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企業でも採用すべき文書管理規定とコンテンツ管理システム

 2022.06.14  Box Japan

ビジネスシーンにおいては日々多くの文書が作成されます。意識はしていないかも知れませんが、コンプライアンスを遵守しつつスムーズに業務を進めるには、膨大な量の文書を適正に管理することが求められます。そのために必要なのが社内文書規定です。本記事では、社内文書規定の目的やメリット、その具体的な内容を解説します。あわせて、効率的な文書管理に有効なシステム活用についてもご紹介します。

企業でも採用すべき文書管理規定とコンテンツ管理システム

企業でも採用すべき文書管理規程

文書管理規定とはどんなものでしょうか。最初にその概要と目的、そして策定することで得られるメリットについて解説します。

文書管理規程とは

文書管理規定とは、社内での文書の取り扱い方法について定めた統一ルールのことです。部署に関係なく情報を円滑に共有、また厳正に管理するために必要な規定です。

前述のとおり、企業活動においては、稟議書、企画書や事業計画書、業務報告書に議事録、取引先と交わした契約書など、さまざまな文書が作成されます。これらの文書の管理方法が定められていなかったり部署によって異なったりすると、必要な文書にスムーズにアクセスできず、業務に支障をきたします

「書架やファイルサーバーに保存したが見つけられず、改めて作り直した」「複数の部署で同様の資料を作っている」といった課題を抱える企業も多いのではないでしょうか。

文書管理規定では、「作成→共有→保管→保存→破棄」といった文書のライフサイクルに沿ってルールを定めます。なお保管と保存の違いですが、保管は紙文書を例にとると「すぐ使う文書をオフィス内に置くこと」、保存は「書庫などにしまっておくこと」を指します。

管理方法が統一されることで、部署を超えて必要な文書にすぐにアクセスできるようになります。機密情報や個人情報といった重要文書の管理方法も統一することで、情報ガバナンスは上がり、情報セキュリティリスクは軽減されます。加えて「不必要なものの、破棄の可否を判断できなかった文書」などを保管しなくなれば、保管用の物理的なスペース削減やファイルストレージの容量節約にもつながります。

文書管理規程に盛り込む内容

文書管理規程で何を定めるかによって、円滑に文書を共有・管理できるか否かが変わってきます。盛り込む内容を具体的に解説していきます。

(1)適用範囲に関する項目

文書管理規程が対象とする文書を明確にします。例えば適用するのは機密文書など重要な文書に限るのか、それとも業務にかかわる全文書なのかを規定します。また紙文書だけか、電子ファイルも含むのかも明記します。

(2)保管、参照、編集に関する項目

文書そのものや複製物の取り扱い方法や保管期限について記載します。紙文書なら書架や倉庫、電子ファイルなら所定のフォルダなど、文書の形式に合わせた保管場所も具体的に指示しましょう。

(3)責任部署に関する項目

文書管理の責任を負う部署を定めます。多くの企業が総務などの管理部門を責任部署としています。

(4)禁止事項に関する項目

個人情報や機密情報など、漏えいが許されない文書については私有化や編集、持ち出しを禁止する等、管理を徹底します。アクセス権限について定め、権限のない人によるアクセスを禁止することも大切です。

(5)文書の破棄方法に関する項目

保存期間を超えた文書について、紙文書は裁断および溶解処理、電子ファイルは完全削除するなど、情報漏えいを防ぐための戦略的な破棄とその方法を指定します。

(6)罰則や改廃に関する項目

文書管理を徹底させるためには規程に違反した際の対処方法を明記する必要があります。あわせて規程の改正・廃止方法のルールも定めましょう。

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文書管理規程の作成方法

文書管理規定を作成する方法と注意点を解説します。現場や業務も鑑みた規定を作り、それを従業員に周知徹底させるまでが一連のプロセスと考えましょう。

項目を策定する

文書管理規定の項目は現場に即したものでなければなりません。
文書形式に応じた管理方法を定める必要があります。特に、保存方法や保管先、破棄に関しては、紙文書と電子ファイルで方法が違うので要注意です。

