ファイルの大容量化や働き方（ワークスタイル）の多様化が進み、業務コンテンツやファイルといった情報の管理が社内ファイルサーバーでの対応では困難になりつつあります。自社サーバーの運用・管理にお悩みなら、ニューノーマルになってからはさらにファイルサーバーのクラウド化がおすすめです。そこで、情報システム部門やDX推進部門などデジタル関連の担当者向けに、ファイルサーバーをクラウド化するメリットと注意点をご紹介します。
ファイルサーバーとは
ファイルサーバーとは、LAN・WANといったネットワーク上において、データファイルの共有を目的として設置されるサーバーです。ファイルサーバーで情報共有することで、データの一括管理が図れます。また、PC等のローカルディスクとは別の場所にデータを保管するため、ローカルディスクの容量不足も解消されます。データ共有の際にメール添付やファイル転送サービスなどを利用する必要がないため、情報漏えい対策にも効果的です。アクセス権限さえあれば、別のパソコンでも閲覧や編集が可能であるため、書類の共同作成も可能です。
ファイルサーバーには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型は自社のサーバーにデータを保管し、クラウド型はインターネット上のサーバーにデータを保管するという違いがあります。近年はよりメリットの多いクラウド型を採用する企業が増えてきました。
ファイルサーバーをクラウド化すべき6つの理由
ファイルサーバーのクラウド化には、コストや機能性、安全性の確保の点で多数のメリットがあります。ここでは、多くの企業にあてはまるクラウド化のメリットを6つご紹介します。
1：自社サーバーを管理する必要がなくなる
自社でファイルサーバーを設置する場合、ハードウェアの導入計画や運用計画の策定が求められます。設置後もネットワーク環境やセキュリティ対策、ハードウェアの点検、バックアップなど、サーバー管理をしなければなりません。
一方、クラウドファイルサーバーを用いる場合は、これらの業務をすべてクラウド提供事業者が代行してくれます。そのため、自社でサーバーの設置や管理・運用が不要となり、管理業務やコストが削減されます。
2：データセンターの安全性が高い
データの安全性はハード面とソフト面で決まります。まず、ハード面では自然災害のリスクが挙げられます。自社サーバーを運用する際に疎かになりがちですが、クラウドファイルサーバーの場合、データが保管されるデータセンターのほとんどは、しっかりとした災害対策が取られています。設置されている場所が地震や火災、水害の発生しにくい地域であったり、予備電源の設置や対人セキュリティを完備していたり、またいくつものレベルで冗長化が施されていたりと、自社データセンターや自社サーバールームではなかなかできない対策までカバーしています。
ハード面だけではなく、データのやり取りなどソフト面の安全性も考えられています。たとえば、サービスによってはウィルスチェックや暗号化が標準適用されるものもあり、データ保護の観点からもファイルサーバーのクラウド化がおすすめです。なお、災害やシステム障害発生時に、復旧作業をクラウド提供事業者に任せられるのも、クラウド化のメリットの1つです。
3：テレワークが円滑に進められる
クラウドファイルサーバーは、テレワークの推進に寄与します。テレワークで自宅から社内サーバーにアクセスする場合、一般的にはVPN経由で社内ネットワークにアクセスします。VPNとはインターネット上に仮想の専用ネットワークを構築する通信方法です。VPNを活用すればリモートアクセスでも安全な通信が可能になりますが、多くのリソースを必要とするため現実的ではなくなりつつあります。
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しかし、クラウドファイルサーバーなら、インターネット環境さえあればオフィス・自宅を問いません。前述の通りセキュリティ対策も行われているので、追加の利用環境を整備することなく、テレワークでもスムーズにセキュアに必要な情報にアクセスでき、業務を進められます。VPNの容量不足によるアクセススピード劣化や、オフィスに行かなければならないということがなくなります。
4：設置するためのスペースが不要
自社でファイルサーバーを構築する場合、社内にサーバーの設置場所（サーバールーム）が必要です。サーバールームは、単にサーバーを設置するスペースを確保すればよいわけではありません。安定稼働のために、温度・空調管理などの環境整備はもちろん、セキュリティ対策のための施錠管理などが必要です。加えて、OSアップデートや他のメンテナンスが発生し、サーバー管理に携わる人員の人件費や、サーバー維持に不可欠な電気代などの運用コストもかかります。しかし、クラウドファイルサーバーであれば、自社でサーバーやファイルサーバーに必要な各種ハードウェアおよびそれらの設置スペースなども不要です。
5：手軽にシステム拡張やストレージ容量追加ができる
事業の拡大や人員の増加によってファイルサーバーの容量が足りなくなった場合、ハードディスクを追加したり、サーバー機を増設したりしなければなりません。追加コストが発生するうえに、どれだけ急いでも再稼働まである程度の時間が必要です。容量不足対策のために、社員に古いファイルを削除してくれといった制限を付ける企業も多いのが現実です。
クラウドファイルサーバーであれば、プランを変更したり、オプションサービスを追加したりするだけで手軽かつ迅速にストレージの追加をしたり、システムの拡張ができます。このように、柔軟に容量の変更ができるのも、ファイルサーバーをクラウド化するメリットでしょう。
