企業経営において情報管理の最適化は非常に重要な課題です。近年、情報通信技術の発達により、企業が取り扱う業務データは指数関数的に増大しています。そこで重要となるのがファイルサーバーの適切な運用です。本記事ではファイルサーバーの概要について触れるとともに、「NAS」と「クラウドストレージ」の関連性や、運用のポイント、課題などを解説します。
そもそもファイルサーバーとは？
ファイルサーバーとは、ファイルの共有や管理を担うコンピュータを指します。企業では、主にデータやファイルの保管や共有、または重要データのバックアップ基盤として活用されています。LAN接続によって社内ネットワークに構築することも可能であり、さまざまなファイルを組織全体で共有できます。デジタルデータの活用が必須となった現代において、ファイルサーバーは必要不可欠と言えるでしょう。
ファイルサーバーとして使用する機器はユーザーが任意に選択できます。例えば、以前は古くなったPCに専用ソフトウェアをインストールし、ファイルサーバーとして用いることもありました。しかし、企業でお古のPCをファイルサーバーとして利用するケースはセキュリティや利便性の観点から今ではまれになり、クラウドストレージが台頭する前は専用のハードウェアやNASを設置するのが一般的でした。ファイルサーバー用のソフトウェアとしてはMicrosoftが提供する「Windows Server OS」が主流となっていました。
NAS（ナスと呼びます）
近年ではNASをファイルサーバーとして用いる企業が増加しています。NASとは「Network Attached Storage」の頭文字をとったもので、通称「ネットワーク対応型HDD」と呼ばれるファイルサービス専用のコンピュータです。通常のHDDとは異なり、LANを介して複数端末でのファイル共有を可能にするのが大きな特徴であり、LANケーブルを用いてルーターやハブと接続することで複数端末との同時接続を可能にします。このような特徴を持つことから「LAN接続HDD」と呼ばれることもあります。
ファイルサーバーとNASは、どちらもファイルの保管やデータの共有を目的とする機器です。ファイルサーバーはさまざまな拡張機能を備えており、容量の増加や機能の追加といったカスタマイズ性に優れます。一方、NASはファイルサーバーのような拡張性やカスタマイズ性は備えておらず、ファイルの保管と共有のみに特化した機器です。ファイルサーバーと比較すると機能の柔軟性に劣りますが、特殊な設定やライセンスが不要で、導入コストも安く抑えられるのが大きなメリットと言えます。
ファイルサーバー運営のポイント
情報は企業にとってヒト・モノ・カネに次ぐ第4の重要な経営資源であり、市場の競争優位性を確立するために不可欠な要素です。テクノロジーの発展とともに、AIやIoTによるビッグデータ分析や市場予測が普及し、ビジネスシーンにおけるデータ分析の重要性はますます高まっています。だからこそ、企業の情報を統括的に管理するファイルサーバーの適切な運用が不可欠と言えるでしょう。そして、ファイルサーバーの運用を最適化するためには、まず課題を押さえることが重要です。ここではファイルサーバーの課題について確認するとともに、効率的な運用法について解説します。
ファイルサーバーの課題
ファイルサーバーは企業のさまざまな経営データを統合的に管理し、組織全体での共有を可能にする機器です。IT技術の発展に伴って情報管理の重要性はますます増加しており、いまやファイルサーバーなくして事業は成り立ちません。しかし、同時に、ファイルサーバーを効果的に活用するためには、いくつかの課題が存在します。
例えば、運用管理における膨大なコストは多くの企業を悩ませている大きな課題です。ハードウェアやHDDなどの導入費用はもちろん、機器を設置する管理施設や保管場所も必要となります。また、サーバーやネットワーク機器を運用・保守・管理するエンジニアの存在も必須です。企業規模が大きくなれば、さまざまな支社や部署にファイルサーバーを設置する必要があり、それに比例して導入費用や管理コストが増大します。
ファイルサーバーは拡張性や柔軟性に優れる一方で、導入費用や管理コストがかかるというデメリットがあるため、費用対効果に優れるNASを導入する企業が増加しています。NASはファイルサーバーと比較すると導入費用や管理コストが安く抑えられ、製品の価格自体も安価です。また、OSのインストールや特殊な設定などが不要で、システムの保守や管理における工数もファイルサーバーほど多くはありません。
NASでも残る課題
機能性においてファイルサーバーに劣るものの、比較的安価に導入でき、管理コストも安く抑えられるのがNASのメリットです。しかし、NASにもさまざまな課題があります。例えば、システムの管理工数がファイルサーバーより少ないとはいえ、容量が足りなくなれば追加導入する必要があり、台数が増えれば結果的に管理工数が増加します。また、NASは複数台のHDDから構成されており、それらを仮想的に1つのドライブとして構築するRAIDと呼ばれる技術の利用が必要であり、構成するためには設定に関する知識が必要です。
