<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=139163818022217&amp;ev=PageView&amp;noscript=1"> <img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=271598307802760&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

情報のサイロ化が生むデメリットとは?
発展的解消の方法を解説

 2021.11.30  Box Japan

社内での情報共有や部門間の円滑な連携を阻害する情報のサイロ化に、多くの企業が課題を抱えています。近年では、DXの推進やITの進化によってさまざまな意思決定をデータやファイルに基づいて行うようになりました。情報のサイロ化は、作業効率の低下やプロジェクトのスムーズな進捗の妨げになるなど、さまざまなデメリットを引き起こす要因となっており、DX推進において注目が集まっています。

情報のサイロ化が生むデメリットとは?発展的解消の方法を解説

サイロ化とは?

システムのサイロ化は、実態はシステムのことだけではなく、そのシステムで管理されているデータやコンテンツもそれごとに孤立した状態にあり、情報の共有や連携が図れない状態のことです。本来の意味は、農産物や飼料などを集配・貯蔵する目的で使う貯蔵庫を指します。貯蔵物が混ざらないように1つひとつ独立した形をしているのが特徴で、その様子をなぞらえ、全体から孤立した状態の比喩として「サイロ化」と呼ばれるようになりました。全システムを1つにすることは不可能なため、データやコンテンツといった情報のサイロ化が現在の企業の解決すべき真の課題なのです。

企業の規模や事業形態によって違いはあるものの、各種ファイルやアプリケーションの管理は各部門で行っている企業は少なくありません。これまでは業務も自部門や自社だけで済むことも多く、他社や他部門との情報共有・連携を必要としていなかったため、例えば、部門ごとの業務に最適化された情報システムを構築するケースが多くありました。そして、その方法がやがてあらゆる企業でサイロ化を生じさせる原因となったのです。特に、逐次導入された情報システムは孤立しやすい傾向にあり、組織の多い大企業ほどサイロ化に陥りやすいといわれています。

サイロ化がもたらすデメリット

組織の拡大、そして業務のエコシステムが部門を越え、会社を越えて拡がるほどに問題視されるサイロ化は、コラボレーションや作業の効率を下げるだけでなく、ビジネスチャンスにつながるはずの情報の活用やイノベーションにつながる気づきにも影響を及ぼします。現代の企業にとって、DXの推進は避けて通れない課題です。このDXの推進を妨げる要因のひとつがサイロ化であり、企業にとってさまざまなデメリットをもたらしてしまうのです。

業務が非効率的になる

部門間や企業間の連携を阻害する情報のサイロ化は、組織を業務効率低下に陥れます。たとえば、ある部門で既に完了している作業でも、別の部門ではその状況が確認できないため、同じ作業に取り組んでしまうような事態も発生するでしょう。複数人が同じ作業に取り組んでしまうことによりムダが生まれ、貴重なリソースを有効活用できていない状況が継続すれば、時間やコストの削減も実現しにくくなります。

また、部門ごとに情報を個別管理していると、情報共有が十分に行われていないことが原因となり、部門間で矛盾を生じさせます。情報が適切に連携されていなければ、定型業務の効率化を目的とした自動化も困難です。このようにあらゆる場面で、サイロ化が無意識にリソースの無駄遣いを引き起こしている可能性があるのです。矛盾はひいてはその企業や組織の情報ガバナンスの低下にもつながります。

情報の活用が困難になる

データやコンテンツが分断されていると、必要な情報にたどり着くまでに時間や手間を要します。デジタルの進化に伴って企業が扱うデータやコンテンツの量は増大しており、近年ではビジネスにおいてビッグデータやファイルの活用が重要な課題とされています。ビッグデータは煩雑な情報の集合体であるため、適切な手法で蓄積、処理して識別し、目的に合わせた情報を取り出さなければ活用や分析はできません。ファイルといったコンテンツに関しても同様です。

このような一連の作業を実行するために、情報の集約や一元化は不可欠です。貴重な経営資源であるデータとコンテンツを十分に活用して論理的な経営を実現するには、サイロ化を解消した環境を適切に整備する必要があります。

経営からスピード感が失われる

テクノロジーの進歩・発展に伴い、市場が急速に変化すると同時に顧客ニーズも多様化かつ高度化しています。このような時代の中で企業が新たな市場価値を創出するためには、迅速な意思決定と的確な経営判断が不可欠です。

情報がサイロ化していると、経営判断に必要な情報の集約がスムーズに実行できず、意思決定の遅滞を招く恐れがあります。部門ごとでフォーマットの異なるデータを蓄積している場合や、部門ごとに同じファイルを作っていた場合、これらの情報を分析したり、どれが最新版か判断するのは容易なことではありません。このような作業の負担が即応性を落とし、結果として企業の競争力低下を引き起こしてしまうのです。

「大切な情報を保護する~データガードレールと行動分析」(完全版)
わかる!コンテンツセキュリティ

情報のサイロ化解消で得られるメリット

各部門に散在している情報を統合すると、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。今後ますます深刻化が予測される労働不足においても、サイロ化を解消するメリットは非常に大きいといえます。ここでは、情報のサイロ化を解消して得られるメリットについて解説します。

業務効率化につながる

データ入力や承認作業にかかるコスト削減を目指すのであれば、サイロ化を解消する必要があります。全社横断的な業務連携が可能になれば、市場や顧客ニーズに対して迅速かつ的確に対応できる経営体制が構築され、組織全体の業務効率改善にもつながるはずです。企業のあらゆる情報が統合的に管理されれば、定型業務やルーティンワークを自動化するソリューションを導入しやすくなります。また、開発が営業情報を見ることで、より良い製品を開発することにもつながります。

