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電帳法とは? 基礎知識と改正の流れについて解説

 2022.05.10  Box Japan

2022年1月に「電子帳簿保存法(電帳法)」が改正されたことで、対応を検討している企業も多いかもしれません。経理業務のデジタル化は国を挙げて推奨していることから、これまで紙で行ってきた文書管理も、今後は電子データや電子ファイルで処理することが求められるようになります。そこで本記事では、電帳法のこれまでの歴史や注意点などについて解説します。

電帳法とは? 基礎知識と改正の流れについて解説

電帳法とは?

「電帳法」とは、国税関係の帳簿書類について電子データで保存することを認めた法律で、1998年に制定されました。従来、帳簿や領収書・請求書などの書類は紙で作成されるのが一般的でしたが、それらの処理にかかる負担は少なくなく、工数や管理コストを圧迫する要因となっていたのです。

書類管理の効率化・負担軽減を図るためには、それまで紙で処理していたものを電子化することが欠かせません。これにより、社内のペーパーレス化も進み、紙媒体の保管スペースや処理に要する工数・印刷代の削減などにもつながります。

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電帳法創設と主な4つの改正の歴史

新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけにテレワーク人口が増加する中、企業においてさまざまなものの電子化が進んでいます。電帳法もその1つですが、具体的な創設時期や改正の歴史については知らない方も多いかもしれません。ここからは、本法の歴史について詳しく紹介します。

1998年 電子帳簿保存法の創設

電帳法は、経済界をはじめとした関係各界から強い要望があったことを受け、1998年に創設されました。企業におけるペーパーレス化や高度情報化社会を目指すことなどが、主な目的として掲げられています。

1997年12月に政府税制調査会が提出した「平成10年度の税制改正に関する答申」によると、納税者が帳簿書類を保存する際にかかる負担軽減を図るべく、電子データで保存することを認めるといった内容が記録されています。この答申の内容を踏まえて創設が決定されたのが電子帳簿保存法です。
(参照元:https://www.cao.go.jp/zei-cho/history/1996-2009/etc/1997/zeicho1.html

しかし、電帳法が制定された当初は、保存対象は電子データとして作成されたデータのみに限定されており、紙の書類をスキャンして保存することは認められていませんでした。

2005年 スキャナ保存制度の開始

先述のとおり創設当時は、スキャンデータが保存対象として認められていませんでした。しかし、2005年の「e-文書法」施行に伴い内容が見直され、一定要件の下、スキャナを使用して作成した電子データの保存が認められるようになりました。

国税関係帳簿書類のうち帳簿・決算関係書類・契約書・領収書については、とりわけ重要な文書であると定義され、引き続き紙での保存が義務付けられていました。とはいえ、この改正により一歩前進したことは明らかです。ただし、「領収書や請求書は3万円未満のみで電子署名が必要」といった制約が、依然として存在していました。

2015年 スキャナ保存の要件緩和・範囲拡充

その後、2015年になると、契約書や領収書など記載された金額に関わらず、「すべての書類」がスキャナ保存の対象になります。一部ではあるものの、スキャナ保存時に必須であった電子署名なども不要となり、電帳法の歴史において大きな飛躍を遂げました。

2016年 デジカメ・スマートフォンでのスキャンが可能に

翌年2016年には、スキャナ保存の要件がさらに一部改正されます。本改正により、それまで設けられていた「国税関係書類の読み取りを行うスキャナについての、原稿台と一体型に限る」などの要件が撤廃されました。

また、領収書や請求書などについては、受領者が受領したのち署名を行ったうえで、3営業日以内にタイムスタンプを付すことが要件化されました(読み取る書類の大きさがA4以下の場合、大きさに関する情報の保存は不要)。

これらの改正により、デジタルカメラやスマートフォンなどで撮影したものを電子データとして保存できるようになったのです。

2021年 各種要件緩和・運営の見直しなど

そして2021年の改正では、さらに見直しが図られています。これまでの法律では、電子的に作成した国税関係帳簿を電磁的記録によって保存する場合、原則的に承認を受けたい帳簿の備え付けについて、開始日の3ヶ月前までに税務署長から事前承認を受ける必要がありました。しかし、この運用方法では事業者の事務負担が圧迫されるとして、この承認フローは撤廃されました。

ほかにも「タイムスタンプの要件緩和」や「適正事務処理要件の廃止」「承認申請手続の見直し」「定期的な検査に関する解釈の見直し」など、運営上の改正がいくつかなされています。

電帳法(電子帳簿保存法)の注意点

最後に、電帳法に対応するうえで押さえておきたい注意点を紹介します。

スキャナ保存に関する注意点

まずスキャナ保存に関しては、以下の3点に注意する必要があります。

白黒スキャンが認められている書類を確認する

白黒(グレースケール)でスキャンができるのは、一般書類のみです。重要書類はカラーでのスキャンや撮影が必要です。

書類が大きい場合は複数回のスキャンが可能

1ページに収まりきらない契約書等の書類は、複数回に分けてスキャンすることが義務づけられています。コピーのスキャンは認められていないため、大きさが違ったり複数ページに及んでいたりする場合も、きちんと書類の原本をそれぞれ分けてスキャンしてください。

承認申請の時期についての注意点

帳簿書類をスキャナ保存する際は、「申請を行った時点から数えて、その直前の要件が適用される」ということを覚えておきましょう。電帳法は今後も見直しが図られていくことが想定されますので、申請を行う時期に適用されている要件の内容や改正点などは、きちんと確認しておくことが重要です。

会計ソフト・クラウドサービスの注意点

国税関係の帳簿書類や電子データなどは、決められた要件にしたがって保存されていないと、そもそも税法上の帳簿書類として成り立ちません。そのため、2024年1月まで延期された電子取引情報の電子保存の義務化に備え、確実に文書管理ができるよう運用体制を整えなければなりません。電子「帳簿」保存法というだけあって、ベースにあることは文書管理です。適切にデジタル化されたファイルを管理するコンテンツ管理を行いましょう。

電子データ化、デジタル化する以上、ITの仕組みが必須となりますが、会計ソフトやファイル保存のためのクラウドストレージやコンテンツ管理を利用する場合は、それらが最新の電帳法の要件などを満たしているかどうか確認しましょう。特に確認しておきたい内容は以下のとおりです。

  • 訂正または削除した事実や内容の確認が可能か
  • 取引先、日付、金額といった条件で検索できるか
  • 税務職員による質問検査権に基づいたデータがダウンロードできるか
  • スムーズにタイムスタンプを付与できるか

もし、既存のITではこれらに対応できないようであれば、要件を満たせる新しいシステムの導入も視野に入れるべきかもしれません。

まとめ

1998年に電帳法が創設され、そこから度重なる要件変更が続き、2022年1月の法改正ではさらに要件緩和された内容となりました。

創設当時から唱えられている高度情報化社会の実現やペーパーレス化は、新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、企業としてもより積極的に取り組むべき課題へと変化しています。経理業務のデジタル化は今後も加速が予想され、紙媒体を主体とする手続きは、やがて時代遅れと感じるようになることでしょう。

電帳法の改正に合わせて、文書管理をツールで行いたいと考えているのであれば、オンプレではなくコンテンツクラウド、それもコンテンツ管理機能を持つサービスの導入がおすすめです。単体での利用はもちろん、複合機との連携や検索、保存要件も満たすため、便利に活用できます。DX時代の波に乗り遅れないためにも、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

Boxまるわかりガイド「わかる!電帳法とコンテンツ管理」

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