効率的なチーム作業のためのファイル管理のポイント

 2020.04.02  Box Japan

リモートワークテレワークも含め、生産性向上のために欠かせない要素といえば「効率的な情報共有」です。チーム内での情報共有がスムーズに進めば、作業効率は劇的に向上し、全体の生産性は改善されます。そこで大切なことの一つにファイル管理があります。情報共有の多くはファイルを中心としてやり取りされることから、効率的なファイル管理が大きな生産性を生み出します。昨今必要と言われているリモートワークやテレワークも、ファイルへのアクセス無しでは成り立たないことは想像に難くないと思います。

このブログでは、ファイルへのアクセスの観点で効率的なチーム作業のためのファイル管理のポイントをご紹介します。皆さんの会社、組織では現在どのようなファイル管理を実施していますか?この機会にファイル管理のポイントを知っておきましょう。

file-management

ファイル管理で作業効率が下がるケース

まずは、チーム作業にあたりどういったファイル管理を実施すると作業効率が下がってしまうのか、いくつかのケースを紹介します。

ファイル名の付け方に一貫性が無い

ファイル名を付けるにあたり、メンバーの裁量に任せているとファイル名に一貫性が無くなります。他のメンバーがファイル名を見ただけでその内容を判断できなくなることが多いため、チームが混乱し効率が落ちます。

フォルダが細分化されすぎている

ファイルを管理するためにフォルダを作成します。そのフォルダが細分化されすぎていると、階層も深くなり、目的のファイルがどのフォルダに保存されているのか分からなくなるため、作業効率が下がってしまいます。

フォルダ階層を深くしすぎている

上記と同様ではありますが、フォルダ階層が深すぎると、目的のファイルへたどり着くのに時間がかかります。最大でも3クリックで目的のファイルにたどり着けるくらいのフォルダ階層が理想的でしょう。

フォルダ階層にダブりがある

1つのフォルダ階層内に似たようなフォルダが作られていると、ファイル管理が混乱する可能性があります。たとえば「会議資料」と「議事録」というフォルダが同じ階層にある場合、会議で作成した議事録がどこに保存されているかが分かりづらくなります。

ファイルごとの保存期間が決められていない

古いファイルをいつまでも保存したままでいると、ファイル管理が複雑になります。ストレージ容量も圧迫してしまいますし、その分コストがかかります。

以上のケースに心当たりがある場合、ファイル管理が適切に行えずにチームの作業効率が下がっている可能性があります。チームの課題を認識し、適切な対処を実施する必要があります。

ファイル管理を効率化する3つのルール

それでは、チーム作業を効率よくするためのファイル管理について、ぜひ適用していただきたい3つのルールを紹介します。

1. ファイル名の付け方のルール(ファイル命名ルール)

ファイル管理を分かりやすくするためにまず必要なのが、ファイル名の付け方のルールを設定することです。チームメンバー全員が、ファイル名を見てその内容を想像できるようにすれば、作業効率は上がります。主に、以下のようなルールについて考えましょう。

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(ア) ファイル名は日付か種類で分ける

(イ) ファイル名を日本語か英語で付ける

(ウ) つなぎの記号はハイフン( - )なのかアンダーバー( _ )なのか

(エ) 日付の書き方を統一する(20200101など)

(オ) ファイル名の最後に数字を加えてバージョン管理を行う(日付_種類_00など)

2. フォルダ分けのルール

ファイル名の付け方に加えて、フォルダ分けのルールも設定しておきましょう。フォルダ階層が複雑になると、それだけで目的のファイルを探すのに手間取ってしまいます。主に、以下のような具体的なルールについて考えます。

(ア) 用件ごとにフォルダを分ける

(イ) フォルダ階層は3層までを上限にする

(ウ) 繰り返し用件は期間ごとに作る

(エ) フォルダ内の保存ファイルは20個を上限にする

3. バックアップのルール

フォルダ管理を徹底する際に忘れてはいけないのが、バックアップルールの設定です。ファイルを適切に管理するためにバックアップを実施し、定期的にファイルを整理する機会を設けます。主に、以下のようなルールについて考えます。

