新型コロナウイルスの感染拡大を機に、テレワークの導入に踏み切る企業が増えています。柔軟性の高さが評価される一方、テレワークを始めたことで仕事の効率が悪くなったと感じる経営者も少なくありません。そこで、テレワークで仕事の効率が落ちると感じる原因と対策について詳しく解説していきます。
テレワークで仕事の効率は変わるのか
自宅などを就業場所とするテレワークは非常に画期的なワークスタイルです。しかし、柔軟な働き方である一方で、場合によっては業務効率が落ちてしまう可能性があります。テレワークと相性がよいのは、自発的に動ける人や自己管理能力に長けている人です。単独行動を好む人も、テレワークのほうがストレスなく働けるでしょう。
それとは反対に効率が下がってしまう可能性が高いのは、指示待ち傾向のある人や、仕事の言語化が苦手な人です。「仕事の言語化」とは、自分の作業進捗状況やニーズを、言葉やテキストで端的かつ客観的に伝えることです。相手の姿が見えないテレワークでは、できる限りあらゆることを言語化して共有、コミュニケーションする能力が問われます。
加えて、作業環境も業務効率に大きく影響します。例えば、「仕事に必要な機器や設備がそろっているか」「家族や同居人はいるか」などによって、仕事のしやすさに差が出るでしょう。また、テレワークとの相性は、職種によってもバラつきがみられます。生産業や製造業などのように専用の機械が必要な職種は、自宅にオフィスと同等の設備を整えにくく、テレワークでできることは限られてしまいます。
テレワークで仕事の効率が落ちると感じる原因
テレワーク化しやすい仕事であっても、状況次第では効率が落ちてしまう可能性もあります。具体的には、どのような状況が効率の低下を招くのでしょうか。それを理解するために、効率低下が生じる典型例を説明していきます。
コミュニケーション不足
まず効率低下の原因に挙げられるのが、「コミュニケーション不足」です。テレワークは、オフィスのように顔を合わせて働くわけではないため、相手が今話しかけていい状況にあるかの判断が難しくなります。結果的に、いわゆる「ホウレンソウ」の報告・連絡・相談をしづらくなり、仕事の効率低下につながります。
また、メールの文字でのコミュニケーションはどうしても事務的になりやすく、「褒める・褒められる」といった機会も減少しがちです。朝の挨拶や休憩室での雑談など、ちょっとしたきっかけから生まれる会話も減ります。
こうした一見仕事には関係ない何気ないやり取りが、職場での人間関係の潤滑油になっていることも多いはずです。人間関係がギスギスしてくると、能動的にコミュニケーションを取ろうとする意欲も低下してしまい、そのためコミュニケーション不足がさらに深刻化する、という負のスパイラルに陥っていくでしょう。
タスクの進捗状況が把握しづらい
部下ひとり一人の進捗状況を把握しづらく、上司の指示や判断が遅れるという問題も挙げられます。前述の通り、コミュニケーション不足はホウレンソウの漏れや遅れを引き起こします。上司に何も相談・連絡してこないからといって、すべてのタスクが順調に進んでいるとは限りません。問題が発覚したときには、「納期に間に合わない」「手つかずのままタスクが放置されている」など、すでにリカバリーが難しくなっている場合もあります。
テレワークでは、トラブルが顕在化するまでにタイムラグが発生しやすいことを覚えておきましょう。上司から適切な指示や助言が受けられないことで、部下が「オーバーワークになる」「孤立する」といった点も懸念されます。
集中力やモチベーションの維持が難しい
テレワークでは、集中力やモチベーションを維持しづらいという声もよく聞かれます。
スーツに着替えるなど、出勤の身支度は、仕事モードへのスイッチをオンにしてくれます。朝起きたときはしんどくても、オフィスで自席につけば、メールのチェックなどから自然に仕事モードに入っていけるという人も少なくないでしょう。
しかし、在宅勤務などでは仕事モードへのスイッチが入りにくく、さらに書斎や自室がない環境では集中力やモチベーションを保つのは容易ではありません。出勤時のようにきちんと着替えず仕事を始めている人も多いのではないでしょうか。
また、書斎にいたとしても、同居している家族の物音や話し声が聞こえてきたり、家事や育児に気を取られてしまうこともあります。テレワーク用の環境整備が間に合わず、簡易的な椅子や机で作業をしているうちに体がつらくなってくるというケースもあります。
