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企業におけるプロセス最適化の重要性と進め方

 2021.10.26  Box Japan

ビジネスにおいてもっとも重要視されるのは結果です。しかし、結果とは過程を経ることで到達するものであり、業務プロセスの最適化は常に最も重要な経営課題の1つと言えるでしょう。またコロナ禍で働き方が大きく変わったことにより、様々な業務プロセスも変革する必要に迫られています。当然、事業内容や業務内容によって最適化の具体的なプロセスは大きく異なりますが、この記事では、プロセス最適化の概要や重要性、具体的なアプローチについて詳しく解説していきます。

企業におけるプロセス最適化の重要性と進め方

プロセス最適化とは?

プロセス最適化とは、業務プロセスを改善することで労働生産性の向上を実現するためのマネジメント手法です。ビジネスでは結果が重要視されますが、過程を経ずして結果は出ません。結果は1つだとしても、そこに至るまでには数多くの過程が存在します。したがって、企業経営において最大の結果を得るためには、業務プロセスの最適化が不可欠と言えるでしょう。

業務プロセスでは、多くのステップが影響し合いながら存在しています。それらをITを使って自動化したり合理化することで、従業員が圧倒されたり混乱したりすることを回避し、企業全体の業務遂行能力を最適化できます。
しかし、最適化へと至る具体的なプロセスは、事業内容や業務内容によって大きく異なります。大切なのはプロセス最適化の手段ではなく、本質を捉えることです。

プロセス最適化の本質とは、業務フローを見直すことで企業全体の業務効率の改善と労働生産性の向上を実現することです。具体的な手段は企業や業種によってさまざまですが、本質的な目的は同じと言えるでしょう。

プロセス最適化を実行するうえで、どのような業種においても重要となるポイントが「TOC」と「フローチャートの作成」です。次の項目から、それぞれを具体的に解説していきます。

TOCで考える

TOCとは「Theory Of Constraints」の頭文字をとった言葉で、日本語では「制約条件の理論」と訳される概念です。制約(Constraints)を重点的に改善することで、企業業績の向上を図る経営手法を指します。つまり、企業にとっての制約、つまりボトルネックを発見し、その改善を軸としてプロセス最適化を進めることで、より効率的かつ効果的なマネジメントにつながるという考え方です。

TOCでは、制約と非制約の区別をつける必要があります。TOCという理論は、どのようなシステムも、制約によってパフォーマンスが制限されているという仮定から生まれました。そして、制約にフォーカスして問題解決を行うことで、最小の労力と時間で最大の成果を得ることができるという理論です。したがって、企業のボトルネックにフォーカスしてプロセス最適化に取り組むことが重要と言えます。

プロセス最適化にTOCを取り入れるうえで重要となるのが、全体最適の視点を持つことです。ただ単にボトルネックを解決することに注力するのではなく、制約の解決を主軸に据えて企業全体の業務効率向上を目指すのがプロセス最適化の本質と言えます。ボトルネックの改善という部分最適に捕らわれるのではなく、企業全体における業績向上という全体最適の視点をもったうえでTOCを取り入れましょう。

フローチャートを作成する

フローチャートとは、各工程やステップの流れを視覚的に表すプロセスマップの1つです。長方形や菱形、矢印などの記号を組み合わせて、データや情報の流れ、アルゴリズムなどを図解したものを指します。フローチャートを作成する目的は、業務プロセスの可視化です。現在の業務プロセスを一目でわかりやすくし、明確に理解できるようにすることが、プロセス最適化のスタートとなります。

どのような業種でもプロセス最適化を図るためには、業務の全体像を把握しなくてはなりません。業種プロセスをフローチャートに落とし込むことで全体像が可視化され、取り組むべき課題や解決すべき問題が具体的に把握できます。フローチャートとは、航海に例えるなら地図とコンパスのようなものです。どれほど優れた航海士であっても、地図とコンパスなしに航海に臨めば遭難は必至と言えます。

また、目に見えないフローをフローチャートというアセット化することで、プロセス最適化へ至る道筋をチームで共有できるのも大きなメリットです。プロセス最適化に絶対的な正解はなく、さまざまな方法や取り組み方が存在します。プロセス最適化を実現するためには組織の人間が1つとなり、同じ方向へと舵を取らなければなりません。フローチャートによって具体的なプロセスが可視化されれば、関係者全員が明確なビジョンを共有でき、より効率的にプロセス最適化を進められるでしょう。

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最適化はなぜ必要か

プロセス最適化は、決して一朝一夕で実現できるマネジメントではありません。時間や手間、資金に人材と、多くのコストを必要とします。しかし、IT技術の発達とともに社会は大きな転換期を迎えており、企業もまた同様に変化していかなければなりません。変化の激しい現代社会で企業が新たな市場価値を創出するためには、業種プロセスの最適化を図り、古い経営体制から脱却する必要があるでしょう。ここからは、プロセス最適化によってもたらされるメリットと代表的な手法について解説します。

