人も多いのではないでしょうか。

このような不正だけでなく、製品偽装や粉飾決算、ハラスメント、情報漏えい、従業員の過労死、残業代の未払いなど企業の信頼を失墜させるような問題は相次いでいます。そのため、昨今は、法律に明示されていないことでも、それが社会的に公正公平であることを確認しながら経営を行う必要があります。

コンプライアンス違反の例6つ

コンプライアンスを遵守する上で意識しなければならないルールは広範囲にわたります。そのため、経営層や従業員が気づかないところでコンプライアンス違反が生じてしまうケースも少なくありません。そこで、ここからよくあるコンプライアンス違反の6事例をご紹介します。

1:無理やり残業をし、残業代をもらおうとする

労働時間は原則1日8時間、週40時間と労働基準法で定められています。また、残業時間には月45時間までという上限が設けられており、法定時間を超えて従業員を働かせることは法律違反であるため、残業代の受け取りを目当てに不要な残業する行為はコンプライアンス違反に当たります。

本来、残業は上司の指示の元に行われるものであり、部下が自己判断で勝手に残業を行う行為は不適切です。従業員の中には不必要に残業をして残業代を得ようとするケースもありますが、ここでは企業が従業員の労働時間をきちんと管理できていない点が問題視されます。このような行為がコンプライアンス違反に当たるため、時間外労働をする場合は上司の許可を得るように周知することが大切です。また、業務時間内に仕事が終わらない場合は、人員を増やしたり業務配分を見直したりなど、根本的な業務体制の検討も求められるでしょう。

2:データの持ち出し

業務時間以内に仕事が終わらない場合、データをUSBに移すか個人のPCにメールで転送するなどして、社外に持ち出して自宅で仕事をしようと考える従業員もいます。しかし、業務に関するデータを会社の許可なく社外に持ち出す行為もコンプライアンス違反です。セキュリティ上のリスクによって顧客情報や機密情報の流出につながる恐れもあるため、従業員にデータの取り扱いに関するルールを理解させ、徹底して遵守させる必要があります。

最近では多くの企業でテレワークが普及しており、クラウドサービスなどを通じてデータを社外に持ち出す機会も増えています。テレワークによる顧客情報の漏えい事件も多発しているので、企業は持ち出し可能な情報の範囲や管理方法などについてあらためてルールを整備し、社内で共有することが大切です。

3:データの目的外の利用

業務とは無関係な目的で顧客情報を利用する行為もコンプライアンス違反です。個人情報保護法によって企業が顧客から個人情報を取得する際は、情報の利用目的をきちんと開示し、個人情報を取得する旨を本人に知らせることが義務付けられています。また、取得した情報を通知した利用目的以外で使用する場合も、顧客の同意を得なければなりません。

過去には顧客情報を管理する会社と業務委託を受けていた元社員が結託し、金銭目的で大手教育事業関連会社の個人情報を流出させた事件がありました。他にも営業リストとして顧客情報を横流ししたり、社外秘の営業資料を持ち出してライバル会社に持ち込んだケースもあります。

4:セクハラ・パワハラ

近年、メディアで報道されることの多いセクハラやパワハラといったハラスメント行為は、コンプライアンス違反の代表例といえます。ハラスメントとは、意識的か無意識的かにかかわらず、相手に苦痛を与えたり不快な思いをさせたりする行為のことです。

例えば、上司が部下に対して到底不可能な納期で仕事を割り振り、失敗した責任を押し付けるケースや、「役立たず」「馬鹿」など罵倒する行為、特別な理由もなく特定の社員を会議やプロジェクトに参加させない行為がパワハラに該当します。また、性的な経験人数を聞いたり、相手が嫌がっているのにも関わらず性的な体験談を話したりする行為はセクハラに該当します。

ハラスメントが横行している企業では、従業員の精神的な不調やモチベーションの低下、離職、自殺といったリスクが高くなる傾向があり、社会的にも問題視されています。また、加害者側の中にはハラスメントを行っている自覚がない人も少なくありません。ハラスメントの加害者および被害者を出さないために、企業には何がハラスメントに該当するかを正しく従業員に理解させ、ハラスメントを見逃さない企業風土を醸成する工夫が求められます。