(ア) バックアップの頻度を決める(日次、月次など)

(イ) バックアップのタイミングを決める

(ウ) 過去のどれだけの期間のファイルを残すか

(エ) どういったファイルを削除、またはアーカイブするか

チーム作業のためのオンラインストレージ

チーム作業におけるファイル管理で検討していただきたいのが、オンラインストレージです。このサービスは、インターネット空間に用意されたファイル共有スペースを利用することで、ファイルサーバーやNAS(ネットワーク接続ストレージ)を社内に設置せずにファイル管理を行うことができます。社内外からアクセスができ、リモートワークやテレワークにも有用で、かつチームで効率的な作業を実施するために、オンラインストレージは欠かせない存在になりつつあります。以下に、チーム作業でオンラインストレージを利用するメリットをご紹介します。

ファイルのやり取りが非常にスムーズ

チーム内では常にファイルのやり取りが発生します。また、社内だけではなく、社外関係者と密にコミュニケーションを取ることも必要でしょう。それらのステークホルダーやサプライチェーンの関係者と業務資料や成果物などを頻繁に共有するような場合、ファイルサーバー自体が生産性を低下させる原因となります。

ファイルサーバーを使う企業の多くは、ファイルの共有をメール添付で行います。メール添付は、ストレージの圧迫によるコスト増に加えて情報漏えいの可能性が高まります。また、ファイルのコピーと等しいためバージョン管理も曖昧になります。オンラインストレージの場合、ファイルがインターネット上にあるため、ファイルのやりとりはURLリンクで行います。そのため、メール添付が無くなるというメリットがあります。

ゲストを招待してファイルを共有できる

多くのオンラインストレージは、ゲストに部分的にアクセス権を付与することでチーム内のメンバーだけでなく、チーム外や社外のユーザーともファイル共有が行えます。メール添付によるファイル共有では、誤送信のリスクなどもあります。オンラインストレージで適切な権限を設定することで、セキュリティを確保しながら効率的なファイル共有を行えます。

ストレージ容量が無制限

企業において保存するデータ量が年々増加する中、チーム内で管理するデータ量も増えています。特に製造業のCADデータや、クリエイティブ系のチームの動画や画像、IoTデータなどは大容量ファイルを保存することも多いので、ストレージを気にして作業が思うように進まないことも多いでしょう。

オンラインストレージの中には、ストレージ容量を無制限に提供しているサービスがあるため、容量を気にせずファイルを保存することができます。そのためストレージコストだけでなく、それに伴う管理コストが大幅に下げられます。

業務プロセスを効率化させる

Boxのようなオンラインストレージは、単純なファイルサーバー機能のみを提供している訳ではありません。コンテンツ管理機能やコラボレーションのための豊富な機能を提供しています。実は非常に便利な機能が、コンテンツ管理機能の1つの版管理です。版管理の機能があれば編集したものを上書きしていくだけで、常に最新のファイルにアクセスできます。ファイルの命名ルールより運用がシンプルで間違いがありません。その他、ワークフローなどの機能も活用すれば、ドラフトから最終版への承認プロセスやレビュープロセスを構築することも可能です。そのため、オンラインストレージによってビジネスそのものを効率化できるでしょう。

チーム作業にオンラインストレージを検討しよう!

このようにファイルサーバーやNASなど、従来のファイル管理方法に比べると、オンラインストレージはチーム作業を実施する上でさまざまなメリットがあります。これにファイル管理のためのルールを加えれば、チーム作業を効率化して、生産性を向上できるでしょう。チーム作業におけるファイル管理に課題を感じている場合は、今回ご紹介した管理ルールを設定しながら、オンラインストレージの活用を検討してみてはいかがでしょうか。リモートワークやテレワークをあらたに実施する際にも、ファイルの管理が片付くため、リモートワークやテレワーク化の加速につながります。

クラウドコンテンツ管理市場におけるアナリストレポート 〜Gartner (ガートナー)、Forrester (フォレスター)、IDC〜

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