デジタル化が進んでいることから、紙文書を電子ファイルにシフトさせ、効率的で情報ガバナンスも上がるコンテンツ管理システムを導入する企業も見られます。
文書管理規程策定は総務部門で行うのが一般的です。しかし必要に応じて情報システム部門と共同で行う必要があります。特に、ICTをフル活用する必要のある昨今では、連携がより重要です。柔軟に対応することで、規定内容の漏れや不備がなく実践的な文書管理につながります。

仮に現状では管理したい文書が紙文書という場合でも、紙および電子両方のルールを定めて将来に備えることもポイントです。

マニュアルを作成する

文書管理規程は文書管理に関するおおまかなルールを定めるものです。そのため、フォルダやコンテンツの命名規則や管理といった実務に即した具体的な方法については、別途マニュアルやガイドラインを作成します。
前述のように紙文書と電子ファイルでは性質が異なるため、それぞれ別のマニュアルを用意する必要があります。

文書管理マニュアルにおいても「作成→共有→保管→保存→破棄」という文書のライフサイクルの各段階に添って作成すると、わかりやすいでしょう。

社内に通知する

文書管理規程は、策定さえすればよいものではありません。従業員へ周知徹底して内容を理解させ、規定に基づく行動ができて初めて、適正な文書管理が実現します。
そのため、従業員教育により文書管理の重要性と規定を守る重要性を認識させましょう。内部統制や個人情報保護、セキュリティポリシーも含めてトレーニングすることで、情報漏えいなどの作成リスクも軽減できるでしょう。

コンテンツ管理システムとは

文書管理を効率的に行う方法の1つに、コンテンツ管理システム導入が挙げられます。コンテンツ管理システムの概要とメリットについて解説します。

コンテンツ管理システムでできること

コンテンツ管理システムは、電子ファイルを作成から破棄まで一括管理できるシステムです。
ファイルサーバーにも電子ファイルを保管・共有できる機能がありますが、コンテンツ管理システムには単に保管するだけではない、より多くの機能が備わっています。
例えば、全文検索だけではない、メタデータを使ったより高度な検索機能、各コンテンツのバージョンを管理する機能、アクセス権限やファイルを暗号化するセキュリティ機能、ログ管理やリテンション管理をするガバナンス機能、業務の申請から承認まで行えるワークフロー機能等々を備えています。

業務の効率化とセキュリティ対策を両立するコンテンツ管理システムのメリット

コンテンツ管理システムには、リスク軽減から業務効率化まで、多くのメリットがあります。
紙文書は安全と思われている人も多いですが、実は、持ち出しや盗難、コピーされても分からないなどのリスクを伴います。デジタル化しコンテンツ管理システムで管理すると、例えばアクセス権限を設定できるため、容易にセキュリティ強化を図れます。また適正なコンテンツ管理を行うことで、コンプライアンス遵守や資産保全を目的とする情報ガバナンスの強化も可能です。

また実務面においては、全文検索やメタデータ(タグ)検索などの高い検索機能により、必要なコンテンツへのスムーズなアクセスが可能になるため、業務効率化にもつながります。また文書のデジタル化はペーパーレス化につながり、膨大な紙書類を保管する手間も場所も省けます。

場所に関係なく保管文書を共有できるので、テレワークに対応しやすいことも強みです。申請・承認機能もあるので、オフィスに出社しなくても業務がスムーズに進むでしょう。電子サインの機能を持つコンテンツ管理システムを利用すれば、捺印のためにオフィスに行く必要もなくなります。

まとめ

文書管理規程は社内の文書を円滑に共有・管理するための統一ルールで、文書のライフサイクルに応じて、保管や編集、禁止事項などを定めたものです。統一した管理方法を用いることで、業務の効率化とセキュリティ強化を推進します。紙文書中心の文書管理だけではなく、デジタル化が進む昨今、膨大な量の電子ファイルやコンテンツを適正に管理も検討する必要があります。
電子ファイルの管理には、コンテンツ管理システムの導入が有効です。クラウド型のコンテンツ管理システムの導入は、管理のためのシステム導入ではなく、セキュアで効率的なテレワークや社外の関係者とのコラボレーションといった通常業務の効率化ができます。
これからの効率的かつ安全なコンテンツ管理を目指すなら、コンテンツ管理システム導入の検討をおすすめします。

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