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ファイルサーバーはクラウド化すべき!7 つの理由と 4 つの注意点

 公開日:2023.05.23  Box Japan

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ファイルの大容量化や働き方の多様化が進み、業務コンテンツやファイルといった情報の管理が社内ファイルサーバーでの対応では困難になりつつあります。自社サーバーの運用・管理にお悩みなら、ニューノーマルになってからはさらにファイルサーバーのクラウド化がおすすめです。そこで、情報システム部門やDX推進部門などデジタル関連の担当者向けに、ファイルサーバーをクラウド化するメリットと注意点をご紹介します。

ファイルサーバーのクラウド化とは何か?

近年、クラウドファーストという概念が一般化しつつあり、多くの企業でITインフラのクラウド化が加速しています。総務省の調査によると、国内企業のクラウドサービス利用率は2021年時点で70.4%(※1)となっており、なかでも最もクラウド化が進んでいるのが「ファイル保管・データ共有(※2)」の領域です。まずは事業領域においてファイル保管・データ共有の役割を担うファイルサーバーの概要とクラウド化の意味について解説します。

(※1)参照元:令和4年版情報通信白書(p.4)|総務省
(※2)参照元:令和3年通信利用動向調査の結果(p.8)|総務省

ファイルサーバーのクラウド化とは?

ファイルサーバーのクラウド化とは、物理的なハードウェアで構築されたITインフラから脱却し、クラウド環境の仮想マシン上でファイルサーバーを運用する一連の施策を意味します。社内や社外といった制約に縛られない情報共有基盤を容易に構築できる点が大きな特徴です。

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オンプレミス型とクラウド型のファイルサーバーの違い

オンプレミス型とクラウド型には一長一短があります。しかし、先述のとおり総務省の調査では「ファイル保管・データ共有」のクラウド化が最も進んでおり、オンプレミス環境からの脱却を推進する企業が増加傾向にあります。ここではまず、両者の違いが端的に現れる項目を提示します。

  • イニシャルコスト
    オンプレミス型/ハードウェアの導入が必須なため導入費用が高額になる
    クラウド型/ハードウェアが不要で初期費用無料のサービスも多く比較的安価
  • ランニングコスト
    オンプレミス型/ITインフラの保守・運用に継続的なコストが必要
    クラウド型/サブスクリプションモデルのサービスが多く比較的安価
  • 導入期間
    オンプレミス型/システムの設計・実装に相応の開発期間を要する
    クラウド型/サービスの契約後すぐに利用できる
  • 情報セキュリティ
    オンプレミス型/独自のセキュリティ要件を定義できる
    クラウド型/サービスのセキュリティ強度に依存する
  • インフラストラクチャの管理
    オンプレミス型/自社のリソースで管理
    クラウド型/クラウドサービス事業者が管理
  • アクセス
    オンプレミス型/インターネット環境に依存しない
    クラウド型/インターネット環境が必須

※ITインフラの規模や導入するサービスによって詳細は異なります。

ファイルサーバーのクラウド化が広がる背景

今、多くの企業がDX(デジタルトランスフォーメーション)」に取り組んでおり、これがファイルサーバーのクラウド化を推進する背景になっています。DX推進する上でレガシー化・ブラックボックス化したITインフラのモダナイゼーションは不可欠で、ファイルサーバーのクラウド化が重要な役割を果たします。
リモート型やハイブリッド型のワークスタイルに対応し、時間や場所に縛られないセキュアな情報共有基盤が求められているため、その実現を支援するクラウド型ファイルサーバーのニーズが拡大しているという訳です。また、近年は2022年1月より施行された改正・電子帳簿保存法への対応や、加速度的に増大するビッグデータの効率的運用といった課題を抱えている企業が少なくありません。このような背景から国内ではITインフラのモダナイゼーションが喫緊の経営課題となっており、拡張性と機敏性に優れるクラウドコンピューティングの必要性が高まっていると考えられます。

ファイルサーバーをクラウド化する7つのメリット

ファイルサーバーのクラウド化には、コストや機能性、安全性の確保の点で多数のメリットがあります。ここでは、多くの企業にあてはまるクラウド化のメリットを7つご紹介します。

1:自社サーバーを管理する必要がなくなる

自社でファイルサーバーを設置する場合、ハードウェアの導入計画や運用計画の策定が求められます。設置後もネットワーク環境やセキュリティ対策、ハードウェアの点検、バックアップなど、サーバー管理をしなければなりません。一方、クラウドファイルサーバーを用いる場合は、これらの業務をすべてクラウド提供事業者が代行してくれます。そのため、自社でサーバーの設置や管理・運用が不要となり、管理業務やコストが削減されます。

