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ZoomやTeamsなどWeb会議ツールでの
ファイル共有はどうすべきか

 2022.03.31  Box Japan

テレワークやハイブリッドワークに欠かせないツールの1つが、ZoomやMicrosoft TeamsをはじめとしたWeb会議ツールです。それらは音声によるコミュニケーションやファイル共有、テキストチャットも可能な、今や欠かせないツールですが、ファイル共有には気をつける必要があります。本記事では、Web会議ツールにおけるファイル共有で注意すべき点、特にセキュリティ対策に重きをおいて解説します。

ZoomやTeamsなどWeb会議ツールでのファイル共有はどうすべきか

Web会議で必須のファイル共有でもセキュリティを意識

Web会議ツールを用いれば、オンラインでチームメンバーや業務関係者とのファイル共有も可能となるため、会議でのより深い理解のためには共有は必須です。ただし、適切なセキュリティ対策を講じておかないと、思いもよらなかったリスクを招いてしまいかねません。そこで、本記事では安全に業務に必要なコンテンツを共有するための主なセキュリティ対策を解説します。セキュアなWeb会議を実践する際の参考としてください。

ファイルを限定

Web会議ツール上で、何もかも共有してしまうのは非常に危険です。部内や社内といった信頼できるメンバーのみで構成されたチームならまだしも、そうでない場合には扱うファイルを限定しましょう。スクリーンショットを取られるおそれもあるのです。

個人情報が入ったファイルの共有は最も注意が必要です。万が一、このような情報が外部に流出してしまうと、企業としての信頼を損ねてしまうのは言わずもがなです。

例えば、「業務委託先の従業員がファイルをダウンロードしてインターネット上に流出させてしまう」といったことも危惧しておかねばなりません。共有するファイルについて、あらかじめ使用範囲や用途、禁止事項などをルール化しておくとよいでしょう。

共有に関する設定

共有に関する設定も適切に行いましょう。

例えばZoomなら、ファイル送信機能を手動でOFFにしておきます。ZoomではデフォルトでONになっていますが、これをOFFにすれば、誤って重要な情報を共有してしまう心配もありません。

画面共有の制限を行うのも有効です。誰でも共有可能な状態にしておくと、画面をのっとられてしまうリスクがあるためです。Zoomであれば、「管理者のみが共有可能」になるよう設定できます。

会議参加の制限

誰でも会議に参加できる状態では、望ましくない人物が加わってしまう恐れがあります。そのため、「デリケートな情報を扱うとき」「ファイルを共有されると困る人物が参加する可能性があるとき」などには、会議参加の制限が必要です。

Teamsであれば「ロビー」の、Zoomであれば「待機室」の有効設定で参加者を確認できます。設定すると、管理者側で許可したユーザーのみ会議に参加可能となります。また、認証ユーザーのみが参加できるよう設定しておくことも、有効なセキュリティ対策です。

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Web会議ツール以外でファイルを共有する手段

ファイル共有は、Web会議ツールでしかできないわけではありません。「Web会議ツール以外の既存のシステムやツールを用いてファイル共有をする」「よりセキュリティの高いツールを利用する」といったことも要検討です。

なお、以下に紹介する手法以外にもファイル共有を行う方法はありますが、ここではオンラインで簡単に利用できるものを中心にピックアップしています。

メール

メールは、テキストのやり取りだけでなく、さまざまなファイルの送受信も可能です。日常的にメールを利用している方にとって、身近なツールであり簡単にファイル共有できるのが魅力です。新たに共有ツールを導入する必要もありません。

手軽に利用できるメリットがある一方で、セキュリティ強度が高くない、送信容量に限りがあるといった点がデメリットです。また、一人ひとりにファイルを添付して送信する、といった手間もかかります。

また、「送信したファイルがその後どのような扱いをされるのか」を把握や管理できないことも大きなリスクです。さらに、誤送信による情報流出のリスクがあることも併せて覚えておきましょう。近年、その対策としてのPPAPは、もはやあまり役に立たないと脱PPAPが叫ばれていることからも、メールでの共有は少々時代遅れといえるでしょう。

転送サービス

ファイル転送サービスを利用すれば、メールで送れない大容量のファイルを送信できます。無料の転送サービスも多いため、コストを抑えられるのも魅力です。

ただ、セキュリティが脆弱なサービスも存在しているため注意が必要です。特に無料転送サービスの場合は、トラブルが起きても対処してもらえない恐れもあります。無料転送サービスをシャドーITとみなし禁止する企業も多いため、ビジネス利用では有料版の利用や企業のセキュリティポリシーを確認する必要があるでしょう。

また、基本的に転送サービスはファイルの送受信のみを目的としています。オンライン上でファイルを開く、複数メンバーで同時に編集する、といったことはできないことに注意しましょう。

クラウドストレージ

クラウドストレージは、クラウドでファイルの保管や共有などを行えるサービスです。導入が容易で、場所を問わずにファイルへアクセスできるのも魅力です。コロナ禍で急速に進んだテレワークやハイブリッドワークで、Web会議ツールとともに注目を浴びているクラウドサービスの1つです。