代表的なメリットと手法

それでは、プロセス最適化によって得られる具体的なメリットや手法について見ていきましょう。プロセス最適化の代表的な手法として挙げられるのが「TQM」「シックスシグマ」「SCM」「リーンマネジメント」の4つです。

TQM

TQMとは「Total Quality Management」の略称で、日本語では「総合的品質管理」と訳されます。TQMは、部分的な品質向上を目指すのではなく、全社的に品質向上を目的としたマネージメント手法です。製品やサービスの品質を向上させ、企業価値の向上に寄与します。

シックスシグマ

シックスシグマは、主に製造業で使用される品質管理手法です。「VOC(顧客の声)」を起点として、その不満解消を軸にプロセス最適化を行います。顧客の潜在需要に沿ったマネージメント手法であり、顧客満足度の向上に貢献します。

SCM

SCMとは「Supply Chain Management」の頭文字をとった言葉で、調達・生産・物流・販売という一連の流れを最適化するマネジメント手法です。生産者から消費者へと流れるサプライチェーンを統合的に見直し、全工程における効率化を図ることで、在庫管理や人的資源の最適化に寄与します。

リーンマネージメント

リーンマネージメントは、無駄を徹底的に削ぎ落とし、最小限の経営資源で最大限の顧客価値を生み出すことを目的としたマネジメント手法です。安全性と品質を向上させ、より少ない資源で付加価値を高めることに重点を置いた「トヨタ生産方式」に由来します。

実施ステップ

ここからは、プロセス最適化の具体的な実施ステップについて解説していきます。

現状を把握する

プロセス最適化を実施するうえで、最初に取り組むべき課題が現状の把握です。目的を達成するためには、ゴールから逆算して段階的なプロセスを踏む必要があります。まずはフローチャートを作成し、業務の全体像を把握しましょう。そして、そのフローチャートを用いて潜在的な懸念事項をあぶり出し、非効率なプロセスやボトルネック、排除可能なタスクを探し出します。

改善策を立案する

次のステップは、「可視化された課題や問題をどのように解決していくのか」という改善策の立案です。前述のフローチャートを参照し、現状を把握することで取り組むべき課題や解決すべき問題が可視化されています。その課題のある範囲について、どんな改善策が必要かを立案することを一般に「スコープを設定する」といいます。そして、立案した改善策を目標へと落とし込み、タスクを細かく分解して手順を明確にすることで、必要なアクションが見えてきます。

プロセス全体を再設計する

次に取り組むのは、プロセス全体の再設計です。スコープとして定めた個々の改善策について、現場での見解を取り入れ、それを加味して改善策を再考します。ここで大切なのは、その改善策を実行することで生じるリスクや副作用を洗い出しておくことです。リスクヘッジの基本は、最悪の事態に備えることであり、あらゆる可能性を考慮しておくことで、不測の事態にも対応できるでしょう。個々の改善策がまとまったら、それらを1つのプロセス全体として再設計や再組み立てします。

実行し、評価する

現状把握から改善策を立案し、プロセス全体を再設計したなら、いよいよ実行のステップに移行します。プロセス最適化は一度実施して終わりではなく、また一度の実施で大きな成果を得られるほど簡単でもありません。そのため、可能な限りチームや部門といった小さな範囲から実行し、段階的に全社的な実施へと切り替えていくことをおすすめします。そして、計画と実行によって得られた結果を定量的に評価し、それを元にして継続的な改善に取り組むことで、より精度の高いマネージメント手法へと昇華していくでしょう。

最適化の目的を明確に

繰り返し述べているように、プロセス最適化の実現へと至る具体的な過程は、事業内容や業務内容などによって異なります。大切なのはプロセス最適化の本質を捉えること、そして目的を明確にすることです。プロセス最適化の本質は、業務において生じるさまざまなプロセスを見直し、組織全体の業務効率の改善と労働生産性の向上を実現することにあります。

プロセス最適化の具体的な手法は、どんな成果を得たいのかによって決まるものであり、絶対的な正解は存在しません。また、時間が経てば再度プロセスの見直しをする必要があり、常に取り組み続けていかなければならない課題でもあるのです。そこで、今現在、なぜそのプロセスの最適化を行うのか、経営に取り入れるのかという目的を明確に持ち続けることで、目指す姿やそれに対す課題や問題を見失うこともなくなるでしょう。

まとめ

近年、情報通信技術の驚異的な発達によって、社会環境は大きな変革を遂げました。IT化の恩恵を受けて多くの産業が発展し、人々の暮らしは日々豊かさを増しています。しかし、その反面で市場の競争性は激化しています。過酷な市場競争を勝ち抜くためには、既存の業務プロセスを見直し、新たな市場価値を創出する必要があるでしょう。

プロセス最適化とは一朝一夕で実現できるものではなく、継続的な取り組みと改善が不可欠です。まずはTOCやフローチャートの作成といった手法を用いて自社の課題や問題を明確にし、組織全体の改革意識を高めていくことが重要と言えます。また、プロセスでは多くの非構造化データのファイルやコンテンツが参照されています。プロセス全体での情報共有を円滑化するために、「Box」のような集約管理ができる基盤を導入することも有効です。

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