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ハイブリッドワークにはマイクロソフトとBoxの連携がおすすめ!

 2022.07.05  Box Japan

ハイブリッドワークは、テレワークやオフィスワークを効率よく組み合わせたこれからのワークスタイルです。従業員の様々な都合に合わせ働き方を選べることが、柔軟なワークスタイルを実現し、効率や生産性を上げるだけでなく、会社へのロイヤルティや採用増も期待できます。本記事では、ハイブリッドワークを導入するメリットやデメリット、ハイブリッドワークを実現するポイントなどについて解説します。

ハイブリッドワークにはマイクロソフトとBoxの連携がおすすめ!

「ハイブリッドワーク」とは?テレワーク×オフィスワーク

ハイブリッドワークとは、テレワークとオフィスワークを合体させた新しい働き方です。テレワークとオフィスワークを組み合わせることで、従業員の生活状況やライフステージに応じた働き方を選択できます。育児や介護などの理由で、毎日の出社が困難な従業員も、退職することなく働き続けることが可能です。また近年では、新型コロナウイルス感染予防の観点においても、多くの企業が注目をしていました。

一方、ハイブリッドワークには決められた枠組みがあるわけではありません。たとえば、週の半分をテレワーク、あと半分をオフィスワークにしたり、リアルタイムに従業員の状況に応じてテレワークで働いたりといった形態があります。従業員がそれぞれの事情に応じ、柔軟な働き方を選択できることがハイブリッドワークの基本です。

ハイブリッドワークのメリット

ハイブリッドワークの導入は、企業に多くのメリットをもたらします。そのひとつが、柔軟な働き方の実現です。企業はテレワークかオフィスワークのどちらかに固定せず、従業員本人の性格や資質、状況に合わせた自由な働き方を提供できるため、従業員満足度の向上が見込めます。また、従業員は自分がより集中できる場所を選択できることで、生産性の向上にもつながります。

昨今、ハイブリッドワークのような働きやすい環境が整備されている企業に優秀な人材が入社を希望します。また、遠方への転勤などによる離職を防止する効果も期待できるでしょう。このようにハイブリッドワークの導入は、企業や従業員にメリットの連鎖をもたらすのです。

Microsoft Teams + Boxという選択
Microsoft Information ProtectionとBoxという選択

ハイブリッドワークのデメリット

さまざまなメリットがある一方で、デメリットになる要素もあります。テレワークとオフィスワークで職場が分かれるため、従業員同士お互いの状況がわかりにくく、コミュニケーションに支障をきたす可能性があるのです。例えば、これまで物理的にオフィスで行っていた朝礼やミーティングも、テレワークの従業員は参加できません。そのことから情報が伝わりづらく、業務効率を損ねる可能性もあります。ちょっとした相談をする、確認をするといったことがしにくく、対応が遅れたり、またそれがストレスになるという悪循環も起こりえます。

また、取引先からの連絡が入った場合や、思わぬアクシデントが起こった場合、担当者がテレワーク中だと対応が遅れてしまうことも考えられます。加えて、職場が分かれることで勤怠管理も難しくなるでしょう。

しかし、これらのデメリットは効率的にICTを活用することで防ぐことができます。さまざまな事態に対応できるシステムを知り、準備しておくことが求められます。

ハイブリッドワークを導入するうえで知っておきたいポイント

ハイブリッドワークを導入する場合、前述のデメリットを踏まえ、どのようなことに注意する必要があるのでしょうか。ここからは、ハイブリッドワークを導入するうえで知っておきたいポイントを解説します。

ポイント1. 従業員が働きやすい環境を整備する

ハイブリッドワークを導入する場合、従業員が業務を進めるうえで戸惑わないよう、働きやすい環境を整備することが重要です。そのためには、確実に情報共有できる社内ルールやICTを整備する必要があります。具体的には、クラウド型プロジェクト管理ツール導入やコミュニケーション&コラボレーションツールの仕組みのアップデートです。これにより、スムーズな作業やコンテンツ共有、コミュニケーションとコラボレーションが可能になります。