5:SNSなどでの不適切な発言

従業員がSNSで不適切な発言をしたことで、企業のイメージや社会的信用を低下させてしまうこともあります。例えば、迷惑行為を撮影した動画や差別的な主張など、社会の常識を著しく逸脱した投稿などです。従業員がこのような投稿を繰り返していた場合、過去の投稿から勤務先を特定され、企業のイメージダウンを招く可能性があります。

6:情報の提供不足や虚偽

自社の製品やサービスを販売するために、それらの長所やメリットのみを伝え、不利益になる情報を開示しないこともコンプライアンス違反です。例えば、根拠がないにもかかわらず「業界No.1」などと宣伝しているケースは景品表示法に違反します。

企業は、自社の製品やサービスに関して誤解を招くような大げさな情報を発信しないよう注意し、消費者が購入を判断する際に必要な情報を正確に提示することが大切です。

コンプライアンス違反を防ぐ対策

コンプライアンス違反の中には従業員のモラルや考え方に原因があり、会社は関係ないと考えたくなるケースもあります。しかし、そうした事件を従業員に起こさせないように取り組むのも企業活動の一環です。そこで、ここではコンプライアンス違反を防ぐ対策について紹介します。

1:コンプライアンス教育を徹底する

企業がコンプライアンスを徹底させられるかどうかは、従業員一人ひとりの意識にかかっています。そのため、従業員にコンプライアンスの意識をする上では研修や教育が不可欠です。

例えば、定期的に研修や教育の場を設ければ、日常的な自分の行動や仕事への姿勢がコンプライアンスに違反していないかどうかを振り返る機会になります。また、マニュアルがあれば社員が多くても意識の共有が図られますし、周囲をモニタリングする能力を身に付けさせれば社内にある潜在的なコンプライアンス違反を予見できるでしょう。ただし、役職や年齢によってもコンプライアンスへの意識に差が生じるため、対象となる従業員を設定した上で研修を行う必要があります。

2:社内規則を整備する

コンプライアンス違反を防ぐ上で欠かせないのが社内規範の整備です。法令に関しては、業務に関わる法令をリスト化した資料を作成し、従業員がいつでもアクセスできる状態にしておくと効果的です。

業界内および社内のルールに関しては、部署ごと、事業所ごとに発生が想定されるコンプライアンス違反のリスクを洗い出し、それらを明文化して従業員に共有します。また、一度作成したルールは定期的に改正し、より実効性のあるものにブラッシュアップすることが重要です。

3:内部監査を行う

社内でいくら研修を実施したりルールを整備したりしても、それが守られているかどうかを監視する機能が存在していなければ意味がありません。例えば、ハラスメントや不正会計といった問題は、会社の上層部が発覚を危惧してもみ消してしまう可能性が考えられます。そのような事態を防止するためにも、定期的に内部監査を実施し、コンプライアンス問題を早期に発見・改善できるようにしておくことが肝要です。

4:相談窓口を設ける

ハラスメントや内部不正などに関し、匿名で相談できる窓口を設ける取り組みも効果的です。ただし、窓口を設置していても、社内における相談者自身の立場が悪くなることを懸念し、なかなか利用されないことも考えられます。窓口が形骸化することのないよう、相談者が不利益を被ることがない環境を整備し、早期に発見・解決する実績を積み重ねていくことが大切です。

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まとめ

企業が社会的な信用を維持しながら経済活動を行う上では、経営陣と従業員がコンプライアンスの重要性を共有する必要があります。近年は社会的にも法遵守の風潮が強まっており、これまで当たり前とされてきたことや暗黙の了解のうちに見逃されてきたことが、今日では社会問題として議論の的になるケースも少なくありません。従業員のコンプライアンスに対する意識を向上するためにも、教育や内部告発用の窓口を設置するなどの取り組みが大切です。さらに内部監査の実施や社内ルールの見直しを定期的に行い、コンプライアンス経営を実現しましょう。

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