NASが抱えるもう1つの課題として、セキュリティ管理が挙げられます。ファイルサーバーはMicrosoftのWindows Server OSを導入して運用するのが一般的であり、定期的にアップデートが行われます。NASは基本的に組み込み型OSが搭載されており、Windows Server OSほどのセキュリティが担保されないことがほとんどです。アクセス権限設定やグループ管理なども手動で行う必要があります。
結果、容量や利用者が増えるにつれ、NASを管理する担当者は、RAIDやセキュリティ管理といったシステム設計における深い知見が求められます。ファイルサーバーと比較すると柔軟性や拡張性に劣るため、汎用性の低さをカバーするためのノウハウも必要です。そのため、結果的にファイルサーバーと同様の管理コストが必要となってしまうケースもあります。
ファイルサーバーの効率的な運用方法
ここまで見てきたように、ファイルサーバーの運用にはさまざまな課題が存在しています。しかし、経営データの管理や組織内での情報共有にファイルサーバーは不可欠であり、課題を踏まえたうえで適切に運用していかなければなりません。ファイルサーバーを効率的に運用するポイントは、明確なルールを定めることです。例えば、フォルダ作成における社内ルールを統一することで、より効率的な管理につながります。ファイル名の先頭に作成日や編集日を入力するといったルール化も有効でしょう。
また、セキュリティ管理を徹底するためにも、アクセス権限設定の明確なルールも必要です。企業は人事・顧客情報といった機密情報を管理しています。ファイルサーバーは企業全体での情報共有を可能にしますが、それは裏を返せば、設定次第で社内の人間が簡単に多様な情報にアクセスし得ることを意味します。そのため「データの閲覧・編集が可能」「データの閲覧のみ可能」など、明確なアクセス権限の設定が不可欠です。
フォルダの作成やアクセス権限設定などの明確なルールを定め、定期的に運用状況を確認することで、より効率的な運用が可能になります。また、システムの保守・管理やセキュリティ管理をさらに効率化し、また昨今の働き方の多様化に対応するためには、ファイルサーバーからクラウドストレージへの移行を視野に入れる必要もあるでしょう。次の項目でクラウドストレージについて詳しく解説していきます。
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クラウドストレージ導入も要検討
近年、国内市場で増加傾向にあるのがシステム環境のクラウド化です。総務省が2020年に行った調査によると、約64％以上の企業が何らかのクラウドサービスを利用しているとされ、前年の約58％を大きく上回る結果となっています。
企業が成長していくためには、必然的にさまざまなリスクを抱えなくてなりません。自社でサーバー機器を管理する場合、事故や自然災害などによってすべてのデータを消失するリスクがあります。自社でのサーバー管理をしないクラウドストレージであれば、こうした突発的な災害へのBCP（事業継続計画）対策として非常に有効と言えるでしょう。
クラウドストレージのメリット
ITインフラの整備が不要であり、なおかつ簡単に導入できるのが、クラウドストレージの大きなメリットです。
オンプレミス環境であれば、システムの拡大や容量を増加する場合、サーバー機器やネットワーク機器の増設が必須であり、莫大な導入コストが生じます。クラウドストレージであれば、社内に物理サーバーを用意する必要がないため、サーバー機器の導入費用や管理コストの大幅な削減につながります。社内に物理サーバーを用意する必要がないため、情報システム部門の業務負担の軽減にもつながるでしょう。また、クラウドサービスなので、インターネットでアクセスができるため、テレワークでもアクセスができますし、もちろんアクセス権管理をしっかり行えば、社外との情報共有にも有効です。メール添付で共有し、セキュリティや添付ファイルのサイズを気にする必要もなくなるのです。
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まとめ
近年、さまざまな業種において「DX（デジタルトランスフォーメーション」の実現が喫緊の経営課題となっています。DXとはデジタル技術を活用した経営改革であり、変化の加速する現代社会において、企業が新たな市場価値を創出するために不可欠な取り組みです。DXを実現するためには、優れたITソリューションの導入と膨大な経営データの活用が欠かせません。そのため、企業のあらゆる情報を管理するファイル管理システムにも相応の基盤整備が求められます。
そこでおすすめしたいのが、クラウドストレージを中心としたクラウドの導入です。とくに法人向けで、容量に制限が無く、堅牢なセキュリティ機能を持つサービスを選べば、企業の情報資産をサイバーテロの脅威から守り、経営データを効率的に運用することでDX実現の一助となるでしょう。ファイルサーバーはもはや従来のものだけではありません。情報活用や情報管理、運用を最適化するためにも、クラウドストレージ、それも多くの企業で実績のあるサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