6：ファイルを共有するための機能が充実している
クラウドファイルサーバーは、多くの場合において複数人で1つのファイルを共有するための共有機能を提供しています。そのため、ファイル共有を円滑にする機能が豊富に備えられています。たとえば、クラウドにアップロードしたファイルをその場で、複数人で編集できたり、ファイルのバージョン管理をシステムで行うことができます。また、取引先とファイルを共有する際には共有リンクを送り、ファイルの閲覧のみでダウンロードを禁止するなど、使い勝手がよく、セキュリティに優れた共有機能を提供しているものもあります。
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ファイルサーバーをクラウド化する前に確認すること4つ
ファイルサーバーをクラウド化することで、多くのメリットが得られることを実感いただけたのではないでしょうか。しかし、自社に合ったサービスを選ばないと、デメリットが生じてしまうケースもあります。そこで、クラウドサービスを利用する前に確認すべきことを4つ紹介します。ぜひ実践してください。
1：機能性や操作性
クラウドファイルサーバーは自社のビジネス環境やシステム環境に合わせて最適化されているわけではないため、自社にとって必要な機能がなかったり、不要な機能が含まれている場合があります。機能を自由にカスタマイズするのは難しいので、利用者側がサービスに合わせる必要があります。そのため機能性や操作性を見誤らないように、サービスは慎重に選びましょう。
また、社内サーバーからクラウドファイルサーバーに変更した際、操作性の違いによって一時的に生産性が下がることも考えられます。直感的な操作性を重視しているサービスを選ぶといった考慮をするほか、マニュアル作成や社員教育を積極的に行いましょう。加えて昨今のクラウドファイルサーバーは、生産性向上のためにあらゆるサービスとの相互接続が可能になっています。例えばBoxでは、SlackやZoom、Microsoft TeamsにGoogle Workspace、さらにSalesforceなどの他のSaaSやツールとシームレスに連携することで、業務の生産性を損なうことなくセキュアで効率的なファイル管理が可能です。単にファイルサーバーをクラウドに移行した以上の、業務効率化や業務プロセスの最適化といったことも可能となります。
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2：セキュリティ面
クラウドサービスは常にセキュリティに最大限の配慮をしていますが、事前の確認は重要です。通信時や保管時にデータが暗号化されているか、どのようなアクセス権限の設定ができるかを確認しましょう。
アクセス制限には「IPアドレス制限」や「デバイス認証」、「ユーザー/グループ別アクセス制限」が有効です。IPアドレス制限は、指定したIPアドレス以外からの接続をブロックします。デバイス認証も同じように、指定したデバイス以外からの接続を拒否します。
ユーザー/グループ別アクセス制限は、特定の個人や部署ごとに、ファイルの利用権限を設ける機能です。ダウンロードや編集を許可するのか、閲覧のみを許可するのかなど、管理者が自由に設定できます。
3：認証システムとの連携ができるか
従業員数が少なければユーザー登録を個別に行っても構いませんが、会社の規模が大きいとそれだけでも大きな手間になります。ユーザー登録をスムーズに行い、全社システム環境に統合して確実な本人確認とともに利用するために、IDや認証システムとの連携ができるかを確認しておきましょう。
また、社内ファイルサーバーからクラウドファイルサーバーへデータを移行する際にも時間がかかります。B2Cがメインのクラウドストレージやオンラインストレージだと移行は自力で行わないといけないこともあり、データ移行のサポートが受けられるかなど、移行の手間が省けるサービスを選ぶのもよいでしょう。
4：ユーザー課金や有料オプション
クラウドファイルサーバーの料金体系はサービスによってさまざまです。多くのサービスは従量課金制・月額制をとっています。従量課金制は、ユーザー数や利用時間などによって料金が変動する方式です。月額制は、サーバー1台ごとに料金を支払う方式です。プランによって接続できるユーザー数が決まっているので、想定される利用者の数によってコストが変わります。
また、サービスによって有料オプションも異なります。無駄なコストを抑えるためにも、自社に合ったプランを選べるように料金体系をしっかり確認しましょう。
ファイル共有とは？取引先やリモートワーカー同士の安全な方法
まとめ
ファイルサーバーをクラウド化すれば、運用・管理の手間やコストを削減できたり、手軽にストレージの追加やシステムの拡張ができます。さらに、データの安全が確保され、データセンターも災害に強い他、障害からの迅速な復旧の仕組みも用意されているので、セキュリティや安定運用の面でも優れています。社内・社外を問わずどこからでもアクセスでき、生産性が向上します。
一方で、機能性や操作性、料金体系については、自社に合ったサービスでないとデメリットになりかねません。IaaSにファイルサーバーを構築する方法もありますが、Boxのようなファイルサーバー以上のことが可能なサービスもあるため、クラウドシフトする際にあらためてビジネス要件をしっかり確認しておきましょう。特に自社が求めるセキュリティやガバナンスなどはもちろんのこと、業務プロセスや効率の最適化を進める上で重要となる、他サービスとの連携性なども確認することが重要です。
