データ共有を効率良く行うことは、ビジネスにおいて業務遂行スピードを向上させ、情報共有を柔軟にし、ビジネス目標の達成を迅速にする等、さまざまなメリットがあります。データ共有を行う方法には複数存在するのですが、このようなデータ共有をクラウド（クラウド・コンテンツ・マネジメントやクラウドストレージ）で行うと、どのようなメリットがあるのでしょうか。もしくはデメリットはあるのでしょうか。
今回はデータ共有をクラウドで行うことについて考えてみたいと思います。
「データ共有をクラウドで行う」とはどういうことか？
皆さんは上司や同僚から「ファイルを送ってくれ」と言われたらどうしますか？
おそらくあなたが普段行なっているデータ共有以外にも社内でデータ共有を行う方法にはいくつかあります。
最初にクラウドを活用しない旧来型の場合を考えてみましょう。
ごく一般的に行われている手法としてメールへのファイル添付があります。誤送信などの情報漏えいリスクや、複数バージョンの乱立による非効率性なファイル管理、正確性の欠如など、現在ではあまり推奨されなくなった方法です。一度、メールでファイルが流れてしまうとそのファイルの統制は効かなくなり、メール添付は情報漏洩の一番の温床にもなっているのです。
また、もう一つ代表的なものとして、社内のファイルサーバーにファイルを置き、その位置を知らせる手法もあります。この場合には、当然のことながらファイルサーバーが必要です。Windows サーバーなどのPCサーバーは、比較的導入しやすいため部門やグループごとにファイルサーバーが乱立しているケースも見受けられます。
さらに、このような環境の場合には本来であれば、しっかりと統制のきいたアクセス権限を設定する必要があります。しかし、実体として権限管理が疎かなケースも多数散見されるのです。また、このようにファイルサーバーが乱立した環境では、常に残容量を管理しながらハードウェアを購入・設置したり、ネットワークを整備したり、アクセス権限の設定を行ったりと、非常に多くのコストと手間がかかります。
そして何よりも複数存在することによる一貫しないセキュリティ状態が企業においてリスクになるのです。
上記いずれの方法にしても、ハードウェア含む費用の問題、セキュリティの問題、運用管理担当者のアサインやコストの問題など多くの課題がつきまとうことになります。
これらの課題を解決してくれる手法が「クラウド」を利用したデータ共有です。つまり、インターネット経由によるコンテンツ管理やストレージサービスを活用したデータ共有です。
データ共有をクラウドで行うメリットとデメリット
それではクラウド・コンテンツ・マネジメント（CCM）やクラウドストレージを活用するメリットとデメリットについて考えてみましょう。
CCMやクラウドストレージのメリット
外出先にいてもメンバーと情報共有ができる
インターネット回線を使用するクラウドストレージは、外出先にいてもいつでも関係者とデータ共有ができます。例えば、営業先から必要な資料ファイルを引き出すことができます。あるいはCCMであれば、CCMにあるファイルに承認フローを回したりと、ファイル活用の幅が広がります。
初期投資を抑えてストレージ環境を構築できる
専用ハードウェアを購入・設置したり、ネットワークを整備したりしなければいけない社内ストレージとは違い、そうしたコストや手間がかからないため初期投資を抑えて大規模なストレージ環境を構築できます。情報システム部門による管理・運用が簡略化できるため、費用に関しても削減できるケースがあります。
月々のコストが固定化されて財務計画が立てやすい
クラウドストレージは契約するプランとサービスを使用するユーザー数によって料金が決定します。これによって月々のコストが固定化され、視覚化されるため中長期的な財務計画が立てやすくなります。
ストレージの管理・運用にかかる負担が軽減される
社内ストレージは構築して終わりではなく、継続的に管理・運用を行っていく必要があります。そのため情報システム担当者に負担がかかりますが、クラウドストレージの場合はサービス提供事業者がシステムの管理・運用を行うため、そうした負担が軽減されます。
継続的な機能追加で快適に使用できる
クラウドストレージによってはサービス提供事業者が継続的なアップデートを実施するため、常に最新の機能追加によって今よりも快適に業務を遂行することが可能になります。例えば、iPhoneやiPad等のモバイルデバイスからのアクセスもデフォルトで用意されていることが多くあります。
柔軟なセキュリティによる運用ができる
しっかりしたセキュリティ機能が備わるサービスを選択すれば、セキュリティも強化されます。詳細かつ柔軟なアクセスコントロールを利用することにより、社内でファイルサーバーを構築するよりもセキュリティは強化され、かつセキュリティ強化にかけるコストを削減できます。また、ファイルストレージが一元化されることにより権限管理やマスターデータの位置づけなどガバナンスの効いた運用が容易になります。
