機密性の高い文書の管理・共有をBox で一元化
セキュアなクラウドで弁護士業務を革新
ITサービスを手がける企業に「法律顧問サービス」を提供する弁護士法人ファースト＆タンデムスプリント法律事務所は、日常的に多くの書類や紙を取り扱い厳重なファイル管理が求められる弁護士業務に、クラウド コンテンツ マネジメント「Box」を導入。
全国の顧問先との書類のやり取りや複数の関係者での共同作業、日々発生する複数の書類とバージョンの管理にセキュアなクラウドサービスを徹底活用することで、業務効率を劇的に向上。デジタル化の推進により、場所に縛られない働き方で弁護士の世界に革新をもたらしている。
数多くの書類と複数のバージョン管理を扱う弁護士業務
代表弁護士 藤井 総 氏
弁護士法人ファースト＆タンデムスプリント法律事務所は、「世界を便利にしてくれるIT サービスをサポートする」ことをミッションに、ITに特化した専門性の高いリーガルサービスを提供している。代表弁護士の藤井 総氏は、業務の特性について次のように語る。 「弁護士の成果物は基本的に書類です。契約書や法律相談、裁判所に提出する資料など、日々たくさんの書類をやり取りしています。そのため紙を扱うことが非常に多く、紙に埋もれてしまっている法律事務所が多いのが実状です」
多くの弁護士がメール添付で書類を外部と共有しているが、そうした作業の繁雑さ、不便さを感じていた藤井弁護士は、早い段階からビジネスチャットツールを活用していた。
「1本の契約書を作成するにしても、顧問先から送られてくる関連資料を元に弁護士が契約書を作成し、複数の関係者との確認・修正作業が繰り返し行われます。これらをすべてメール添付で行うと大変な手間がかかります。そこでビジネスチャットでファイルをアップロードし、共有していました」
メールの代わりにビジネスチャットを使うことで、書類のやり取りに関する手間は大幅に削減された。しかし、課題がもうひとつあった。それは日々の業務で数多く取り扱う書類のバージョン管理だ。
「弁護士が扱う書類は、数が多いだけではなく、交渉の過程で複数のバージョンが発生します。例えば、顧問先が取引先から提示された元の契約書があり、それに対して私が修正をし、それを取引先の顧問弁護士も修正をし、さらに再度私が修正すると4つのバージョンになります。同じ書類で次々と複数のバージョンが重なっていくという特性があり、その管理が大きな負荷となっていました」そこで、Google Drive でファイルを管理するという方法を試してみたが、UI が分かりにくくバージョン管理の課題も解決にいたらなかった。
きめ細かいアクセス権限設定でセキュアに外部とファイルを共有
数多くの書類を取り扱う日々の業務を効率化するため、UI が優れていてバージョン管理が容易なクラウドサービス模索している中で、藤井弁護士はBox と出会う。
「Box はUI が直感的で分かりやすく、複数のファイルがあっても視認性が高く、プレビューも見やすく早い。今まではファイル名に日付を入れてバージョンを管理していましたが、クラウド上で上書き保存するだけで一つのファイルで管理ができ、バージョン履歴もあります。これだ、と思いました」
弁護士は業務上、顧問先の機密情報を扱うため厳重なファイル管理が不可欠だ。この点でも藤井弁護士はBox の優位性を挙げる。 「Box は7段階のコラボレータ権限設定が可能です。例えばプレビュー（閲覧）やアップロードのみといった細かい設定を使って、本当に必要な限られた人にだけ、それぞれに適した権限を付与できます。またログも取れますので、誰が、いつどのファイルにアクセスして、どのような操作を行ったかが把握できます。こうした細やかなセキュリティもBox を選んだ理由のひとつです」
書類の管理だけではなくコラボレーションのプラットフォームとしてBoxを活用
Box 活用は他にも多くの場面でメリットをもたらしている。藤井弁護士は、Box を基点として１つのファイルに複数の関係者が修正・コメントを入れて書類を完成していく作業で、特にそのメリットを実感しているという。
「契約書を作成する過程では、複数の担当者が確認を行い、それを元に契約書本文を修正する場合がよくありますが、これをメール添付で行うと大変な手間になります。Box と連携するビジネスチャット「チャットワーク」でコメントをやり取りし、Box 上のファイルを修正すれば即座に最新版として保存されますので、無駄なコミュニケーションコストがかかりません」
Box は、単なるファイルのストレージとしてではなく、複数の関係者が共同作業を行う際のコラボレーションのプラットフォームとして活用されているのだ。
「クライアントがアップロードしたファイルを修正する作業では、Box を使うことで、これまで4工程（ローカルにダウンロード・修正・ファイル名変更・アップロード）かかっていたものが1工程（修正だけ）になりました。それが日々積み重ねられますので、トータルで大きな無駄な時間、工数の削減になっていると思います」と藤井弁護士は語る。
また、業務効率化のために他にもさまざまなクラウドサービスを活用しているが、電子契約サービス「クラウドサイン」もその一つだ。Box 上で完成させた書類の契約作業をオンライン上で完結することで、書類の印刷、捺印、印紙貼付、封入などの工数やコストを削減できる。
クラウドサービスが士業のビジネスモデルを変える
クラウドサービスの活用は、事務所が基本となる従来の弁護士の働き方を革新することにもつながっている。
「必要な書類をクラウド上で管理すれば、場所に縛られずに、いつでもどこでも仕事ができます。しかもセキュアな環境でアクセスできますので、情報漏えいの心配もありませんし、無駄な作業をなくすことでストレスもなくなり、本業に使う時間を増やすことができます。Box は働き方を変えるためにも最適だと思います」
このように弁護士の働き方を革新することは、実はビジネスの飛躍にも大きく貢献している。 「クラウドで業務生産性が向上することで、複数の案件を効率的に進められるようになります。クライアントに法律事務所に来ていただく従来のスタイルではなく、オンライン上でコミュニケーションができれば、商圏は日本全国に広がります。さらに、よりスピーディーな対応が可能になりクライアントの満足度も高まります。結果としてビジネスの貢献につながると思います」
また、クラウド上で機密文書を扱うことに関しては「USB やハードウェアよりも、セキュアなクラウドサービスの方が、クラウド 事業者による万全なセキュリティ対策やバックアップもあり、信頼性が高いと思っています。適切なクラウドサービスを選択し、アカウント管理をしっかりと行うことで非常に高いセキュリティを実現できると考えています。こうした考え方は今後どんどん広まっていくのではないでしょうか」と語る。
ファースト＆タンデムスプリント法律事務所では、今後も各業務に適したセキュアなクラウドサービスを徹底活用することで業務効率のさらなる向上を図り、顧問先に対してより質の高いリーガルサービスの提供を目指していく。
藤井弁護士のインタビュー動画はこちら
あなたにオススメのコンテンツはこちら
- 良品計画Box導入事例
USBやシャドーITの利用による情報漏えいリスクに対応。
セキュアな社外共有を行うため、DLPシステムとの連携で顧客情報の監視と保護を強化。 - Box連携でセキュリティ強化、情報漏えい防止
情報漏えいリスクを察知し、セキュアに情報共有、コラボレーションを促進。