ファイルサーバーは、運用管理者が責任を持って管理しなければなりません。しかし、管理業務は負担が大きく、効率的に運用管理ができない場合もあります。ここではファイルサーバーの運用管理者が行うべき業務と、社内での適切な運用ルールの作成ポイントについて詳しく説明します。
ファイルサーバーの運用管理者の業務4つ
ファイルサーバーは、業務のさまざまな電子ファイルやコンテンツを保管するために使用されます。しかし、管理が徹底されていないとそれらのコンテンツが乱雑に保管されたり、セキュリティ面でも問題が起きてしまう可能性があります。また、比較的容易に購入できることもあり、部門毎に構築、自主管理するなどファイルサーバーは管理の行き届きづらい状態になりがちです。そこで、これらの管理を徹底するために運用管理者が取り組むべき4つの業務を説明します。
① アクセス権限の設定
ファイルサーバーには企業において重要なファイルが保管されています。重要な文書に誰でもアクセスできてしまうと勝手に編集されたり、関係者以外の従業員から閲覧されたり、持ち出されたりする可能性があるので、ファイルサーバーへのアクセスに適切な制御を施すことが大切です。
運用管理者は、リスク等を鑑みながら適切なアクセス権限を設定します。運用管理者がアクセス権限を一元管理すると負担が増え、管理業務を煩雑にしてしまう一因になるため、ガイドラインを作成して、アップロードをした人などがアクセス権限を設定する方式を取り入れると良いでしょう。
② アクセスログの確認
ファイルサーバーは、社内におけるほとんどの人がアクセスするため、共有されているデータを不正に利用される可能性があります。それを防ぐには、誰が、いつ、どのデータを利用したのか、アクセスログを取得することはもとより、定期的にアクセスログを確認することが大切です。ログ機能が利用できるファイルサーバーであれば、利用して定期的にログをチェックし、不適切な利用がないかを確認できます。また、万が一にも情報漏えいが発生した場合には、ログを辿って原因を特定することも必須です。
③ ファイルの管理
ファイルサーバーを適切に運用するためには、ファイルの管理体制について運用ルールを設定する必要があります。ファイル管理についてのルールやガイドラインがない場合、従業員がそれぞれ自分の判断でフォルダを作成し、保存していきます。そうなると、データの所在がわかりにくく、必要なときにすぐに取り出せません。また、必要なデータとそうでないデータの判断ができず、保存し続けた結果がファイルサーバーの容量不足にもつながります。そこで、必要になるのが運用ルールです。運用ルールに従って従業員がファイルを保存すれば、適切な運用を維持できます。ただし、運用管理者は定めたルールが守られていることを確認する必要があるため、管理や監視体制も視野に入れて運用ルールを策定しなければなりません。
④ サーバー管理
ファイルサーバーは一元化が望ましいものですが、導入のハードルが低く、知らず知らずのうちに乱立し、情シス管理下や運用ルール下にないシャドーIT化したファイルサーバーの利用が進んでしまうということも少なくありません。もし分散し独自管理されたファイルサーバーが存在している場合には、運用管理者には社内のファイルサーバーの所在確認、購入申請ルールの徹底、運用ルール、バックアップやアーカイブなどのルール決めや実装などを行う必要があります。
ファイルサーバーの運用管理者の負担を減らす方法
ファイルサーバーの管理をするには、運用管理者が責任を持つことと、運用ルールを定め、徹底することが大切です。しかし、通常業務に加えてファイルサーバーの管理業務を行うのは、管理者の負担になりかねません。そこで、ここでは運用管理者の負担を減らす方法を2つ紹介します。
アーカイブデータを分ける
データには、現在使用中のものとそうでないものがあります。使用していないデータをアーカイブ専用ストレージに保管することで、管理すべきファイルの容量を減らせます。また、ファイルが減ることで視認性が向上し、必要なファイルを見つけやすくなるメリットもあります。アーカイブデータの基準は、最終変更日もしくは閲覧日から1年など、使用されていない期間で区切る方法がおすすめです。ただし、一定期間を過ぎていても使用する可能性はあるため、アーカイブデータはいつでも取り出せるようにしておきましょう。文書やファイルといったコンテンツには必ずライフサイクルが存在し、これに沿った運用が可能なように環境を整えます。
ファイルサーバーを統合する
分散しているファイルサーバーは、それぞれに対しての管理が必要になります。管理負担が増大するだけでなく、セキュリティや情報ガバナンス上の大きなリスクを追うことにもつながります。また、営業部門のファイルサーバーの利用率が低いにもかかわらず、他部門の容量が逼迫して増強などを行った場合には、遊休資産の比率が増大することにもつながり、投資効率が悪くなってしまいます。そのためファイルサーバーを統合することを検討すると良いでしょう。
クラウドストレージを活用する
社内でファイルサーバーを運用している場合、運用管理者による管理業務が多く発生します。ソフト面だけではなく、サーバーの設置場所の確保や清掃、空調管理など、ハード面の管理業務も発生します。容量不足による追加購入手続きなど、意外と負担が多いのではないでしょうか。その上でセキュリティ対策もするとなると、負担の大きさは計り知れません。
そこで、クラウドストレージが活躍します。クラウドストレージとは、オンライン上で利用できるファイルサーバーで、セキュリティ面にも優れており、管理用のオプションが豊富に揃っています。また、Boxなど企業向けに最適化されたクラウドストレージであれば、きめ細かなアクセス権限の設定はもとより、取引先とのファイル共有も安全なものにすることが可能です。Boxでは、情報漏えいを防ぐための豊富な機能を提供しているだけでなく、70種類以上のログを記録できるため安全なファイル管理を実現が可能になります。また、単なるクラウドストレージではなく、コンテンツ管理やコラボレーションの機能等々も実装されているため、ファイルを置くだけではない業務効率化や働き方改革、業務プロセス変革といった長年企業が取り組んできた課題解決にも利用できます。
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まとめ
ファイルサーバーを適切に運用するには、運用管理者が適切なサーバー管理をしっかりとしながらセキュアな状態を保ち、ガバナンスを利かせる必要があります。もし、これらの煩雑な作業から解放されたい場合には、ニューノーマルの今こそ、クラウドストレージを利用するのがおすすめの方法です。クラウドストレージは、サーバー管理が不要であると同時に、管理をサポートする機能が多数搭載されており、セキュリティ面でも安心できます。現在の運用を見直すためにも企業の課題解決に向けた利用ができるクラウドストレージの活用も検討してみてはいかがでしょうか。
