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コンテンツクラウドが企業の課題を解決!
コンテンツ管理もクラウドの時代に

 2022.10.25  Box Japan

コンテンツクラウドは、デジタル化やDXの壁、働き方改革、また業務に欠かせない各種の情報のサイロ化など企業が抱える多くの課題を解決するシステムです。インターネット経由で利用でき、容量の問題やバックアップに手間をかけず、コンテンツの管理・運用を実現します。

本記事では、コンテンツクラウドとは何か、コンテンツクラウドが解決する企業の課題やメリット、おすすめのサービスについて解説します。

コンテンツクラウドが企業の課題を解決! コンテンツ管理もクラウドの時代に

コンテンツクラウドとは

コンテンツクラウドとは、クラウドの活用により業務で常に使うファイルといったコンテンツ(いわゆる非構造化データ)を集約し、効率的な管理・運用を行うクラウドサービスを指します。増大したデータの分散による業務効率の低下を解消し、いつでも、どこでも働けるようデータの一元管理を行う役割があります。

「コンテンツクラウド」という言葉が広く知られるようになったきっかけは、Boxが打ち出した新たなブランドメッセージです。ただし、Boxのみが使っているキーワードではなく、“コンテンツクラウド”を謳うベンダーは複数存在します。

コンテンツクラウドによっては、作成や取得したコンテンツの「作成」から「活用」「共有」「編集」「保管」「再活用」「保存」「破棄」までの一通りのライフサイクル管理を可能とします。ひとつの基盤で、コンテンツすべてのライフサイクルを支えることができるため、近年のデジタル化推進における企業の様々な問題を解決に導くツールとして、注目が集まっています。このコンテンツのライフサイクルを複数のシステムや基盤をまたいで管理しようとすると、どうしても利用側は検索がしにくかったり、あちこちにアクセスする煩雑さからコピーを作ってしまい、結果としてどれが正しいか、最新かわからなくなるといった効率を落とすことになりがちです。

コンテンツ管理にBoxが効きます!
コンテンツクラウドへようこそ

コンテンツクラウドが解決する企業の課題

2022年1月の「電子帳簿保存法」の改正により、多くの企業が書類のデジタル化における課題に直面しています。電子取引の記録が電子データ(ファイル)以外での保存が実質的に認められなくなったため、紙の帳簿で管理していた企業はデジタル化が必須となります。

また、多種多様なデータが部門のファイルサーバー、事業所のファイルサーバー、個人のPC等々に分散して保管され、活用効率を低下させる「サイロ化」は長年続く大きな問題です。この問題は、国が推進するDXや働き方改革を遅らせている原因としても多くの企業で課題視されるようになりました。読者の皆様の企業は、自宅からでも出先からでも常に業務に必要なコンテンツにアクセスできるでしょうか?また、これら情報のサイロ化は、社員や職員の効率低下だけでなく、管理のコスト増大や、意思決定の遅れから市場競争力を損なうリスクをも生み出しています

コンテンツクラウドは、多くの企業が持っているこれらの課題を一気に解決できます。デジタル化した取引記録を含むすべてのコンテンツを保管することで「電子帳簿保存法」へ対応し、一元的な基盤へのデータ集積で「サイロ化」を解消し、いつでもどこでも働ける多様な働き方を支えられます。紙や物理オフィス、特定の働き方といった制限をコンテンツクラウドで取り払うことで、新しいビジネスを生むDXの足がかりにもなるでしょう。

従来のファイルサーバーとクラウドストレージは何が違う?

コンテンツクラウドにはクラウドストレージが備わっています。そして、クラウドストレージは従来のファイルサーバーと明確な違いがあります。従来、主にオンプレミスで構築したサーバーを用いて、社内システムへとファイルを保管していました。この方式は基本的に社内ネットワークへアクセスできる従業員のみが使用、つまり社内での利用を前提に構築されていました。

一方、クラウドストレージはインターネットを通じてファイルを保管できるクラウドサービスであり、ネットワークさえあれば、場所は問いません。どこからでもアクセスできます。

近年、クラウドストレージの利用は多くの企業で定着しつつあり、無料のサービス、機能の拡充やセキュリティを高めたサービスもあります。クラウド利用の懸念は長年コストとセキュリティが上がります。よって、企業がクラウドストレージを利用する場合は、よりセキュリティの高いものを選ぶことが重要視です。今となっては当然かも知れませんが、生産性はクラウド採用企業の方が高くなります

参考:株式会社MM総研プレスリリース
中小企業のDX推進における課題分析「中小企業のデジタル化に関する調査」
https://www.m2ri.jp/release/detail.html?id=531