ルールが決まっている定型業務や、パソコンのみで完了するデータ入力などの作業効率化には「RPA(Robotic Process Automation)」が役立ちます。また、稟議書の申請・承認業務を自動化できる「ワークフローシステム」も生産性の向上に有用なツールです。

イノベーションが生まれる

サイロ化の解消は、労働生産性の向上に寄与し、イノベーションが生まれやすい経営体制を構築します。繰り返し行う単純作業が自動化できれば、企業価値の向上に直結する生産的なコア業務にリソースを集中的に投入できます。また、情報を統合して共有が図れれば、新たなビジネスアイデアを得る機会も増えるでしょう。

たとえば、他の部門で収集したデータがマーケティング部のヒントになるといったように、新しいビジネスの発見や本質的なイノベーションが生まれる土壌になります。縦割りの管理を廃止して情報を共有・交換できるようになれば、さらに必要な情報を組み合わせて多角的な分析やブレインストーミングを実行することも可能です。

顧客満足度が高まる

ビジネスにおいて、特に情報が分散化しやすい顧客情報は、住所や氏名をはじめ、購入履歴や問い合わせ内容といったさまざまな情報が集まります。そのため、情報量が膨大になりやすく、適切な管理が求められます。顧客満足度の向上を図るためには、多様な接点からのアプローチや信頼関係の形成が重要です。

たとえば、クレーム対応の際にどのようなやり取りがあったのか、どの部門からでも内容を確認できる環境がつくられていれば、迅速な対応が可能になるでしょう。社内できちんと連携が取れていることを知った顧客は、満足度が高まるだけでなく、企業への信頼感も向上するはずです。

ビジネスを継続していくには、いかにして顧客満足度を高めるかは非常に重要です。顧客満足度の向上を実現させるためには、多角的なデータ分析に基づいて顧客のニーズを深く知り、市場の潜在需要を把握しなくてはなりません。もちろん、足下のクレームに対応し、必要な改善を行うことも重要です。その中にはデータやコンテンツに関することも非常に多く含まれるはずです。このようにサイロ化の解消は、顧客満足度向上やそれによる業績の向上にも大きく貢献するのです。

サイロ化を解消する方法

サイロ化の要因は複数、挙げられます。ここからは、組織によってバラバラに保管されたデータやコンテンツを統合し、円滑に共有・連携する方法を解説します。

企業文化のサイロ化から解消する

情報システムの分断・孤立の背景にあるのは企業文化のサイロ化です。日本では、企業の組織体系が縦割り構造になっているケースが多く、それが原因で各部門の連携が滞り、情報システムの分断が無意識に引き起こされているのです。

組織体系と情報システムの分断は表裏一体の関係ともいわれているため、まずは企業文化のサイロ化脱却を目標にしなければなりません。部門間のコミュニケーションを改善し、問題意識を正しく共有すれば、サイロ化脱却への道筋が見えてくるはずです。

データを統合するシステムを導入する

サイロ化を解消しなければ、DXのメリットを十分に享受できません。さまざまな形式で管理されたデータやコンテンツを統合するには、それらを統合するソリューションが必要です。要件を明確化して自社の課題や状況に合うシステムを選定し、導入を検討してみましょう。

ソリューションを用いたサイロ化解消のための手法は複数あります。構造化データを統合するのか、非構造化データを統合するのかでも異なります。サイロ化された既存のデータはそのままでデータの統合を実現する方法や、クラウドなど既存のデータ基盤システムを導入して低コストでサイロ化を解消する方法などがあります。時代の潮流を考慮すると、最もおすすめの手法はコンテンツクラウドを利用した「コンテンツハブ」の導入です。

アプリケーションとコンテンツを分け、どんなアプリケーションからでもAPI越しに実際のファイルやコンテンツの保管されているクラウドストレージにアクセスする形を整備できると、業務にひも付いたアプリケーションに左右されずコンテンツの一元管理が可能となります。構造化データやビッグデータをデータウェアハウスやデータレイクに保管しどんなBIやAIからも使えるようにするのと似た考えた方です。

[SMART_CONTENT]

まとめ

DX時代、企業の即応性を上げ、日々変化していく市場や顧客ニーズに柔軟に対応していくためには、スピーディーな意思決定と経営判断が不可欠です。そのためには、組織全体における円滑な情報共有と部門を横断した業務連携が必須といえます。

情報のサイロ化を解消して全社横断的な業務連携が可能になれば、組織全体の業務効率改善と生産性の向上が期待できます。円滑な部門間連携を阻むサイロ化から脱却するのに有用なコンテンツクラウドの導入を、ぜひ検討してみてください。

わかる!DXを推進するコンテンツハブ

RECENT POST「経営戦略」の最新記事


経営戦略

業務改善の第一歩となるプロセスマイニングとは?ポイントを解説

経営戦略

BPRの目的と成功させるための進め方

経営戦略

最近よく聞くコンテンツレイクって?その重要性と効果、要件を解説

経営戦略

業務プロセス最適化とは?その進め方や成功のポイント

情報のサイロ化が生むデメリットとは?発展的解消の方法を解説
仕事の効率化にBoxが効きます!

RECENT POST 最新記事

ブログ無料購読

RANKING人気記事ランキング