テレワーク時代に知っておきたいe-文書法とは? 電子帳簿保存法との違い

 2020.07.30  Box Japan

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皆さんは「e-文書法」と呼ばれる法律をご存知でしょうか?ちなみにこれは通称であり、正確には次の2つの法律から成り立っています。

  • 民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律
  • 民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律

名前だけ聞いてもどんな法律なのかわからないかもしれません。噛み砕いて説明すると、e-文書法というのは「法律によって保存が義務付けられている帳簿、請求書、領収書などを紙媒体ではなく、デジタル化したファイル(電磁的記録)での保存を認める」ための法律です。

普段、あまり意識したことのない法律かもしれませんが、テレワーク時代とも呼べる昨今において必ず知っておきたい法律の1つです。そこで、e-文書法とは何か?電子帳簿保存法との違いは何か?を解説していきます。

e-文書法とは何か?電子帳簿保存法との違い

e-文書法は2005年4月より施行された法律であり、前述のように法律によって保存が義務付けられている文書(紙媒体)のデジタル保存を認めています。

少し詳しい方であれば、「それは“電子帳簿保存法”で定められているのでは?」と思われた方もいらっしゃるかもしれません。ご存知の通り、e-文書法が施行されるよりもずっと前に、帳簿類のデジタルファイル保存が認められています。それを定めているのが電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)です。

それではなぜ類似した2つの法律が存在しているのでしょうか?

電子帳簿保存法が施行されたのは1997年7月であり、会計帳簿や国税関係書類をデジタルファイルとして保存することが初めて認められました。その背景にあったのは、高度情報化社会やペーパーレス化が推進される中で、経済界からの強い要望を受けて策定されています。国税庁では、電子帳簿保存法の基本的思考について次のように説明しています。

“新しい時代の流れに対応し、納税者の帳簿書類の保存の負担軽減を図るために、記録段階からコンピュータ処理によっている帳簿書類については、電子データ等により保存することを認めることが必要であると考えます。その際には、コンピュータ処理は、痕跡を残さず記録の遡及訂正をすることが容易である、肉眼でみるためには出力装置が必要であるなどの特性を有することから、適正公平な課税の確保に必要な条件整備を行うことが不可欠です。また、電子データ等による保存を容認するための環境整備として、EDI取引(取引情報のやり取りを電子データの交換により行う取引)に係る電子データの保存を義務づけることが望ましいと考えます”

引用:国税庁 制度創設等の背景

ところが電子帳簿保存法では、紙媒体の文書をスキャンして保存する方法は対象外とされており、実用的ではないとして普及が進まなかった実態があります。そこでe-文書法が電子帳簿保存法の規制緩和関連の法律として施行され、契約書や領収書、請求書や納品書、見積書などの文書がスキャナを利用したデジタル保存に対応できるようにしたのです。

スキャナ保存が可能な書類は次の通りです。

<スキャナ保存が可能な書類>

契約書、領収書、預り証、借用証書、預金通帳、小切手、約束手形、有価証券受渡計算書、社債申込書、契約の申込書(定型的約款無し)、請求書、納品書、送り状、輸出証明書及びこれらの写し

 

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e-文書法の要件

e-文書法に準拠するための要件は経済産業省が定めた、4つの技術的要件を満たす必要があります。

要件1. 見読性

デジタル保存されたファイルがパソコンとモニター、プリンタなどを用いて明瞭な状態(解像度や階調などが適切な状態)で閲覧できるようになっていること。必要な時に素早く表示し、書面として出力できるようになっていること。「可視性」と表現されることもある。

要件2. 完全性

デジタル保存したファイルがその保存期間中に滅失や毀損などのトラブルに対する措置が取られていること。内容の改変や消去を防ぎ、実際のそれらが発生した場合はその事実が判明できるようになっていること。電子署名とタイムスタンプを使用して、原本が正しい日付で改竄されることなく、ありのままの内容で保存されていることが証明されていること。

要件3. 機密性

許可されていないユーザーが当該ファイルにアクセスできないこと。不正アクセスの防止策が実行されていること。

[SMART_CONTENT]

要件4. 検索性

必要なファイルをすぐに引き出して文書を有効活用できるようにすること。体系的な検索性が保たれていること(階層形式)など。

文書をデジタル保存するにあたり、以上4つの要件を全て満たしている必要性はありません。文書の種類によってはファイルの見読性以外に関して、必ずしも満たすべき要件ではないケースもあります。ちなみに、e-文書法では税務監督署の認可は不要ですが、電子帳簿保存法の場合は必要になります。まずは電子帳簿保存法に準拠していることが前提になりますので、以下の手続きを実施しておきましょう。

  • 国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書を記入
  • 承認を受けようとする国税関係書類の保存を行う電子計算機処理システムの概要を記載した書類
  • 承認を受けようとする国税関係書類の保存を行う電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類(当該電子計算機処理を他の者に委託している場合には、その委託に係る契約書の写し)
  • 申請書の記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類その他参考書

参考:国税庁ホームページ「[手続名]国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請

e-文書法へ準拠するポイント

前述のように、e-文書法へ準拠するための要件ではデジタル化する文書によって違います。また、単に紙文書をデジタル化すれば良いということではなく、国税関係書類に関しては電子帳簿保存法によって真実性と可視性の要件を満たす必要があります。そのために、電子署名とタイムスタンプによって本人作成と非改ざんの確認を行ないます。つまり、文書が誰かに改ざんされることなく、正しいプロセスを通じてデジタル保存されており、かつ電子署名とタイムスタンプを付与したものでなければ紙文書のデジタル保存は認められないのです。

e-文書法は電子帳簿保存法への準拠によってペーパーレス化が推進され、業務効率を高められることは確かです。紙文書のデジタル保存を検討される際は、いくつかの要件をクリアして導入を進めてみてはいかがでしょうか。

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