クラウドストレージであれば、ファイルを一元管理できます。あらゆるファイルを1つのドライブで管理しておけば、各所から必要な情報へスピーディにアクセスできるようになる点は、大きなメリットと言えるでしょう。そのため、業務効率化にも一役買ってくれます。メールのように実ファイルを送るのではなく、共有リンクを送る方法が主なため、送信したファイルのその後を心配する必要もありません。容量の心配をする必要もありません。PPAPの代替手段としても導入が進んでいます。添付メールが減るため、マルウェアやランサムウェアといった新型のサイバー攻撃対策としても有効です。

ビジネス向けのクラウドストレージには、さまざまなセキュリティ機能を備えているものもあります。このようなサービスであれば、より安全にファイルの共有や管理が可能でしょう。

コラボレーション支援ツール

コラボレーション支援ツールとは、チームで取り組む作業が円滑に進むよう、さまざまな機能を実装したツールです。タスク管理ツールとも呼ばれます。ChatworkやBacklogが有名です。ビジネスチャットをはじめとしたコミュニケーション機能やファイル共有機能、タスク管理機能など、チームでの共同作業をしっかりサポートしてくれます。

コラボレーション支援ツールであれば、ファイルの送受信以外の作業もひとつのツールで完結する点はメリットです。例えば「ファイル共有は転送サービスで行っているが、チームメンバーとのやり取りはビジネスチャットで行わねばならない」などの煩わしさもなくなる点は、大きな魅力と言えるでしょう。ただし、チャットで添付してファイルを送信することはメール添付で送信することと大差ありません。よって、ツール選定時には、機能面と併せて堅牢なセキュリティが備わっているかを確認しましょう。

コンテンツクラウドによるファイル共有

クラウドストレージと同様に、安全にファイル共有を行えるのはもちろん、それ以外にも効率化のためのさまざまな機能備えているツールがコンテンツクラウドです。

コンテンツクラウドをファイル共有に活用すべき理由としてもっとも大きいのは、「多角的なセキュリティ対策により安全にコンテンツを利用できる環境が整えられていること」です。また、利便性の高いサービス設計であるのも、多くの企業が採用している理由でしょう。

多角的なセキュリティやガバナンス対策

自由度の高いアクセス権設定を維持しつつも、ファイルの暗号化・脅威検知など多角的なセキュリティ対策を講じています。単にファイルを保存するだけではなく、Web会議で決まった議事録の回覧(ワークフロー)や法定保存なども各業界の規制や世界各地のデータプライバシー規制を考慮、対応するといったコンプライアンス面に配慮しているのも特徴です。

アカウントごとにアクセス可能な範囲を設定したり、ファイルやフォルダ単位で共有の仕方を細かく設定できるなど安全な共有環境が簡単に整います。

またコンテンツクラウドでは、ファイルそのものではなく「そのファイルへアクセス可能なURL」を共有する方式を取っています。したがって、もし誤ったアカウントと共有してしまったとしても、そのURLを無効にしたり、当該ファイルを削除すればリスクは残りません。例えば、プロジェクトの途中で共有不要になった関係者は、アクセス権を無効にすることで簡単に対処できます。

利便性とセキュリティの高いサービス設計

高度かつ堅牢なセキュリティ環境下で利用できるだけでなく、業務効率化や生産性向上につながる機能を充実させているのも特徴です。ファイル共有についても、ZoomやMicrosoft TeamsといったWeb会議ツールとシステム連携がされています。ZoomやTeamsから透過的にコンテンツクラウドに保存されたファイルにアクセスするといったことができるため、メールやビジネスチャットなどに共有を依存する必要がありません。

コンテンツクラウドであれば、「容量が大きすぎてファイルを共有できない」といった問題も発生しません。また、プラットフォーム上でファイルの共同編集も可能なので、Web会議をしながらリアルタイムに必要なファイルを開き、共同編集をするといったチームの生産性向上につながります。保存すれば、コンテンツクラウド上のアクセス権下で上書きされ、版管理も行われるため、あちこちに複数のファイルが作られ、どれかが漏えいするといったセキュリティの穴になることもありません。

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まとめ

ZoomやTeamsなどのWeb会議ツールは、ハイブリッドワーク時代に必須のコミュニケーションツールです。会議参加者の相互理解や業務効率を考えてもファイル共有は必須です。Web会議ツール上以外でもメール、転送サービスなどでもファイル共有は可能ですが、どうしてもセキュリティ面で不安が残ります。万が一、「重要な情報が外部に漏れた」「サイバー攻撃を受けてデータを改ざんされた」といった事案が起きれば、企業としての信頼を失ってしまう恐れすらあります。また、業務で使うのはWeb会議ツールだけではないため、アプリケーション毎にコンテンツがサイロ化してしまう、コピーがあちこちにできる、検索がしにくい等々、効率面でも課題が残ります。

そうしたリスクや非効率を回避しつつ、チームで円滑に業務を進めることも含めて考えるなら、「ファイル共有をはじめ、さまざまな共同作業を行えるツール」を1つに絞って導入することがおすすめです。

コンテンツクラウドであれば、セキュアなファイル共有を行えるうえにチーム作業が効率化し、生産性向上を実現できるでしょう。この機会に、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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