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電子契約の書類保管の方法と注意点は?法律の改正点も解説

 2022.10.04  Box Japan

業務の効率化や環境保護のためにペーパーレスが推進されるなか、多くの企業では電子帳簿保存法(以下、電帳法)への対応が求められています。各種帳票や契約書などを電子ファイルで保管や保存する際には、法規制の要件をチェックして適切に取り扱うことが必須です。本記事ではデジタル化に伴う書類や電子ファイル保管の基本的なルール、紙の契約書をスキャンした保管方法との違いなどについて解説します。

電子契約の書類保管の方法と注意点は?法律の改正点も解説

電子契約の保管によるメリットと保管種類

電子ファイルで書類を保管する際には2022年に改正された電帳法を理解することが必要です。電帳法で求められる保管要件について理解し、適切に取り扱いましょう。

電子契約の書類保管で不要なもの

これまで契約書などを作成する場合、収入印紙の貼付や印刷代など少なからずコストがかかっていました。特に収入印紙は納税を行うために使われる印紙で、これを契約書に貼ることで印紙税を納めています。

印紙税とは、「課税文書(契約書や領収証など)」の作成に該当する場合に課されるものですが、電子契約においては、印紙税を納める義務がありません。つまり、収入印紙代は不要となり、紙に印刷して保存しなくてもいいので、印刷代も削減できるのです。

また、電子契約はデータである分、保管や保存に適しています。紙の契約書の場合、倉庫やキャビネットといった物理的な場所が必要ですが、電子契約ではデータを企業のサーバーやクラウドに保管するので、物理的なスペースは不要です。

電子契約の保管種類は法律で2通り

電帳法とは、電子帳票を保存する際の電子帳票関係書類である電子データやファイルに関する義務を定めた法律のことです。この法律の要件を満たす保管方法には2種類あり、「紙の契約書をスキャンする方法(デジタルカメラなどによる画像保存を含む)」と「電子契約書を電子データのまま保存する方法」に分けられます。

前者で認められるのは、契約書や領収書、請求書、見積書などの国税関係書類で、決算や取り引きを証明する賃貸対照表や証憑書類などです。一方、後者では仕訳帳や売上帳、売掛金元帳など決算資料を作成する際に用いられる国税関係帳簿をはじめ、前者と同様の証憑書類があたります。ただし、はじめからパソコンなどでデータ作成されたもののみが対象です。

電子契約を保管するなら電帳法を満たすクラウドを導入

電帳法に適応して各種帳簿や証憑書類を保存するなら、法律要件を満たすクラウドサービスが便利です。電帳法は2022年1月に改正されたため、それに適合しているサービスであるかどうかの確認も必須です。

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電子契約保管の基本的なルール

電帳法で書類や帳簿を保存するには、前述のとおり法律要件に則する必要があります。ここでは具体的にどういった要件があるのか、電子契約のデータ保管の基本的なルールについて説明します。

保管期間と保存場所が義務化されている

電子契約の帳票ファイルは、基本的に納税地において7年間の保存義務があります。保存場所については、関係書類が作成、受領された日本国内の納税地とされますが、自社で用いているサーバーが海外にあっても問題はありません。ただし、日本国内で閲覧可能な環境に置くことが必須です。

見読性を確保すること

電子契約のデータは、必要な時に確実に見ることができる必要があります。具体的には、パソコン等の電子機器のディスプレイで画面表示できること、プリントアウトした書面にて確認できる状態を指します。このとき、用いた機器などに関わる操作説明書も必要です。ただし、これらを用意できても、画像データの品質が悪く、文字が解読できない場合などには見読性の確保は認められません。

過去の電子契約書も検索可能であること

過去の電子契約のデータを検索して閲覧できる必要があります。具体的には、税務調査対象年度、取引金額、取引年月日、取引相手などの項目から2つ以上を組み合わせて検索可能なシステムを利用しなければなりません。さらに、日付と金額については範囲指定で検索が可能であることも必須条件です。

真実性が確保されていること

帳簿の訂正や削除履歴を保持する必要があります。サーバーやクラウド問わず、システムで帳簿に記録されている事項に訂正や削除があった場合には、処理期間がいつであれ、訂正や削除等がされたことを確認できる必要があります。また、帳簿とその履歴が関連付いている必要もあります。

国税庁「電子帳簿保存時の要件」

電子契約の書類保管における注意すべきポイント

実際に電子帳簿の保管を行う際はどういったことに注意すべきなのか事前に確認しておきましょう。ここでは大きく2つに分けて注意点を解説します。

電子契約書の保存にはタイムスタンプが必要

電子化された契約書が指定時刻に本当に存在していたのかという真実性を確保するため、タイムスタンプは第三者機関でなされることが重要です。紙の契約書をスキャンして電子保存した場合には、必ずタイムスタンプが必要です

マニュアルの設定が定められている

電子帳簿や紙の契約書を電子的に保存した場合、必ずマニュアルを準備しなければなりません。前述の『見読性を確保すること』で説明した機器の操作方法が確認できるものや、自社開発の電子契約システムなどを利用しているならその概要書や仕様書等が必要です。

電帳法の改正による電子契約の保管方法

電帳法は1998年に施行されて以降、2005年、2015年、2016年、2020年とその時代に合った改正が行われ続けてきました。2022年に行われた最新の改正に伴い、いくつか変更された点があるので詳しく紹介します。

タイムスタンプの一部緩和

改正前までは、全ての契約データにタイムスタンプが必須でしたが、今回の改正により、一部、タイムスタンプを不要とするケースが認められました。

タイムスタンプは、基本的に指定時刻にそのデータが作られたこと証明するためのものです。改ざんがないことの真実性が確保されれば、タイムスタンプは必要ありません。訂正や削除といった操作履歴の取得やファイルの編集権限の設定など、電帳法に則った管理を行えるサービスであれば、タイムスタンプは免除されます。

利用明細の領収書使用

利用明細(クレジットカードや電子マネーのようなキャッシュレス決済のもの)を、領収書とすることが可能になりました。利用明細を経費精算システムや会計システムに取り込むことで、領収書として使用できます。

税務署への事前申請が不要

改正前は、紙の契約書を電子化して運用する場合、税務署への事前申告が必須でした。しかし、今回の改正以降、紙の契約書の電子化の運用については税務署長の承諾は必要ありません。

まとめ

DXをはじめとし、業務の効率化やそれを支える多様な働き方、環境保護のためペーパーレスが進むなか、電帳法は継続的に改正されてきました。電帳法には要件があり、この要件から外れると適法や活用ができません。電子契約における書類データ保管方法の基本的なルールをふまえつつ、適切にデータを扱いましょう。

コンテンツクラウドは、法規制にも対応できる豊富なコンテンツ管理機能を持ち、改正された電帳法への対応に有用です。ファイルの編集権限の設定や操作ログの取得もできるなど、真実性・検索性の確保という点において優れ、改正後の電帳法にも対応しています。また、すべてのファイルの暗号化や、2段階認証などのユーザー認証をはじめとしたセキュリティシステムも万全なので、安心してデータを保存できます。その他、他のシステムとも連携し法制度を鑑みた各種の業務コンテンツやファイルの管理ができるのも便利な点です。

DX時代の情報ガバナンスや法制度対応を検討している企業は一考の余地があります。

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