ファイルサーバー管理の限界とその対策

 2020.03.31  Box Japan

ファイルサーバー管理が適切に行えていないと、どのような問題が発生するのでしょうか?まず、ファイルアクセスへのパフォーマンスが低下します。ストレージ容量の限界状態が続くとファイルサーバーのパフォーマンスが低下し、ユーザーは目的のファイルへアクセスするためにより多くの時間を費やしてしまいます。そして、これは業務効率を下げる大きな原因となり、さらに情報資産管理が徹底できずに重要ファイルの紛失や漏えいといったセキュリティリスクを発生させる原因にもなります。

ストレージコストの増加も大きな問題となって表れます。企業が保管すべきファイルは年々増加しており、それらのファイルをすべて管理、保管しようとすると当然ながらストレージコストがかかります。古く不要になったファイルもなかなか削除することができず、そのまま保管することになり、結果としてストレージコストをますます増大させてしまい財務状況を圧迫させます。

このように、ファイルサーバーを徹底管理できていないことによる問題は数多く、深刻です。こうした問題を回避するにはどうすればよいのでしょうか?

このブログでは、ファイルサーバー管理の限界とその対策についてご紹介します。

ファイルサーバー管理の限界とその対策

ファイルサーバーの容量不足とそれに付随した問題

ICT(情報通信技術)の発展によって、従来は紙文書でやりとりされてきた業務の電子化・オンライン化が進められてきました。そのおかげで業務効率が向上した一方、業務過程で発生するファイル量は爆発的に増加しました。これに加えてコプライアンスやガバナンスへの要求が強まったことで、企業は業務ファイルを簡単には削除できない状況にあり、ファイルを適切に管理する必要が出てきました。

ファイルの保存期間は長期化し、ファイル数の増加も同時進行で劇的に起こることにより、多くの企業ではファイルサーバーの容量不足という問題が慢性的に発生しています。

ファイルサーバーは、検索や版管理といったファイルを管理活用するための便利な機能が乏しく、同じ、もしくは似たようなファイルやコピーが多く存在します。しかし、各部門・各拠点に対して「不要なファイルを削除するように」とアナウンスしてもファイルサーバー運用はうまくいきません。なぜなら、社員は「必要なファイル」と「不要なファイル」の区別がなかなかつかず、影響の無い範囲で不要と思われるファイルしか削除しないため、微々たるストレージ容量しか空けることができないのです。

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それに加えて重要ファイルを間違って削除してしまう可能性もあるので、そうしたリスクを回避するためにも多くの企業ではストレージの単純な増設によってこれらの問題に対応しているのが実状です。

ファイルサーバー管理はより複雑に…

ファイルサーバーの増設によって容量不足などの問題が回避できたと思っても、別の問題が発生します。それが「ファイルサーバー管理の複雑化」です。管理すべきファイルサーバーが増えると、当然ながら管理負担も増します。アクセス権限やセキュリティ対策の問題、OSやパッチ適用の問題、ハードウェアの老朽化やそのリプレースの問題、バックアップの問題など多岐にわたります。部門でファイルサーバーを管理しているような企業では、ファイル管理のルールが徹底されていないことも多く、トータルでの管理が複雑になり、それゆえ管理コストが膨れ上がっている例も良く見られます。

部門・拠点ごとにバラバラな管理運用ルール

多く見られる部門や拠点によって管理運用がバラバラになっているという問題については、フォルダの管理体系やファイル名のつけ方が異なると、必要なファイルがどこにあるのかを探すことが難しくなり、不要なフォルダやファイルが大量発生してしまい、容量不足を引き起こす可能性につながります。加えて、分散されていることによって検索性もより低くなります。

企業によっては、ファイルサーバーの容量不足を不便に感じた部門・拠点が、個別に外付けHDD・SDD等を購入・使用し、容量がいっぱいになったHDD・SSDが山積みになっているケースもあります。こうなると問題はもっと深刻です。消失といった損失やアクセス権に代表されるファイルサーバー管理におけるセキュリティポリシーも無視されますし、漏えいといったコンプライアンス違反やセキュリティ事故が発生するリスクが大幅に増大します。

このようなケースは個別に部門や個人で起きているため、ほとんどの情報システム部門ではコントロールできていない状態になります。元来、ファイル管理もファイルサーバー管理も中央集権的に行うことが最も効率的で安全なのです。

こうした深刻な事態が発生すると、情報システム管理者としてはできることはファイルサーバー管理の抜本的な見直しと、新しい仕組みの構築しかありません。

ファイルサーバー管理問題を解決するための対策

このように、多くの企業ではファイルサーバー管理に深刻な問題が発生しています。従って従来型のファイルサーバー管理には限界があり、新しい管理方法の適用やポリシーの策定が必要になってくるでしょう。前述した問題を踏まえて、ファイルサーバー管理問題を解決するための対策についてご紹介します。実は、たった2つの対策でファイルサーバー管理の問題を解決できます。

1. 新しいファイル管理ルールを作る

ファイルサーバーにおける管理運用を適切なものにするためには、やはりユーザー側から適切な利用を呼び掛ける必要があります。その際に、新しいファイル管理ルールの作成が必要になります。主なルールとして以下のポイントを盛り込みましょう。

  • ファイル名のつけ方
  • フォルダ名のつけ方
  • フォルダへの振り分け方
  • ファイルごとの管理期間
  • 即時削除すべきファイルの種類
  • 共有スペースの利用方法
  • 個人スペースの利用方法
  • 使用中ファイルの扱い方
  • 重要ファイルへのアクセス権限
  • 重要ファイルの管理場所
  • 重要ファイルの管理方法
  • 外部に送信してもよいファイルの定義
  • 間違ってファイルを削除してしまった場合の対処方法・手順

この他にも、企業ごとに環境に合わせたファイル管理ルールを作成することで、適切な管理の第一歩とすることができます。

2. クラウドストレージを検討する

上記の問題に対しては、これまでとは違った対策で解決を目指す必要があります。その方法の1つが「クラウドストレージの検討」です。

クラウドストレージとは、インターネット上で提供されているストレージ領域のことであり、社内に設置するファイルサーバーとは違いハードウェアを必要としません。必要なのはクラウドストレージを利用するための端末(既存のもの)と、インターネット回線、それとサービスを利用するにあたっての契約です。

クラウドストレージを利用することにより、一元的なファイルやファイルサーバーの管理ができることとなり、ファイル管理の理想に近づきます。ストレージの管理自体は事業者が全て行うため大幅に運用効率を向上させることができます。また、インターネット回線を使用することで部門・拠点ごとのコラボレーションも加速しますし働き方改革にも貢献できます。もちろん実績のあるクラウドストレージであればセキュリティ強化にもつながります。

環境や要件に沿ったファイルサーバー管理を

自社にハードウェアを設置するファイルサーバーは、クラウドストレージとは違ったメリットがあることも確かです。しかし、クラウドストレージを採用した際のメリットも数多く、昨今では時代の要請から大企業でもクラウドストレージの導入が飛躍的に増加しています。中には検索や版管理に代表されるようなコンテンツ管理の機能を持つものもあり、適切なファイルサーバー管理と、その上でのファイル活用や共有、コラボレーションの観点からも、あらためてクラウドストレージ活用の検討を始めてみてはいかがでしょうか。

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