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社内コミュニケーションを加速するツール10選

 2021.10.21  Box Japan

テレワークにおけるコミュニケーション不足を解消する上では、ITツールの活用が欠かせません。ツールを上手く活用すれば、社内のコミュニケーションが活発になるだけでなく、コラボレーションの促進や業務の効率化も期待できます。この記事では、コミュニケーションツールの選び方やおすすめのツール10選を紹介します。最後にコミュニケーション最適化のポイントにも触れます。

社内コミュニケーションを加速するツール10選

コミュニケーションツール導入のポイント

コミュニケーションツールは種類が豊富であり、導入が決まっても、いざ具体的な製品選定の段階になると、どの製品を選ぶべきか決めかねている担当者もいるのではないでしょうか。

ツールの使い勝手のよさは業務内容によっても変わるため、あらゆる人や企業にとってのこれがベスト!というツールを挙げることはできません。しかし、「セキュリティ対策が充実しているか」「汎用性が高く複数のOSやブラウザで使用できるか」といったことは業務に関係なく注目すべきポイントです。まず具体的なツールの選定方法や、導入時の注意点を解説します。

自社の現状に適合するツールを選ぶ

一口にコミュニケーションツールといっても、ビジネスチャットをメイン機能としているツールもあれば、プロジェクトの進捗やワークフローの管理もできる多機能でコラボレーション寄りのツールもあります。単にコミュニケーションが増えればいいと考えるのではなく、「現状の業務においてどのような課題があり、どのようなサポートが必要か」という視点でツールを選定することが大事です。

なお、自社に導入済のツールやシステムがある場合、それらと連携できるものの方が望ましいでしょう。既存のツールと操作性や使用感が近いツールを導入すれば使いやすいため、「せっかく導入したのにあまり利用されていない」といった課題も防げるはずです。

導入時の注意点

本格的な導入の前に必ずテスト導入を行い、実際に使ってみた現場の感想を聞きましょう。自社の現状に適したツールを選んだとしても、使ってみないことには真価はわかりません。また、「こういう機能があると助かる」といった従業員からの要望が出てくる可能性もあります。

導入する際にはテスト導入で上がってきた疑問点や課題を整理して利用ルールを定め、従業員に周知することも必要です。例えば、勤務時間外の連絡に関するマナーや、社外の人が参加する場合のセキュリティ上のルールを定めておくことは、トラブルを防止する上で欠かせません。

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おすすめコミュニケーションツール10選

ここからは、代表的なコミュニケーションツール10点の特徴やプランを紹介します。

Microsoft Teams

Microsoft社が提供する「Microsoft Teams」は、チャットやビデオ会議、通話、予定表、ファイル共有、Officeファイルの共同編集といった機能を備えるグループウェアです。対話型のライブイベントは最大1,000人、ブロードキャストは最大1万人の参加が可能。WordやExcelといったOfficeアプリとシームレスに連携でき、高度なセキュリティ機能とリアルタイムのノイズ抑制機能を有しています。

機能に制限がある無料版のほか、Officeアプリのサブスクリプションサービス「Microsoft365」の一機能として提供されている有料版の2種類があります。有料版は法人の種類や規模によって複数のプランに分かれています。

Slack(スラック)

アメリカのSlack Technologies社が提供するチャットツール。世界中の75万社を超える企業で活用されており、日本でも日本経済新聞やパナソニックなど大手企業が利用しています。プロジェクトごと、部署ごと、クライアント別など、それぞれのコミュニティごとにスレッドを作成できるため、各方面からの連絡が入り混じることはありません。検索機能で過去のやり取りから必要な情報も簡単に見つけられます。

連携可能な外部サービスが2,200以上と充実しているほか、送受信できるデータの種類が多い点も特徴。チャットのほかに無料ビデオ通話や音声通話、話しながらの画面共有も可能です。

Chatwork(チャットワーク)

国内企業のChatwork社が提供するビジネスチャットツールです。導入企業は30万社を超え、中小企業向けのビジネスチャットでは国内シェアNo.1。チャットのほか、タスク管理やファイル共有、ビデオ通話、音声通話が使えます。ファイルの送受信には容量制限がなく、容量の大きい画像なども安心。KDDIとの業務提供によって高いセキュリティ水準を実現しており、大企業や官公庁での導入実績があります。万が一システム管理者の操作ミスでデータが消失しても常にバックアップがされているため復元が可能。有料プランならユーザー管理も行えます。

asana(アサナ)

Facebookの共同開発者・ダスティン・モスコヴィッツ氏が開発したプロジェクト管理ツールで、世界190ヶ国、9万を超える組織で活用されています。主な機能はプロジェクト管理やプロセス管理、無制限のファイルストレージなど。直感的に使えるデザインを強みとしており、カンバンやタイムライン、ガントチャートなど、タスクの表示形式が豊富なため、業務に合わせたタスク管理ができます。上位プランの「Business」では複数のプロジェクトを同時進行させることも可能です。

