企業経営において情報管理は最重要課題の1つであり、そのセキュリティ対策に頭を悩ませている担当者も多いことでしょう。まだまだファイルサーバーで情報管理をする企業が多い中、ファイルサーバーならではの課題も顕在化しています。今回はファイルサーバーの課題について考察すると共に、解決する方法も併せてご紹介していきます。
ファイルサーバーとは？
ファイルサーバーとは、LANやWANなどのローカルネットワーク上でファイルの共有や管理を行う目的で設置されるサーバーで、ビジネスにおいては主にデータやファイルの保管場所としても利用されています。一般的にはWindows ServerやLinuxなどのOSを利用して構築し、LAN接続によってデバイスと接続して利用します。さまざまなファイルを公開したり共有したりできるのはもちろん、個々の端末が故障してもデータが損なわれないため、バックアップ先として活用している企業もあることでしょう。
ファイルサーバーのあるある課題4選
管理や共有が簡単にできるファイルサーバーを導入している企業は多数あります。しかし、その運用には4つの課題があり、多くの管理者を悩ませています。それでは、ファイルサーバーの課題について確認していきましょう。
1：バックアップが追い付かない
ファイルやデータといった情報は企業にとって非常に重要な資産です。特に近年は、財務会計管理や人事管理、生産管理や在庫管理など、基幹系情報をデジタル管理する企業が増加しています。万が一、そういったデータやファイルが破損や消失してしまった場合、その損失は計り知れないほど大きなものとなるでしょう。そこで重要となるのがバックアップです。
しかし、20世紀後半に起きたIT革命以降、情報通信技術は日進月歩で発展し続け、いまや企業が取り扱うデータ量は膨大です。そして、業務で取り扱うデータ量が多くなるほど、比例してバックアップのデータ量も増加します。また、ファイルやデータが日々更新される業種では、毎日のようにバックアップをしなければなりません。そのため、多くの企業においてバックアップが追いつかないという課題が顕在化しています。
さらに、社内にファイルサーバーを設置している場合、災害時に本社が被災してしまうとファイルサーバーも破損してしまう可能性が出てきます。BCP（事業継続計画）対策でできることが限られてくる点からもバックアップに課題を抱えていると言えます。
2：容量が足りない
ファイルサーバーの運用において、多くの企業で課題となるのが容量不足です。保存できるデータ容量には限界がありますが、さまざまな業務プロセスがデジタル化され、業務過程で取り扱い、発生するファイルやデータの量は増加の一途を辿っています。たとえば、動画データや音声データといった容量の大きなファイルは、サーバー容量を圧迫する要因のひとつです。
容量不足を補うためにはサーバーの増設が不可欠ですが、サーバーの増設にはコストと機器を設置する設置スペースが必要になります。業務データの増加に伴う、運用コストの増大は企業にとって大きな課題でしょう。
3：管理に手間がかかる
ファイルサーバーの増設に必要なものは、増設費用と設置スペースだけではありません。労働生産性を最大化するには、システムの運用・保守を行うエンジニアの存在が不可欠です。
しかし、国内のIT産業は深刻な人材不足に陥っています。経済産業省とみずほ情報総研株式会社の調査によると、IT人材の不足数が2030年には約79万人に達すると試算されています。IT部門の人材不足が深刻化するなか、システムの管理業務に人的リソースを割くのが賢明な対策とは言えません。
また、ファイルサーバーは、サーバーごとの管理が基本であるため、サーバーを増設すると管理工数がますます増えてしまいます。管理の手間とコストの増大は会社にとって大きな負担となるでしょう。サーバーの増設は保存容量が増加するというメリットがある一方、貴重な経営資源の圧迫につながるという課題があります。
4：検索がしづらい
ファイルサーバーがもつ役割は、主に業務データの保管と共有です。ところが、部署やチームによってファイルの階層構造や命名規則が異なる、またそもそもファイルサーバーを横断的に全文検索できないため、情報の検索が困難になってしまうケースがあります。
データの共有はファイルサーバー導入する動機のひとつですが、検索性の低下を招いてしまっては結局必要なファイルは入手できず本末転倒です。情報量の増加に比例してファイルも増えるので、明確な管理ルールや全文検索の導入の策定をしなければなりません。
