テレワークやリモートワーク 、在宅勤務は現代企業が抱える様々な課題に対する解決策として注目されています。また、新型コロナウイルスの影響で半ば強制的にとはいえ、テレワークを始めた企業がその効果を実感したケースが多いようです。直近で注目されたニュースとしては、Twitter社が新型コロナウイルス対策で開始した在宅勤務について、従業員が望めば永続的に続けられるようにすると発表しています。
出典：ビジネスインサイダージャパン『ツイッターは永久在宅勤務可！…大手テック企業のオフィス再開方針をまとめてみた』
テレワークの効果としては「従業員の生産性向上」「ワークライフバランス」「移動時間の削減」「オフィスコストの削減」「対人ストレスの軽減」「従業員の自己投資増加」「優秀な人材の確保」「離職率の低下」などが挙げられます。これらを最大限に引き出せれば、テレワークによって企業の業績も向上させられる可能性も秘めています。
その一方で課題も少なくありません。その一つがテレワーク時の勤怠管理です。従業員が比較的自由に働ける環境を用意できる反面、物理的に監視の目が行き届かないことから「しっかりと仕事をしているのか？」と疑心暗鬼を生み出す原因になります。逆に、働き過ぎによってワークライフバランスが狂ってしまうこともあることを知っておく必要があります。
「成果主義に完全移行すれば労働時間に付加価値は無い」とする考え方もありますが、日本企業の多くは、労働時間は一つの尺度として重要です。そこで本記事で解説するのは、テレワークにおける勤怠管理の課題を解決するポイントです。テレワークをスタートしたけれど勤怠管理が上手にできない、これからテレワークへ取り組む予定がある、そうした方はぜひ参考にしてください。
テレワークに採用できる労働時間制度
オフィスで仕事をしている時は多くの企業の場合、「1日8時間労働」が基本です。これは通常労働時間制と呼ばれる労働時間制度です。それではここでテレワークに採用できる労働時間制度を解説します。
通常労働時間制
前述した通り、ほとんどのビジネスパーソンが従っている労働時間制度で、1日8時間、1週間で40時間の労働時間を基準とします。会社は原則として1日8時間を超えて労働させてはならず、それを超える場合は時間外労働として残業手当を支給する必要があります。テレワークにおいてもこの通常労働時間制を採用する企業が多く、例えば朝8時～夕方5時をフルタイムとして在宅勤務させています。
変形労働時間制
変形労働時間制とは、労働時間を月単位または年単位で調整することであり、繁忙期などにより勤務時間が増加しても時間外労働としての取り扱いを不要にする労働時間制度です。通常労働時間制では1日8時間、1週間で40時間の労働時間を基準にしますが、変形労働時間制では月単位または年単位のトータルで労働時間が統制できていれば時間外労働に当たらないため、労働時間の変化が大きい職種などで採用されています。
フレックスタイム制
一定の期間についてあらかじめ決められた総労働時間の範囲内で、ビジネスパーソンが日々の始業・就業時刻や労働時間を自ら決めることができるのをフレックスタイム制と呼びます。
参考：フレックスタイム制 のわかりやすい解説 ＆ 導入の手引き
フレックスタイム制はテレワークにおいても有効な労働時間制度であり、在宅勤務に加えて労働時間にある程度自由度を持たせることで、従業員のワークライフバランスを整えやすくなります。
裁量労働制
裁量労働制は時間管理を個人の裁量に任せ、会社が「一定時間労働したものとみなして給与を支給する」労働時間制度です。つまり、特定の勤務時間帯が無く、出退勤も自由になり、いわゆる完全成果主義として評価するようになります。従業員は自己管理を徹底し、成果を上げて企業に貢献すれば労働時間を自由に選択できるため、フレックスタイム制よりも自由度の高い働き方です。
実際に働いていることを、どうやって確認するのか？
上記に4つの労働時間制度を解説しましたが、テレワークに取り組んでいる企業・これから取り組む企業のほとんどが通常時間労働制もしくはフレックスタイム制を採用していることでしょう。その際に課題となるのが、「実際に働いていることをどうやって確認するか？」です。むしろ、テレワークの勤怠管理課題はこれに集約されているでしょう。
まず、テレワークの中でも在宅勤務が中心であると仮定すると、勤怠管理はそう難しい話ではありません。最も確実な方法は「ウェブ会議ツールを使用して常時接続状態を保つこと」でしょう。
ウェブ会議ツールとは遠隔地にいるもの同士が、インターネット回線を通じて対面でのコミュニケーションが取れるツールです。パソコンに搭載されているカメラとマイクを利用して、通常の会話が可能です。また、複数人同時接続にも対応しているため、部署内の全員またはチーム同士でグループを作成して会話することも可能です。
このウェブ会議ツールによる通話を常時オンにして仕事をすれば、すぐに反応もできますし働いていることも確認できます。もちろん、それぞれが手元で実際に何をやっているかは判断できませんが、一定の勤怠管理効果があることは確かです。ウェブ会議ツールとしてはMictosoft TeamsやZoomなどが有名です。
さらに踏み込んだ勤怠管理を行いたいのであれば、デスクトップ監視ツールの導入が必要です。これは端末ごとに軽微なエージェントをインストールすることで、各従業員が何をして何を見ているのか？がわかるツールです。この手のツールとして海外で人気を集めているのがActivTrakです。
ただし、デスクトップ監視ツールは従業員が抵抗感を示すことも多いので、仕事に対するモチベーションが下がる可能性もあります。導入の際はその効果をしっかりと算出した上で、適切な説明を持って従業員から理解を得ることが重要でしょう。
また、一般的な勤怠管理システムを導入する方法や、近年良く使われるようになってきたWrikeやChatwork、Backlogといったワークマネジメントやプロジェクトマネジメントツールを導入する方法もあります。
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独自の勤怠管理スタイルを築く
テレワークを始めるにあたり、「正確な勤怠管理はどうすれば良いか？」と対策を考案することに時間を費やして、なかなか取り組みがスタートしないケースがあります。しかし結論から言えば、「テレワークの勤怠管理に正解はない」というのが事実かもしれません。そのため、机上の空論を交わすよりもいち早くテレワークを取り入れて、アジャイル的に運用方法を固めていく方が良いでしょう。勤怠管理一つとっても色々なスタイルがあるので、この機会にテレワークをスタートさせ、独自の勤怠管理スタイルを築いてはいかがでしょうか。