Backlog(バックログ)

株式会社ヌーラボが提供するプロジェクト管理ツールです。プロジェクト管理に必要な機能が一通りそろっており、タスク管理や課題管理、バグ管理システム、バージョン管理、社内Wikiなどが利用可能。シンプルで直感的に使えるデザインが特徴で、カンバンボードやガントチャートによってプロジェクトの進捗状況が可視化でき、ひと目でわかります。IPアドレスを制限してセキュリティレベルを高める機能があり、安全な情報管理を実現。制作会社やソフトウェアの開発企業、広告代理店など幅広い業種で利用されています。

サイボウズOffice

サイボウズ社が提供するグループウェアで、グループウェアとしての中小企業国内シェアはNo.1。国内の約67,000社に導入されています。スケジュール共有やワークフロー管理、ファイル管理、掲示板、報告書の作成・共有、メッセージ、タイムカードといった機能を有し、社内のコミュニケーションや情報共有をワンパックで支援します。トップページにはその日の予定や自分宛の連絡、申請がまとめて表示されるため、重要な情報を見逃す心配がありません。サービスの提供方法はオンプレミス型とクラウド型から選択可能。システムの導入経験やITの専門スキルがない人でも無理なく管理できます。

Dropbox Business

アメリカのDropbox社が提供しているオンラインストレージサービス。世界50万以上のチームで利用されており、世界でもトップレベルのシェアを誇ります。主な機能は5TB(5,000GB)のストレージと、ファイルの共有・共同作業。Googleドキュメントやスプレッドシート、MicrosoftのOfficeファイルなどもすべてDropboxで作成・編集・共有可能。動画など容量の大きいデータの管理に強く、パスワードと有効期限も設定しておくことで、あらゆるサイズのファイルを安全に送受信できます。誤ってファイルを削除したり上書きしてしまったりした場合でも、180日間は復元が可能です。

Google Drive

アメリカのGoogle社が提供するオンラインストレージ。企業向けグループウェア「Google Workspace」に含まれるサービスの一つです。テキストや画像だけでなく、動画やデザインなども保存できます。ドキュメントやスプレッドシート、スライドといったGoogleの生産性向上アプリやMicrosoft Officeアプリとも連携し、リアルタイムでファイルの共同編集が行えます。Mac、Windows、Android、iOSのすべてのデバイスで利用可能。AIと高度な検索テクノロジーにより、探したいファイルを予測して関連性の高いコンテンツを表示するといった、作業の効率化とスピードアップが期待できるでしょう。

OneDrive for Business

Microsoft社が提供するビジネス向けのオンラインストレージサービスです。Teamsと同じく「Microsoft 365 」に含まれるサービスの一つですが、OneDrive単体でも利用できます。WordやExcel、PowerPointといったOfficeアプリとの連携のしやすさは折り紙付きで、Fortune500に名を連ねる企業の85%以上が利用しています。OneDriveのモバイルアプリを利用すれば、紙の書類やホワイトボード、身分証明書などを撮影して簡単にPDFに変換できるほか、スキャンしたデータに文字やイラストを書き込むことも可能です。

Box

アメリカのBox社が提供するコンテンツクラウドです。全世界で10万社以上、日本でも1万社が使うサービスです。使いやすさとセキュリティを兼ね備えており、ファイルの作成・共有、共同編集、電子署名、検索、保存、破棄までの全ライフサイクルを一つのプラットフォーム上でサポートします。Microsoft TeamsやGoogle Workspaceなど多くのアプリやクラウドとも連携でき、社内外・デバイス・ソフトウェアを問わず、どこからでもリアルタイムでコミュニケーション・コラボレーションできます。例えば、高シェア同士の組み合わせとして、普段Microsoft Teamsを利用している企業は、「Box for Microsoft Teams」を利用することでTeamsをインターフェースにしたシームレスな連携ができます。Teams画面を切り替えることなく直接Boxに保存されているコンテンツを共有でき、より効率的に共同作業を進められるでしょう。

開発知識やスキルなしにセルフサービスで簡単にワークフローを作成でき、反復作業の自動化まで可能な、コンテンツを軸にしたあらゆるサービスを利用できます。

まとめ

コミュニケーションツールは、セキュリティと汎用性の高さを基準としながら、各サービスの特徴と自社の用途・既存のツールとの連携性などを照らし合わせて選ぶことが大切です。複数のサービスを併用することも可能ですし、有用です。反面、企業の重要な文書が、ツールごとに分散された状態で保管されることは、セキュリティや利便性、生産性の問題からもおすすめができません。コミュニケーションには業務や従業員によって選択肢があった方が効率的で生産性も上がります。一方、これらのコミュニケーションツールを使いながらもBoxのようなコンテンツのハブとなるツールを導入することが、真のコミュニケーションやコラボレーションを加速するポイントと言えるのではないでしょうか。

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