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コンテンツ管理とは? 重要性とありがちな失敗例を紹介
法定保存文書リストも付録

 2022.09.09  Box Japan

働き方改革の一環として、コンテンツ管理の見直しに取り組む企業が少なくありません。紙ドキュメントも電子ファイルも整理して正しく管理すれば、情報に素早くアクセスすることができ、生産性もガバナンスも向上します。

ビジネスパーソンが探し物にかける時間は大塚商会の調査によると年間150時間とも言われています。捜し物にはペンや付箋といった物理的なモノから、検索したりフォルダを探したりといったシステム上のことまで捜し物には様々なことが含まれます。これらを改善できたら時間効率効果は絶大なものになるでしょう。今回は、効率化策の中でもDX時代にあらためて注目が集まっているコンテンツ管理(文書管理)を取り上げます。

コンテンツ管理に取り組むすべての企業が成功しているわけではありません。「コンテンツ管理は簡単な取り組み」と考えていると失敗する可能性があります。本記事では、コンテンツ管理の基本と成功するための秘訣について解説します。

コンテンツ管理とは? 重要性とありがちな失敗例をご紹介。法定保存文書リストも付録

コンテンツ管理の意味と目的

コンテンツ管理とは、ドキュメントや電子ファイルといった企業のさまざまなコンテンツを管理することを指します。

コンテンツ管理の目的は、業務の効率化や情報ガバナンスです。コンテンツが散在していると保管場所がわからず、情報の取得や共有に不要な時間がかかってしまいます。その意味でも、情報を必要な時にすぐ取り出せる状態が理想です

情報の漏えい防止もコンテンツ管理の重要な目的です。管理が行き届き、所在や利用状況が明らかになることが企業の情報ガバナンス強化になるのです。

コンテンツ情報管理と活用できるシステムについては以下の記事もご覧ください。

文書情報管理とは?基本概要や目的を果たすために便利なシステムを解説

文書を短時間で有効に活用できれば、業務効率化につながります。そこで、文書管理システムの概要や導入するメリットなどについて「文書情報管理とは?基本概要や目的を果たすために便利なシステムを解説」でも解説していきます。

コンテンツ管理の重要性

前述した通り、働き方改革では効率化による生産性向上、それに伴う労働時間短縮や有給休暇取得など、企業が取り組むべき課題があり、そのベースとしてコンテンツ管理を取り入れるケースが多くなっています。コンテンツ管理はあらゆることに効く、企業活動に高い重要性を持つ取り組みです。まずはコンテンツ管理の重要性とメリットについてご紹介します。

  1. 労働生産性向上
  2. リスク低減
  3. 法定保存ドキュメントの管理

「労働生産性の向上」
前述のように、ビジネスパーソンの多くは探し物に大量の時間を消費しており、その内訳としてファイル検索はかなりの割合を占めています。業務上コンテンツが必要なシーンは日常的にあり、その際にどこにあるか分からなかったり、最新版か分からなかったりすると、多大な時間を使います。反対に、コンテンツ管理によってコンテンツが適切な場所に適切な形で管理されていれば、迷うことなく目的のコンテンツ使うことができます。これが企業の生産性に大きく貢献します。間違ったコンテンツによるトラブルも減少するため、顧客満足度の向上や利益拡大といったビジネス成果へも繋がっていきます。

「コンテンツ関連リスクの低減」
日々作成されるコンテンツの中には、外部に流出させられない重要情報も多く存在します。例えば、個人情報が流出してしまうと事は重大になり、社会的信用を失い、経済的損失を被ることにもなります。企業として絶対に避けたいリスクです。コンテンツが適切に管理されていない環境では漏えいリスクが高くなります。だからこそコンテンツ管理は徹底し、紛失や流出といったコンテンツ関連のリスクを軽減する必要があります。

「法定保存ドキュメントの管理」
企業が日々作成されるコンテンツの中には、法律によって保存義務や保存期間が定められているものがあります。ドキュメントにもよりますが、長くて10年以上や永年保管すべきものもあります。そうした法定保存ドキュメントを正しく保存および戦略的破棄といったライフサイクルを管理しなければ、法律要件を満たせないばかりでなく、不要なドキュメントを持ち続けるリスクを負うことにもなります。