企業による社員のテレワーク業務効率を上げる対策
テレワークでも、少し工夫をすれば、業務効率を向上させることが可能です。ここからは、企業側が率先して取り組むべき対策について紹介していきます。
コミュニケーションツールの導入
まず、テレワークにおけるコミュニケーション不足は、コミュニケーションツールの導入でかなりの問題を解消できます。ポイントは、相手や状況に応じてさまざまなツールを使い分けることです。日常的なやり取りに便利なのは、ビジネス向けに開発されたチャットツールです。
ちょっとした質問や疑問があるときにメールよりも手軽に送信でき、例えば、「オンライン状態＝いつでも話しかけていいサイン」というように在席確認としても利用可能です。グループを作成すれば、特定の対象者にだけメッセージを送れます。
定例会議や業務報告には、Web会議システムを導入しすぐに話し合える環境を整えておきましょう。資料を画面で共有できるので、参加者それそれが資料を印刷する手間も省けます。毎朝5分、全員が顔を見せたコミュニケーションをする機会を設けるだけでも、チームの一体感を維持しやすくなるかもしれません。Web会議システムは、社内の 1on1ミーティングやセミナーのほか、お客様との商談にも活用できます。
グループウェアを利用
グループウェアを使えば、チームの仕事を統合管理できます。オンラインでの業務に必要な幅広い機能を備えているのが、グループウェアの特徴です。
代表的な機能には「タスク管理やスケジュール管理・ファイル共有・文書管理・ワークフロー・メッセージ機能・掲示板機能」などがあります。チーム内の業務を可視化し、あらかじめ全員で同じ情報を共有できるのが、大きなメリットです。
グループウェアを使った業務管理は、上司に最適な判断を促します。会議においても、情報のすり合わせを短縮化できる分、問題提起や課題解決のほうに時間を割きやすくなるでしょう。メンバー全員のスケジュールもシステム上でチェックできるので、会議日程の調整もスムーズに行えます。決裁などの承認が必要な業務も、ワークフロー機能で効率的かつスピーディに処理可能です。ただし、業務上でやりとりする文書やコンテンツのセキュリティ面や、他のツールとの連携性といった効率などを考慮する場合には、セキュアかつ様々なサービスとの連携が可能なクラウドストレージの導入が理想となります。コンテンツの一元的な管理は、想像以上に仕事を効率化できます。
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テレワーク手当支給制度を導入
最近では、テレワーク手当支給制度を導入する企業も増えています。テレワークで業務を行うためには、自宅などの就業場所に、ネットワーク環境やパソコン、周辺機器などの設置が必須です。
快適に作業するためには、広いデスクやワークチェア、大型ディスプレイなども必要でしょう。水道光熱費や電話代なども、社員個人の持ち出しになります。つまり、テレワークの導入には少なからず初期費用が必要であり、テレワークが長期化すればその分だけ、社員の経済的な負担は膨らんでいくというわけです。
社員のモチベーションを下げないためにも、可能な限りテレワークに必要な費用を会社で負担する仕組みが大切です。テレワーク手当支給制度の先陣を切った企業のひとつが、2020年4月に手当支給を決定した株式会社メルカリです。メルカリでは、新型コロナウイルスによる完全在宅勤務体制への移行を機に、自宅での勤務環境構築やオンライン・コミュニケーションなどのために半年で6万円を支給すると発表しています。
参考元：https://about.mercari.com/press/news/articles/20200408_message-from-ceo/
まとめ
テレワークでも、現状に合ったツールやシステムの導入によって、生産性を落とさないことはもちろん、以前より業務効率化を図ることができます。一例として、Microsoft Teamsなどとの連携が可能なクラウドストレージ「Box」があります。この２つを連携することによって、会話中心のTeamsのみのコミュニケーションから相互理解のコミュニケーションへ容易に充実させることができ、テレワークの導入も効率化もスムーズに支援します。「テレワーク導入に踏み切りたいが業務効率が落ちないか不安」「どんなツールを使えばいいのかわからない」「すでにテレワークで生産性が損なわれている」という方はぜひBoxの導入を軸にご検討ください。