クラウドを活用したコンテンツ管理のメリット

クラウドを活用してコンテンツ管理を行うと、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、そのメリットを5つに分けて解説します。

容量を気にせずに使える

クラウドストレージは、データ容量を気にせず使えることがメリットです。無料のサービスだと容量が決められているものが多いですが、有料では容量無制限で使えるサービスもあります。また、使用状況により、契約した容量では足りない場合には、簡単な手続きで容量の拡張が行えるでしょう。多くの情報システム担当者が悩むファイルサーバーの容量管理から開放されます。

働き方が変わる

クラウドストレージは、アクセス権を持つユーザーなら誰でも利用できるため、社内外問わず業務関係者とスムーズにファイル共有を行えます。インターネット環境が整っていれば社外からでもアクセスできるため、外出先での利用はもちろん、テレワークにも対応できます。

また、高機能なクラウドストレージであれば、同じファイルを複数人で開き、共同編集が可能です。編集履歴や版管理はオンライン上でされるため、いつでも最新版が使える他、いつ誰が編集したかの確認や古いバージョンへ戻すことも可能です。ハイブリッドワークも社内外コラボレーションも容易になります。

最新の機能に自動的にアップデートされる

クラウドストレージはサービス提供者により、常に最新の状態へアップデートされます。オンプレミス環境でシステムを運用する場合、システムを最適化するための設定変更やセキュリティアップデート含めたアップデートは自社で行う必要がありました。

運用の手間をかけることなく機能がアップデートされ、最新のセキュリティ対策が施された環境でサービスを利用できます。

自社で管理・運用する必要がない

従来のオンプレミスでは、ソフトウェアだけでなく自社でサーバーを設置して管理・運用を行います。その際、ネットワークやセキュリティの運用や管理、保守のために情シスの管理者の人的リソースも規模に応じて必要数維持する必要がありました。

オンプレミスでは、ファイルの破損や紛失などの対策としてこまめに手動でバックアップを取る必要がありましたが、クラウドストレージはバックアップを自ら行う必要はありません。

クラウドストレージの管理、運用、保守はサービスを提供する会社が行うため、自社で管理、運用する手間が省け、人的リソースを削減、もしくはIT人材不足の昨今、貴重なリソースを他の業務に携わってもらうことができます。

災害に対応しやすい

いつ起こるかわからない地震や台風といった自然災害にもクラウドストレージは有効です。自社サーバーの場合、ファイルが格納されている建物の倒壊や火災により、バックアップデータまでもが消えてしまう可能性があります。クラウドストレージは社外に分散してデータが保管されるため、災害時のリスク低下が見込めます。

また、クラウド利用はBCP対策に有効であり、インターネット環境さえあれば、すぐに業務を再開できます。

セキュリティを強化し、ハイブリッドワークに対応するBox

これまでは一般的なクラウドストレージのメリットを紹介しました。それらのメリットに加えて、コンテンツクラウドのBoxは、セキュリティ対策やハイブリッドワークを支える多くの機能を持つことが大きな特徴です。

基本のアクセス制限では、7段階でアクセス権を設定できるだけでなく、ダウンロードを制限し閲覧のみといった操作権限もユーザーごとに細かく設定できます。また、ファイル単位で行える共有時のうっかりミスによる情報漏えい対策や、猛威を振るうランサムウェアへの対策も取られています。

どんな場所にいてもコンテンツをベースに従業員同士、または業務関係者同士の繋がりを保ち、安全に効率的に業務を進められます。

まとめ

コンテンツクラウドは、クラウド上でコンテンツを管理、活用する仕組みです。ファイル管理にクラウドを活用することで、情シスの管理者視点では容量やバックアップの手間はもちろんのこと、ランサムウェアを含めセキュリティ対策も準備されており、よりDXを支えるコア業務に集中できます。

ユーザー視点では、クイックに必要な正しい業務コンテンツが見つけられ、複数人でのファイル編集やコラボレーションの促進による効率化があります。経営視点では、ハイブリッドワークを始めとした多様な働き方を進められ、また法規制対応では、改正された「電子帳簿保存法」への対応、災害などのBCP対策への基盤になるのです。コンテンツは、仕事に常に必要なものであり、そのコンテンツに注目することが多くの企業の課題を解決します

わかる!DXを推進するコンテンツハブ

DX成功のカギは業務コンテンツのサイロ化からの脱却にあります。 CIOやCDOが注目する「コンテンツハブ」のメリットを分かりやすく紹介します。

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