初心者向け!ファイル保管はオンラインの時代へ

 2020.03.09  Box Japan

皆さんは普段、ファイル保管をどのように行っていますか?個人ならばパソコンに内蔵されているHDD・SSDに保管している、会社であればファイルサーバーを設置してそこに保管しているという方が多いのではないでしょうか。しかし、現代社会ではファイル保管はオンラインで行う時代です。

オンラインでのファイル保管には、従来の管理方法にはなかったメリットがたくさんあるのです。今回のブログではオンラインでのファイル保管について分かりやすく解説します。既存ファイルサーバーでの管理に限界を感じている方はぜひご一読ください。

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ファイル保管をオンラインでするってどういうこと?

まずは素朴な疑問から始めましょう。先ほどから「ファイル保管をオンラインで行う」と言っていますが、それは果たしてどういうことなのか?答えは「オンラインストレージを利用する」とお考えください。

オンラインストレージ(クラウドストレージとも呼ばれます)とは、インターネット上に用意されたファイル保管のためのスペースです。従来は、仕事で作成されたファイルなどをパソコンやファイルサーバーに保管していました。この保管先がインターネット上にある、とイメージしていただけると分かりやすいでしょう。

「インターネット上にファイルを保管するってどういうこと?」という方のために、もう少し掘り下げて説明します。オンラインストレージを利用したことがないという方でも、Gmailなどインターネット経由で提供されるEメールのサービスを利用したことがある方は多いのではないでしょうか。では、それらのサービスで作成・送信・受信したメールデータはどこに保管されているのでしょうか?それは、サービスを提供する事業者が運営するデータセンターです。

Gmailならば、Googleが運営するデータセンターに世界中のGmail利用者のメールデータが保管されています。そのデータセンターはインターネットによって利用者と繋がり、普段意識することはなくても皆さんはGoogleのデータセンターを利用していることになるのです。

これと同じように、オンラインストレージに保管したファイルはサービス事業者のデータセンターに保管されます。そうした保管されたファイルを、皆さんはインターネット経由で自由に出し入れできるというわけです。

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オンラインストレージって他の人とファイルが共有されてしまうの?

オンラインストレージを利用する際に懸念される問題の一つとして、オンラインストレージに保管したファイルは他の人と共有されてしまわないか?というものがあります。この点についてはご安心ください。確かに世界中の利用者が同じサービスに集まっていますが、各利用者の保管スペースは隔離された状態にあるので、自分が保管したファイルを他の人が勝手に共有してしまうようなことはありません。Gmailの個人メールが他の人と共有されないのと基本同じです。

ただし注意点もあります。オンラインストレージには他者との情報共有をやりやすくするために、ファイル共有機能が備わっています。この機能を正しく設定することで特定の人とのみファイルを共有したりすることが可能になります。逆に考えると不特定の人が読めるような設定をしてしまうとファイルが公開された状態になってしまうので、共有したくないファイルを誤って共有しないよう注意が必要です。

また、企業向けのオンラインストレージは個人向けのものと大きく異なり、管理機能が強化されています。従ってファイル共有機能の操作を管理者からコントロールすることができますし、管理者権限によって社外とのファイル共有を完全にオフにすることもできるのです。

オンラインストレージを利用するとどんな良いことがあるの?

従来のファイル保管方法と比べると、オンラインストレージにはたくさんのメリットがあります。それらのメリットは、企業のコミュニケーションの課題やコスト面の課題を解決するきっかけにもなります。それでは、オンラインストレージのメリットを確認してみましょう。

1. いつでもどこでも好きな時に使える

オンラインストレージのメリットは何といっても、いつでもどこでも好きな時に使える点です。ファイルをパソコンに保管した場合、そのパソコンでしかファイルを操作できません。ファイルサーバーに保管した場合は同じネットワーク内(例えば社内ネットワーク)でないと、ファイルを操作できません。一方、オンラインストレージは使用する端末もネットワークも問わず(つまり、インターネットに接続できれば利用できます)利用が可能です。

ファイルの保管スペースはIDとパスワードによって完全に管理されるので、使用する端末やネットワークが違っても、いつでも同じ保管スペースに接続できます。つまり、外出先にいても、自宅にいても組織の保管スペースに入り、ファイルを保存したり、閲覧したり、編集したり、共有したりもできます。

2. 保管容量をかんたんに拡張できる

ファイルの保管容量が足りなくなったら、パソコンなら外付けHDD・SSDの増設、ファイルサーバーならサーバーの買い替えか買い足しが必要です。オンラインストレージならどちらも不要です。

管理画面から保管容量として必要なプランを選択するだけで、簡単に拡張できます。また、サービスによっては最初から容量無制限で提供しているプランもあるので、保管容量を気にすることが無くなります。

3. ファイルをメールに添付する必要が無くなる

これまではファイルを他者と共有する際に、メールに添付して送信するというのが一般的でした。しかしこの方法では、送信先の分だけファイルが複製される上に、メール誤送信による情報漏えいのリスクがあり、多くの問題を引き起こす原因となります。また、大容量のファイルはメール添付できないという問題点もあります。

例えばBoxというクラウドサービスでは、アクセス権で保護されたリンクを使用して機密文書を共有したり、その共有リンクに有効期限を設定したり、それらのファイルへのアクセス権を削除したりして、必要なときに必要な人たちのみで共有できます。

4. 利用するだけでセキュリティが強化される

オンラインストレージを提供するサービス提供事業者の多くは、高強度なセキュリティ対策を実施しています。例えばBoxでは、独立系のサードパーティによるSSAE 18基準に基づくSOC 1レポート、ISAE 3000基準に基づくSOC 2レポート、そしてTSP Section 100aに基づくSOC 3レポート、情報セキュリティ管理システム、およびPIIプロセッサとしてのプライバシー保護についてISO 27001およびISO 27018の認証などを実現しています(詳細はBox社のWebサイト「Boxのセキュリティ」をご確認ください)。オンラインストレージのセキュリティを不安視する方もいますが、一般企業が単独でこれらを実施するには多額の投資が必要になることは容易に想像できるのではないでしょうか。従って、オンラインストレージを利用するだけで高度なセキュリティ対策を実施したことと同じになります。

5. 災害対策につながり重要ファイルを保護できる

ファイルを複数のデータセンターに分散処理しているオンラインストレージでは、利用することで災害対策にも繋がります。台風や地震といった自然災害が多い日本では、災害によって会社の重要ファイルがいつ破損・紛失するか分かりません。そのため、従来のファイル保管方法からオンラインストレージへ移行して、様々なメリットを享受するとともに災害対策を実施する人や組織が増えています。

オンラインストレージを検討しよう!

オンラインストレージを利用することで、従来のファイル保管方法にはなかったメリットがたくさん生まれ、今あるコミュニケーションやコラボレーションの課題、さらにはシステム運用やコスト面の課題を解決することができます。今までオンラインストレージを使ったことが無かったという方や企業は、この機会にぜひ検討してみてください。

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