ポイント2. セキュリティ対策の徹底

ハイブリッドワークの導入にあたっては、セキュリティ対策の徹底も重要です。テレワークでは社外のさまざまな場所で働くため、社内デバイスや重要データが社外に持ち出されることになります。そのため、従業員のセキュリティに対する意識を高めることと共に現在のセキュリティ脅威に合ったシステムの整備が大切です。企業は最新のセキュリティ事情に合わせた教育の実施に加え、情報漏えいをシステムで防げるようデジタル面での対策も求められます。

効率的で快適なハイブリッドワークを実現するBox×Microsoftを紹介

ハイブリッドワークの導入には、従業員が働きやすい環境を整えることや、セキュリティ対策の徹底が重要です。そこでおすすめしたいのが、コンテンツクラウド「Box」の活用です。多くの企業で何かしらのMicrosoft製品を活用していると思われますが、Boxとの組み合わせにより、ハイブリッドワーク時代に合ったシステムや働く環境にアップデートできます。

効率的なコミュニケーションが可能となる「Box×Microsoft Teams」

ひとつ目は、効率的なコミュニケーションとコラボレーションを実現する「Box×Microsoft Teams」です。さまざまな場所で働く可能性があるハイブリッドワークでは、オンラインコミュニケーションツールの利用は不可欠です。また、意識している人は多くありませんが、正確でストレスの無いコミュニケーションにはコンテンツが必須です。よって、コミュニケーションに特化したTeamsに、コンテンツ管理に特化したBoxを連携させることで、どこで働いていてもストレスなく効率的なコミュニケーションが可能になります。

セキュリティ面では、「Box×Microsoft Teams」では、Boxの柔軟で厳格なアクセス制御により、高いセキュリティと共に社外とのファイル共有も簡便に行えます。また、ファイルサーバーやSharePoint、OneDrive、その他のアプリケーションに分散しているコンテンツをBoxに集約管理し、Teamsから活用可能です。Boxの操作をTeamsから行うことで、いつでもどこでも資料を伴ったスピーディでより円滑なコミュニケーションができるようになります。

よりセキュアにアカウントやデバイスを管理できる「Box×Azure AD」

ハイブリッドワークでは、ファイアウォール外で働くことは珍しくなくなります。また、利用するクラウドサービスやツールが増えることで、アカウント管理の負担がさらに増加します。そこで、クラウドサービスのアカウントを一元管理するAzure AD(Azure Active Directory)とBoxを連携させることで、シングルサインオンが利用できます。境界型からゼロトラスト型へ移行でき、かつアカウント管理の負担を軽減させることが可能です。

Azure ADのグループを使用したアクセス権の設定・管理や、2要素認証の実装によって、さらなるセキュリティ強化も狙えるでしょう。このように、セキュリティ施策のアップデートはもちろんのこと、ID管理コストの増大や、社内の重要データが漏えいするリスクも低減できるのです。

自動的な暗号化によりコンテンツの保護を強化「Box×MIP」

ハイブリッドワークにおけるコンテンツ保護をより強化する対策として、BoxとMIP(Microsoft Information Protection)の連携もおすすめです。MIPは、企業内の機密データや社外秘データを分類し、ファイルにラベルを付与するシステムですが、このラベルもBoxと連携でき、より解像度を上げたセキュリティ対策が可能になります。

MIPで分類されたファイルをBoxにアップロードすることで、Box内でも分類されたラベルを引き継ぎ、セキュリティを自動設定します。機密度に応じたラベルは操作もその機密度に応じてシステムで制限がかかるため、不注意やミスによる情報漏えいを防ぐガードレールの役割をします。システムで漏えいを防ぐ仕組みが整備されることで、今まで以上に企業資産であるコンテンツの保護を強化できるでしょう。

まとめ

柔軟な働き方を実現できる効率的なハイブリッドワークを導入するには、従業員の働きやすい環境整備やセキュリティ対策の徹底が重要です。そのためには、既存システムのアップデートを考える必要があります。既存システムを刷新し、新規にシステム導入をすることも可能ですが、大局的にみてポイントを押さえ、今あるシステムをアップデートすることでハイブリッドワークに合ったシステムにすることができます。

Boxは、ハイブリッドワークに必須の新しい働く環境「デジタルワークプレイス」の中心を担うコンテンツクラウドです。多くの企業で導入されているMicrosoft製品との連携は、さらなる機能の強化を広い範囲で適用し、ハイブリッドワークを支えるための大きな相乗効果が期待できます。

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