2:データセンターの安全性が高い

ファイルサーバーをクラウド化する大きなメリットのひとつが、クラウドサービス事業者のデータセンターでファイルを管理できる点です。とくにISO規格に準拠しているクラウドサービスであれば、マルウェアや不正アクセスといったセキュリティインシデントへの対策が整備されており、機密性と安全性、そして可用性に優れるインフラストラクチャでファイルを保管できます。また、アクセス権限の設定やログの監視・追跡といった機能を搭載しているクラウドサービスを活用することで、内部の人間による不正な情報の流出を防止する効果も期待でき、組織全体におけるガバナンスとコンプライアンスの強化に寄与します。

3:災害時のバックアップにもなる

ファイルサーバーの安定的な稼働を担保するためには、万が一の災害に備えてBCP(Business Continuity Plan:事業継続計画)対策を整備しなくてはなりません。オンプレミス環境ではサーバーダウンやネットワーク障害などが発生した場合、事業活動に多大な支障をきたすのはもちろん、セキュリティシステムの停止に伴う情報漏洩インシデントといった二次災害が懸念されます。地震や火災などによってファイルサーバーが破損し、重要なファイルや機密データが消失する可能性も否定できません。クラウド型のファイルサーバーであれば、すべてのファイルがクラウドサービス事業者のデータセンターで管理されているため、災害時におけるバックアップ対策として機能します。

4:テレワークを円滑に進められる

クラウドファイルサーバーは、テレワークの推進に寄与します。テレワークで自宅から社内サーバーにアクセスする場合、一般的にはVPN経由で社内ネットワークにアクセスします。VPNとはインターネット上に仮想の専用ネットワークを構築する通信方法です。VPNを活用すればリモートアクセスでも安全な通信が可能になりますが、多くのリソースを必要とするため現実的ではなくなりつつあります。

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関連記事:テレワークにおけるVPNの課題

5:設置スペースが不要

自社でファイルサーバーを構築する場合、社内にサーバーの設置場所(サーバールーム)が必要です。サーバールームは、単にサーバーを設置するスペースを確保すればよいわけではありません。安定稼働のために、温度・空調管理などの環境整備はもちろん、セキュリティ対策のための施錠管理などが必要です。加えて、OSアップデートや他のメンテナンスが発生し、サーバー管理に携わる人員の人件費や、サーバー維持に不可欠な電気代などの運用コストもかかります。しかし、クラウドファイルサーバーであれば、自社でサーバーやファイルサーバーに必要な各種ハードウェアおよびそれらの設置スペースなども不要です。

6:手軽にシステムの拡張やストレージ容量の追加ができる

先述したように、オンプレミス環境ではストレージ容量を増加する際にハードウェアの増設が必要です。たとえば、事業拡大に伴ってファイルサーバーを拡張する場合、物理的なサーバーやネットワーク機器などを新たに導入するとともに、システムの実装環境を再設計しなくてはなりません。クラウド型のファイルサーバーは利用プランやオプションの追加によってストレージ容量を容易に変更できるため、コストを抑えつつ短期間でシステムの拡張や増設ができます。この拡張性の柔軟さと環境の変化に対する機敏性は、オンプレミス型にはないクラウド型ならではのメリットです。

7:ファイルを共有するための機能が充実している

クラウドファイルサーバーは、多くの場合において複数人でひとつのファイルを共有するための共有機能を提供しています。そのため、ファイル共有を円滑にする機能が豊富に備えられています。たとえば、クラウドにアップロードしたファイルをその場で、複数人で編集したり、ファイルのバージョン管理をシステムで行ったりすることができます。また、取引先とファイルを共有する際には共有リンクを送り、ファイルの閲覧のみでダウンロードを禁止するなど、使い勝手がよく、セキュリティに優れた共有機能を提供しているものもあります。

ファイルサーバーのクラウド化における4つの注意点

ファイルサーバーをクラウド化することで、多くのメリットが得られることを実感いただけたのではないでしょうか。しかし、自社に合ったサービスを選ばないと、デメリットが生じてしまうケースもあります。そこで、クラウドサービスを利用する前に確認すべきことを4つ紹介します。ぜひ実践してください。

1:機能性や操作性

機能要件や非機能要件を自社で設計するオンプレミス型とは異なり、クラウド型のファイルサーバーはカスタマイズ性が低く、自社の業務要件を満たせるとは限りません。自社の事業活動に必要な機能が備わっていない、あるいは不要な機能が搭載されているケースがあるため、導入前に機能性や操作性を確認する必要があります。とくにストレージの容量やセキュリティポリシー、追加オプションの内容、他システムとの連携性、トラブル発生時におけるサポート体制といった要素は必ず確認しなくてはなりません。