クラウド上でファイルの共同編集が可能になる
CCMやクラウドストレージを使用するとクラウド上でのファイル共同編集が可能になります。ExcelやWord、PowerPointといったビジネスドキュメントを複数人で編集できるため、業務効率がアップします。6のセキュリティ機能を駆使すれば、社内だけではなく社外ともファイルの共有および共同編集ができ、飛躍的に業務効率が上がります。
例えばBoxでは、あらゆるファイルタイプ、ブラウザ、プラットフォーム向けに設計されており、任意のクラウドアプリケーション、例えばOffice365やGoogle Appsを使用してファイルを開いて共同編集ができます。
ストレージ容量の拡張性が高い
社内ストレージにおいて容量が不足した場合、サーバーを増設するかHDD等を付け足す必要があります。これに対してクラウドストレージでは管理画面からストレージ容量の追加を依頼するだけで、保存容量を増やすことができます。拡張性が非常に高いため、急な容量増加にも対応できます。また、Boxのように容量無制限のCCMサービスもあります。
バックアップ不要
クラウドサービスはサービス自体が冗長化されており、サービス自体もデータ保護も仕組みが整っており、万が一システム障害が発生してもデータは保護されます。
BCP（事業継続計画）の一環になる
自然災害等によって社内ストレージが損害を受けて、保管されているデータが破損する可能性はゼロではありません。その際に大切なのが事業を継続していくためのBCPなのですが、CCMやクラウドストレージならば使用するだけでBCPの一環になります。
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クラウドストレージのデメリット
オフライン環境では使用できない
今となっては少し語弊がありますが、クラウドストレージはインターネットが利用できない環境においては基本利用することができません。ただし、CCMであるBoxでは、Box Driveを使用すると、リモートオフィスや飛行中の機内など、インターネットに接続できないオフライン環境でも、Box Driveにあるコンテンツは利用できます。そして、オンラインになった際にそれらのファイルは自動的にアップロードされます。詳細はクラウドストレージベンダーごとに仕様が違いますのでベンダーに確認すると良いでしょう。
カスタマイズが難しい
社内ストレージとして構築するシステムと違い、クラウドストレージは一般的には固定的なサービスです。そのため企業ごとのカスタマイズが難しく、業務要件に合わせられない場合があります。しかし、その一方で、Box Platformのように業務フローやアプリケーション連携などカスタムアプリをサポートするサービスも存在します。導入前に一度確認すると良いでしょう。
パフォーマンスがインターネット環境に左右される
インターネット回線を利用するクラウドストレージは、社内ストレージに比べてパフォーマンスが低くなる傾向があります。インフラ整備によってはパフォーマンスを向上できますが、基本的にはインターネット環境に左右されるとお考えください。ただし、昨今の技術発展もあり、クラウドサービスの多くはストレス無く使用できるものばかりです。
使用するユーザー数によっては社内ストレージよりも費用が高くなる
一般的にCCMやクラウドストレージは使用するユーザーが100人いれば100人分の、1,000人いれば1,000人分のコストがかかります。社内ストレージの場合は使用ユーザーに応じたコスト変動は無いため、一見するとユーザー数によっては社内ストレージよりもランニングコストが高くなるケースもあるかもしれません。しかし、業務への適応性、ハードウェアコスト、管理コスト、利便性、堅牢性、セキュリティなどあらゆる方面から比較することでクラウドサービスの方が安価かつ最適な選択となるはずですので慎重に検討しましょう。
ファイル共有とは？取引先やリモートワーカー同士の安全な方法
メリットもデメリットも理解した上での活用を！
データ共有をクラウドで行う上で最も重要なことは「メリットもデメリットも理解し、適切に活用する」ということです。前述のように、クラウドストレージにはメリットもあればデメリットもあります。しかし、多くの場合、メリットを享受することで企業は多くの利益を得ることが可能になります。
まだCCMやクラウドストレージを導入していないという企業は、この機会にメリットとデメリットを理解した上で、ぜひ活用をご検討ください。
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