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社外の関係者との安全なファイル共有の方法とそれぞれのメリット・デメリット

 2021.02.18  Box Japan

企業活動の上で日常的に行なっているファイルの共有において、最も重要な課題はセキュリティです。特に顧客や取引先といった社外の関係者とのファイル共有には、徹底したセキュリティ管理が求められます。そこで今回は、安全なファイル共有の方法のご紹介と、それぞれのメリットやデメリットについて解説します。

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社外の関係者とのファイル共有はセキュリティリスクが高い

インターネットを使った業務では、常に情報漏えいリスクが隣り合わせと言えます。例えば、メールにファイルを添付して共有する方法は手軽な手段ではありますが、情報漏えいリスクの高い方法です。

メールアドレスの誤入力、「To」「Cc」「Bcc」の使い分けミス、添付ファイルの選択ミスなど、ほんの僅かなミスによって情報漏えいは起こります。例え社員個人のミスによる情報漏えいでも、企業全体の信用失墜につながります。また、損害賠償請求へと発展することもあります。

メールを送るという簡単な作業だからこそ、より慎重な取り扱いが不可欠です。よって、メール送信を承認制にしたり、添付ファイルを暗号化したりといった対策を行なっている企業もあるでしょう。

メール添付以外でのファイル共有方法として利用されたのがファイル共有ソフトです。P2P(Peer to Peer)方式でファイルのやり取りを行うことから「P2Pソフト」と呼ばれます。ただし、ファイル共有ソフトは便利だった反面、ウイルスに感染したファイルが出回ることもあったため、セキュリティ管理に不安がありました。何も知らずにウイルスに感染したソフトウェアをダウンロードするユーザーも多く、また著作物を違法に共有するなど社会問題にもなり、現在、企業で使っているところはほぼないと思われます。

社外の関係者とのファイル共有方法とそれぞれのメリット・デメリットとは

一般に、2MBを超えるような大きいファイルをメール添付するのはマナー違反と言われています。そこで、ファイル転送サービスや、記憶端末の受け渡しといった大きなデータのやり取りを行う方法をとることがあるでしょう。それでは、いくつかのファイル共有方法と、それぞれのメリット・デメリットについて解説します。

ファイル転送サービスを利用する

ファイル転送サービスは容量の大きいファイルの転送によく利用されます。ファイル転送サービスは無料のものが多く、簡単に利用できるのがメリットです。一方、セキュリティ面での安全性に不安があります。多くのサービスは海外にサーバーを置いていたり、パスワードの利用ができなかったりと、不安を生じさせるものも少なくありません。また利用履歴が残らないという点もビジネスユースに適しているとは言い難いでしょう。ファイル転送サービスは手軽さや無料で利用可能というメリットがあるものの、自社運営のファイル交換や転送サービス以外は情報漏えいの原因となったり、そもそも企業から見るとシャドーITであることが多く、そこには大きなデメリットがあることを理解する必要があります。

記憶端末による受け渡し

USBメモリやHDDなどの記憶媒体であれば、確実にデータを社外へ渡すことが可能です。しかしセキュリティ管理の観点から、物理的な記憶端末による、データの受け渡しは行わない企業が増加しています。送付中に記憶端末が紛失・故障する危険性も否定できません。万が一、破損したUSBメモリやHDDを郵送してしまえば、情報管理のずさんさを公言するようなものです。また、昨年からのコロナ禍のような状況でテレワークを実施するとなると、必ずしもオフィスにいるとは限らないため、物理的な受け渡しが難しくなったこともデメリットや時流に合わないということになります。こうした背景もあり、近年ではインターネットを介したファイル共有が主流となっています。

社外の人とのファイル共有はクラウドストレージがおすすめ

クラウドストレージはインターネット上にデータを保管するサービスで、業種業界によってはオンラインストレージとも呼びます。クラウドストレージは社内のファイル共有、写真や動画の保存、データのバックアップなどをスピーディに処理できるサービスです。

どこからでもアクセスでき、複数のデバイス間による同時接続も可能で、優れたファイル共有方法として多くの企業で導入が進んでいます。ここでは、クラウドストレージを導入するメリットについて見ていきましょう。

情報漏えいを防げる

情報漏えいは、企業としての信用失墜へ直結します。したがって、情報システムのセキュリティ管理は、最も重要な課題のひとつです。

クラウドストレージは「管理者権限機能」により、ファイルの閲覧や変更などを行えるユーザーを管理できます。フォルダやファイルごとに利用者の閲覧権限や変更権限を付与でき、しかるべき担当者以外が閲覧してしまうリスクを排除します。

例えば、顧客や取引先のユーザーには閲覧のみ(ダウンロードはできない)の共有権限に設定することで、安全なファイル共有を行えます。管理者権限機能があることで、社外との外部ファイル共有をスムーズにしつつ、情報漏えいリスクを軽減できるでしょう。

ファイルの紛失回避ができる

クラウドストレージはクラウドサービスのため、USBメモリやHDDのように紛失する可能性がありません。とくにUSBメモリは小型で携帯性に優れるというメリットがある反面、紛失しやすいというデメリットがありました。

クラウドストレージを利用することで、ファイルの紛失や破損を回避しながら、データを確実に共有できます。また、ファイル転送サービスのように共有期限がなく、半永久的にファイルを共有することができます。もちろん、高機能なサービスには共有期限をファイルやフォルダの所有者や管理者が意図して付けることができるものがあり、よりセキュリティ管理を強化することができます。メール等で1つのファイルをあちこちに共有され、いつの間にか複数のコピーやバージョンができてしまうということもなく、常に最新のデータを関係者全体で共有可能な点も、大きなメリットです。

簡単に利用できる

システムの導入において、ユーザーが簡単に利用できるか否かは重要な要素です。どれほど優れたシステムであっても、利用者が使えなければ意味はありません。「誰にとっても使いやすい」という点は、重要な選定項目のひとつです。

実際、「シンプルで操作性に優れたUIとUXをもつクラウドストレージ」を提供するサービスが、増加傾向にあります。PC操作が不得手な社員・ITスキルの高くない社員でも、問題なく利用できるサービスを選びましょう。

また、クラウドストレージはSaaSのため、サーバーやネットワーク機器の導入や保守・管理が不要です。従って、オンプレミス型のシステム管理と比較すると導入コストが安く抑えられます。また、サービス申込後、すぐに利用が可能というのも大きなメリットです。専門のIT管理者のいない中小企業でも導入しやすく、簡単に利用できる、その割にセキュリティやガバナンスに神経をとがらす大企業との共有も問題なくこなせるのがクラウドストレージの特徴と言えるでしょう。

まとめ

顧客や取引先など、社外とのファイル共有はセキュリティの管理が最優先事項です。効率的で信頼性の高いクラウドストレージでのファイル共有は情報漏えいリスクを軽減します。そこでおすすめなのが企業向けクラウドストレージで圧倒的なシェアを誇る「Box」です。セキュリティに信頼のおけるBoxを利用することで、セキュリティやリスク管理の最適化をしましょう。セキュリティ対策やテレワーク実施といった自社の事業戦略にクラウドストレージを取り入れるのなら、高機能でも使い勝手の良いサービスを選ぶことが重要です。


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