既存のファイルサーバーをクラウド環境へ移行した場合、操作性の違いから一時的な生産性の低下が懸念されます。そのため、直感的なUIのサービスを選定したり、運用マニュアルを整備したりといった施策が必要です。また、オンプレミス環境で運用している既存のファイルサーバーをクラウド化する場合、サーバーの仮想化やデータの移行といった工程が必要になるケースがあります。こうした工程は専門的な知見を必要とするため、オンプレミス環境からクラウド環境への移行を支援するツールの有無を確認することも大切です。

2:セキュリティ面

クラウドサービスはパブリック環境でファイルやデータを共有する性質をもつため、情報セキュリティの脆弱性を懸念する声が少なくありません。ファイルサーバーには顧客情報や製品開発情報、経理データといった機密情報が保管されているため、二要素認証やファイルの暗号化、アクセス制御などのセキュリティ機能を確認する必要があります。たとえば、二要素認証は異なる2つの要素でユーザーの真正性を確認して不正アクセスを防止します。ファイルの暗号化は暗号化技術によってデータを変換し、第三者による情報の窃取や盗聴といったリスクを最小化する機能です。

アクセス制御は、先述したように「認証」「認可」「監査」という機能と、「任意アクセス制御(DAC)」「強制アクセス制御(MAC)」「役割アクセス制御(RBAC)」などの制御方式を用いてファイルへのアクセス権限を制御する仕組みです。たとえば、指定したIPアドレスやデバイス以外からの接続をブロックする、あるいは特定の部署のみがファイルを編集できるなどの権限を付与し、情報の閲覧・編集・削除といった行為を制御します。

ファイルサーバーのクラウド化を推進する際はこうした機能を確認し、自社のセキュリティ要件を満たすソリューションを選定しなくてはなりません。多くの場合、クラウドサービスはコンシューマ向けの無料プランから、エンタープライズ向けの有料プランまで、複数のコストモデルが用意されています。事業領域における情報セキュリティを担保するためには、エンタープライズ向けの有料プランを選定する必要があるかもしれません。

3:認証システムとの連携性

従業員数が少なければユーザー登録を個別に行っても構いませんが、会社の規模が大きいとそれだけでも大きな手間になります。ユーザー登録をスムーズに行い、全社システム環境に統合して確実な本人確認とともに利用するために、IDや認証システムとの連携ができるかを確認しておきましょう。また、社内ファイルサーバーからクラウドファイルサーバーへデータを移行する際にも時間がかかります。B2Cがメインのクラウドストレージやオンラインストレージだと移行は自力で行わないといけないこともあり、データ移行のサポートが受けられるかなど、移行の手間が省けるサービスを選ぶのもよいでしょう。

4:ユーザー課金や有料オプション

クラウドファイルサーバーの料金体系はサービスによってさまざまです。多くのサービスは従量課金制・月額制をとっています。従量課金制は、ユーザー数や利用時間などによって料金が変動する方式です。月額制は、サーバー1台ごとに料金を支払う方式です。プランによって接続できるユーザー数が決まっているので、想定される利用者の数によってコストが変わります。また、サービスによって有料オプションも異なります。無駄なコストを抑えるためにも、自社に合ったプランを選べるように料金体系をしっかり確認しましょう。

ファイルサーバーのクラウド化なら「Box」

事業領域でクラウドストレージをファイルサーバーとして利用するのであれば、おすすめしたいのが「Box」の導入です。Boxは法人向けサービスに特化したオンラインストレージであり、世界中の名だたる企業が情報共有基盤として活用しています。

Boxが支持される理由のひとつは、容量無制限でファイルを共有できる点です。オンラインストレージサービスには「Google Drive」や「Microsoft OneDrive」などさまざまありますが、いずれも契約プランによって容量の制限があります。Boxの法人向けプランはストレージ容量に制限がなく、さまざまなビジネスツールと連携しながらプラットフォームとしても活用できます。

また、Boxを推奨する大きな理由は、ファイルの暗号化や保存したデータのアクセス制御、ログの監視機能などの高度なセキュリティ機能が搭載されている点です。BoxはISOに準拠する国際標準のセキュリティ認証を得ており、他のクラウドストレージとは比較にならないほどセキュリティ面が充実しています。さまざま認証システムとの連携性にも優れるため、Boxの導入によって先進的なビッグデータ共有基盤の構築が可能となるでしょう。

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まとめ

ファイルサーバーは大きく分けると「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があり、自社に適した運用形態を選択することが大切です。

近年、国内ではDXの実現が重要な経営課題となっており、クラウドコンピューティングの戦略的活用が求められています。クラウド型のファイルサーバーは拡張性と機敏性に優れ、変化の加速する現代市場でITインフラのモダナイゼーションを推進するために欠かせないソリューションです。しかし、ファイルサーバーのクラウド化は高度な知識と技術、そして膨大な作業量を必要とすることもあり、クラウドストレージへのデータ移行による情報共有基盤の構築をおすすめします。ファイルサーバーのクラウド化を推進する企業は、法人向けクラウドストレージBoxの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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