コンテンツ管理における5つの失敗例

企業にとって重要度の高いコンテンツ管理ですが、失敗してしまうケースも少なくありません。そこで、コンテンツ管理を適切に行うためのヒントとして、コンテンツ管理における主な失敗例を5つ紹介します。

従業員の意識改革に取り組んでいない

コンテンツ管理は、担当者を任命して、その担当者が単独で実行すれば成功するような取り組みではありません。組織的に取り組む必要があり、従業員1人1人が当事者という意識を持つことが大切です。しかし、従業員の意識改革が伴っていないがために、コンテンツ管理に対するモチベーションを引き出せずにプロジェクトが上手く進まないケースは少なくありません。

現場への理解が不足している

コンテンツ管理に取り組むにあたり、推進部門を設けますが、多くの場合は総務部や情報システム部がそれを担います。このケースでは現場への理解が不足しがちなことから、失敗に陥ることが多くなります。推進部門が考える理想は現場の実態と乖離していることもあり、管理ルールやシステムを構築しても、それが現場にうまく適用できずに機能しないのです。最適なコンテンツ管理は企業ごと、部署ごとによって違いがあり、一方通行の取り組みでは失敗してしまうのです。

コンテンツ管理の成果を短期的に考えている

コンテンツ管理に対して労働生産性向上やコスト削減といった効果を期待することは当然のことでしょう。しかしながら、短期的に成果が出ると考えてしまうと、適切にコンテンツ管理に取り組むことができなくなります。たとえば「年度末に予算が余りそうだから」という理由でコンテンツ管理に着手する企業もありますが、年度内では成果が上がるまでの期間が足りずに目標が達成できず、正しい成果の評価をくだせないくなります。

システムに依存してしまう

高度なコンテンツ管理を実現するためにはIT活用が欠かせません。しかし、システムを構築すればコンテンツ管理が成功するわけではありません。多くの資金を投資したシステムを導入しても、コンテンツ管理の基盤になるルールや社内協力が無ければ機能しません。ルールが徹底されていないと多数のコンテンツが乱雑に保管され、コンテンツ管理が複雑になっていきます。

責任の所在がハッキリしていない

コンテンツ管理へ取り組むにあたり責任の所在がハッキリとせずに、最終的には取り組みが形骸化するというパターンも散見します。プロジェクトの責任が明確になっていないと、取り組みを牽引する存在がいなくなってしまいます。

コンテンツ管理システムの種類と選び方

コンテンツ管理システム導入の前にコンテンツ管理システムの種類と選び方を確認しておきましょう。コンテンツ管理システムには主に次のような種類があります。

  • 社内コンテンツ全般×保管型
    コンテンツの種類を問わず保管する要件に適したタイプです。報告書や稟議書といった社内コンテンツの共有やテレワークにも向いています。
  • 社内コンテンツ全般×作成・共有型
    コンテンツの保管だけでなく、作成作業も効率化したいときに適したタイプです。営業ナレッジのコンテンツ化による社内共有やコラボレーションしながらの業務資料の作成などにも向いています。
  • 契約書×保管型
    契約書の台帳管理や更新管理の効率化におすすめのタイプです。契約書は他のコンテンツより厳格な運用が求められるため、リテンション管理やレコード管理といったガバナンス機能が求められます。
  • 契約書×作成・共有型
    締結した契約書の保管だけでなく、契約書の作成も効率化ときに向いています。版管理だけでなく、DX時代では電子サイン機能を持つシステムが便利です。

コンテンツ管理システムのタイプと選び方については以下の記事もご覧ください。

文書管理システムとは? 5つのタイプと選び方を解説

本記事では、文書管理システムの概要と代表的な5つのタイプ、メリット、システムの選び方について「文書管理システムとは? 5つのタイプと選び方を解説」でも詳しく解説しています。

コンテンツ管理を成功させるためのポイント

コンテンツ管理を成功させるために押さえておきたいポイントがいくつかあります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

