新型コロナウイルスの影響によって多くの業界でテレワークが進んでいます。しかし、テレワーク中でも出社する方は、意外と多くいます。本当にその出社は必要なのでしょうか。そこで、テレワークの概念を改めて確認し、テレワーク中の出社理由と、社員の出社を抑えたい企業に向けて対策法をご紹介します。
テレワークとは？リモートワークとは？
そもそもリモートワークとは、「遠隔地（remote）」と「働く（work）」を組み合わせた造語です。一般的に社員がオフィスに出社することなく、遠隔地で業務を行うことを指します。そのため、会社から離れた場所であれば、カフェやレンタルオフィスで業務を行ってもそれはリモートワークとなり得ます。
一方、リモートワークと同じような意味で使われる「テレワーク」も「離れたところで（tele）」と「働く（work）」を組み合わせた造語ですが、こちらは行政機関が普及させてきた言葉です。
一般社団法人『日本テレワーク協会』において、テレワークは「ICT（情報通信技術）を活用し、場所や時間を有効に活用する柔軟な働き方」と定義され、働く場所は、在宅勤務、モバイルワーク、施設利用型テレワーク（サテライトオフィス勤務など）の3つに分けられます。
(引用：一般社団法人『日本テレワーク協会』（https://japan-telework.or.jp/tw_about-2/）
つまり、テレワークは行政機関が定めた言葉で、パソコンやスマホなどのICT（情報通信技術）を活用し、働く場所は、在宅勤務、モバイルワーク、施設利用型テレワークの3つとなっています。それに比べ、リモートワークは場所が定義されているわけでもなく、会社から離れた場所であれば、仕事スタイルは関係ないのです。
とはいえ、オフィスに縛られない柔軟な働き方、現代社会における、インターネットやパソコンなどを使った遠隔業務という意味では、意味することに大きな違いはないと言えます。
テレワーク中に出社が必要な理由
就業者には育児・介護・治療などとの両立、通勤時間の削減、そして企業側には優秀な人材確保や離職率の抑制、ペーパーレス等のコスト削減など、メリットが多いテレワーク。しかし、一般的に医療福祉関係や接客販売では対人対応が基本であるため、テレワークには向かない働き方と言われています。さらに一般企業でも、さまざまな理由から出社が必要な場合があります。一般企業においてテレワーク中に出社が必要となる業務とは、どのようなものなのでしょうか。詳しく見ていきましょう。
書類の確認や整理
社会的にテレワークやリモートワークが広がっているとは言え、取引先を含む顧客や関係各所が全てテレワークに対応しているとは限りません。そのため、郵便物で契約書や請求書などが届き、これらの確認や整理、対応にも出社が必要になります。また、行政などから重要書類が送られてくるケースもあるでしょう。さらに日本のハンコ文化による弊害もあります。会社の規模によっては、処理する書類の数が多く、毎日のように出社しなければならないこともあります。重要書類を紙媒体のみで保管している場合も出社する必要があるでしょう。
社内のシステムにアクセスしたい時
企業によってはセキュリティ対策として、オフィスからでしか社内システムにアクセスできないよう設定していることがあります。
情報漏えいを防ぐために、セキュリティを厳重にすることはもちろん重要ですが、テレワークに合ったセキュリティ対策を施さないと、社内のシステムにアクセスしたい時には出社せざるを得なくなります。たった1つのファイルにアクセスするだけに出社することもあり得るのです。
対面でコミュニケーションを取りたい
オフィスであれば、業務で気になったことがあった場合、気軽に上司や同僚に相談・質問することができます。しかし、テレワークではこのようなコミュニケーションが難しい傾向がみられます。しかも、文字で伝えるメールなどの連絡ツールは細かなニュアンスが伝わりにくく、認識違いが生じることもあります。上記の社内システムや社内情報へのアクセスと併せて、共同作業やコラボレーションができず出社せざるを得ないこともあります。
また、一人で作業するテレワークは、社内コミュニケーションの機会が少なく、孤独を感じる人も多いようです。
そのため、社内の人間関係を大事にしたい方や直接的なコミュニケーションを取ったほうが作業効率が上がる方は、テレワークよりも出社を希望することも多いでしょう。東京商工会議所の調査によると、1回目の緊急事態宣言発令後でのテレワークの課題の第一位が社内コミュニケーションとなっています。
東京商工会議所「「テレワークの実施状況に関するアンケート」」https://www.tokyo-cci.or.jp/page.jsp?id=1023286
来客対応がある
取引先との重要な打ち合わせや契約、契約更新などの業務を、対面にてコミュニケーションを取りながら行いたい企業はまだまだ多いようです。それゆえ、会社に取引先が来ることは往々にしてあり、その対応で出社する方も多いのではないでしょうか。
特にテレワーク環境の整備ができていない企業との取引や、業務上対面が必要な取引の場合、来客対応は必須となります。
テレワーク中の出社を回避する方法
では、テレワーク中の出社をできるだけ回避する方法はないのでしょうか。いくつかのポイントを押さえることで、出社回数を大幅に減らせる可能性があります。具体的な対策を確認していきましょう。
新しい考え方でのセキュリティ対策を行う
快適なテレワークには、万全なセキュリティ対策が不可欠です。最近ではゼロトラストの考えのもと、セキュリティ対策を講じる企業が多くなっております。ゼロトラストネットワークの構築を行えば、どこからシステムや情報にアクセスしてもセキュリティ上の安全が確保され、インターネット環境でオフィス同様に仕事が行えます。つまり、自宅を含めどこからでも情報漏えいの心配を極小化することができるのです。安全で使いやすいサービスであれば、企業側の不安も解消され、社員の出社回数の減少が大いに期待できます。コロナ禍以前より多様な働き方を行っているシリコンバレーの企業は、ほぼこの考え方でセキュリティ対策を施しています。
コミュニケーションツールやビデオ会議ツールを使用する
テレワークに伴い、Slack、ZoomやMicrosoft Teamsなどのコミュニケーションツールを積極的に活用するのもおすすめです。これらサービスを適切に導入することで、無駄な出社が減るだけでなく、上司や同僚、取引先とのコミュニケーションも円滑になるでしょう。
クラウドストレージを活用する
業務で必要な各種のデータやコンテンツをクラウドストレージに保管することもおすすめです。コミュニケーションツールには実はコンテンツが欠かせません。Boxなど、業務で使用するのに適した機能が多数あるクラウドストレージを併せて活用することで、セキュリティ対策はもちろんのこと、権限のあるユーザーだけファイルにアクセスできたり、社内や取引先とのコラボレーションが安全かつ容易になったりとさまざまなメリットがあります。
テレワークの最適化のほかにも、クラウドストレージは災害時のリスクヘッジやBCPとしても有効です。うまく活用することで、業務の無駄を省くことにもつながるでしょう。
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まとめ
テレワークは、就業者には柔軟な働き方、育児・介護などとの両立、通勤時間の削減、企業側には優秀な人材の確保や離職率の抑制、ペーパーレス等のコスト削減など、さまざまなメリットがあります。テレワーク中の出社をできるだけ抑えたい場合には、本記事で紹介したセキュリティ対策や業務に適したツール、業務の根幹となるファイルへのアクセスを担保するクラウドストレージの導入をぜひ、検討してみてはいかがでしょうか。