それ以外にも昨今のニューノーマルに合わせたテレワーク実施に伴い、分散されたファイルサーバーによるセキュリティやガバナンスの問題、在宅や外部環境からの社内ファイルサーバーへのアクセスのしづらさなど多くの問題を抱えている企業が多いことも事実でしょう。
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ファイルサーバーの課題を解決する方法
ITシステムの活用によって、さまざまな業務の効率化と自動化が実現しました。しかし、情報通信技術の発展に伴って情報量が増加し、ファイルサーバーの課題も顕在化しています。そこで、ここではファイルサーバーの課題を解決する方法について解説していきます。
1：管理のルールを整える
ファイルサーバーはファイルの保管場所であると同時に、組織全体で情報を共有するためのシステムでもあります。そこで重要となるのが、情報管理における明確なルールの策定です。具体的には、ファイルやフォルダの命名規則および階層構造の統一、データ削除における明確な基準を設けるなどのルールを策定します。
このようにファイルの管理ルールを定めることで、情報への迅速なアクセスと円滑な共有につながります。ファイルを探すための手間や時間を軽減できるので、業務効率の向上にも貢献するでしょう。また、人事情報や顧客情報といった機密情報に関しては、アクセス権限設定によって閲覧制限を設けることが大切です。これらは人為ミスによる削除や情報漏洩のリスク低減につながります。
2：ファイルの容量を調整する
データ保管容量は限られているため、必要なデータと不要なデータの取捨選択が必要です。重要度の高いデータはパスワードで保護し、重複ファイルや古いファイルといった重要度の低いデータを削除することで容量を調整できます。データの取捨選択については、しっかりとしたデータの精査やアンケート調査などを実施しましょう。
3：アーカイブデータを分ける
普段使いのデータとアーカイブデータを分類することで、より効率的な運用が可能です。メインのファイルサーバーとは別に、大容量データを保存できるアーカイブ用のストレージを設置します。そして、普段使いのデータはメインのファイルサーバーに保存し、利用頻度の低いデータはアーカイブ専用ストレージに保管します。データを使用頻度によって分類することで、空き容量の安定的な確保を可能にします。
4：抜本的な対策としてクラウドストレージを利用する
ITインフラをオンプレミス型からクラウド型へと移行することで、ファイルサーバーが抱える多くの課題を一気に解決できます。たとえば、クラウドストレージであれば、バックアップ問題や容量問題におけるサーバー機器の増設や管理施設を必要としません。サーバーの増設が不要なため、情報システム部門の管理業務を大幅に軽減できるでしょう。また、リモートワーク環境下でのアクセスのしやすさなどクラウドならではのメリットがあることも事実です。
そこでおすすめしたいのが、法人向けクラウドストレージの「Box」です。Boxを利用する最大のメリットは、単なるクラウドストレージではなく、セキュリティやコラボレーション、全文検索、バージョン管理といった企業利用に必要な各種機能を持ちながら容量無制限でファイル保管と共有が可能という点にあります。アクセス権限設定や外部連携設定など、管理機能も充実しているので、社内だけではなく外部関係者との共有も安心安全にできます。また、直感的な操作性を備えているため、あらゆる人に使いやすいことに加えて、情報を見つけやすく情報へのアクセス性に優れます。Boxはファイルサーバーに課題を感じていたり、クラウド型への移行を検討している企業におすすめのクラウドストレージです。
ファイル共有とは？取引先やリモートワーカー同士の安全な方法
まとめ
情報は企業にとって重要な経営資産です。苛烈な競争社会において企業が優位性を確保するためには、いかに情報を有効的に活用するかが求められます。またファイルの適切な保管は、昨今のコンプライアンス社会でも重要なガバナンスの礎となります。したがって、企業にとってファイルサーバーの運用管理の最適化は、無視できない課題です。現在、ITインフラの主流は、オンプレミス型からクラウド型へと移行しつつあります。社内ファイルサーバーでの情報管理に限界を感じている企業は、法人向けクラウドストレージのBoxを導入してみてはいかがでしょうか。