従業員の意識改革から始める

コンテンツ管理は組織全体で取り組むべきものなので、まずは従業員の意識改革から始める必要があります。コンテンツ管理に取り組むことでどのようなメリットがあるのか?などをしっかりと説明した上で、企業が見据えるビジョンも共有します。
また、現場従業員をプロジェクトに巻き込み、部署の垣根を超えて推進部門を作ることが大切です。

戦略的にシステムを導入する

コンテンツ管理システムの導入にあたっては、戦略的な実行が重要です。導入前においてはコンテンツの分類や整理などの準備をする必要もあります。そうして管理が必要なコンテンツを準備したうえで、段階的に移行していくことでスムーズに導入が行えます。また、運用開始後は定期的に管理状態をチェックし、必要に併せて改善していくことが大切です。

コンテンツ管理システム導入の際にルールや仕組みを構築する

コンテンツ管理システムの導入はもはや必須とも言えますが、その上でコンテンツ管理のルールや仕組みを重視することが大切です。コンテンツ管理のための基盤が整えられていないと、その上にいくらシステムを構築・利用しても失敗してしまいますが、機能を無視してルールや仕組みも作れません。

社内マニュアルを整備する

社内マニュアルは紙媒体であっても電子データであっても必要となりますので、原則として紙媒体用と電子媒体用の2パターンを作成します。そして、それぞれの内容の中にコンテンツ管理ルールを策定し、社内に浸透させることが目的となります。

各マニュアルに記載すべき主な項目は次の4つです。

  • ルールの適用範囲
  • コンテンツごとの保管、参照、編集に関する内容
  • 破棄の方法
  • 罰則、改廃に関する内容
コンテンツ管理にBoxが効きます!
仕事の効率化にBoxが効きます!

法定保存コンテンツの種類と保存期間

各コンテンツは法律で保存期間が定められています。備忘録代わりに主なコンテンツの保存期間をご紹介します。是非必要な時に見返してみてください。

  • 2年間の保存が必要なコンテンツ
    健康保険、厚生年金保険に関する書類
  • 3年間の保存が必要なコンテンツ
    労働者名簿
    災害補償に関する書類
    郵便物等の発受信簿
  • 4年間の保存が必要なコンテンツ
    雇用保険の被保険者に関する書類
  • 5年間の保存が必要なコンテンツ
    従業員の身元保証書、契約書
    産業廃棄物管理票
  • 7年間の保存が必要なコンテンツ
    決算に関連して作成された書類
    領収書
    振込通知書
    請求書
    契約書
    見積書
    源泉徴収簿
  • 10年間の保存が必要なコンテンツ
    株主総会議事録
    取締役会議事録
    重要会議記録
    決算書
    貸借対照表
  • 永久保存が必要なコンテンツ
    定款
    株主名簿
    社債原簿
    登記・訴訟に関する書類
    権利や財産に関する書類
    重要な人事に関する書類
    労働組合との協定書

上記は法令で永久保存が義務付けられているわけではありませんが、コンテンツの性質から永久保存が必要であると考えられています。

コンテンツの法定保存期間については、以下の記事もご覧ください。

文書の保存期間しっかりと管理していますか?文書の法定保存期間について

今回は、企業がしっかりと管理すべき「文書の保存期間」に関してご紹介します。法定保存期間を有する文書を適切に管理し、ライフサイクルを徹底するために、ここでいくつか例を挙げ、各文書の法定保存期間について「文書の保存期間しっかりと管理していますか?文書の法定保存期間について」でも詳しく解説しています。

まとめ

コンテンツ管理は、効率的かつスピーディに業務に必要な情報が探せることで生産性を上げ、情報漏えいやコンテンツ紛失などに対するリスク管理も実現し、また法定保存コンテンツを適切に管理することでコンプライアンスにも貢献します。電子データが増えるDX時代においては、コンテンツ管理システムの導入が今まで以上に効果を発揮するでしょう。

無駄なコンテンツ検索時間や費用は長い目で見れば積もり積もって莫大な損失につながります。事前準備のうえ、できるだけ早めにコンテンツ管理システムを導入し、業務効率化と生産性の向上に役立てましょう。

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