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ファイル管理に困っていませんか?
いま企業に求められる管理システムとは?

 2022.04.05  Box Japan

ICT(情報通信技術)の普及と発展にともない、従来の文書はデジタル化され、また最初からデジタルで生成、利用されるようになりました。つまり、企業が扱うコンテンツは年々多様化、および加速度的に増加しています。そうした状況で必須となるのがコンテンツ管理システムです。自社コンテンツを一括管理してプラットフォーム化し、コンテンツハブを構築し、あらゆる業務を効率化します。

この記事では、ECMやコンテンツハブなど用語を解説するとともに、おすすめのコンテンツ管理プラットフォームについて紹介します。

ファイル管理に困っていませんか?
いま企業に求められる管理システムとは?

今こそ企業に求められるコンテンツ管理システム

文書・画像・動画などの業務コンテンツを一元的に管理するシステムとして代表的なものは、「エンタープライズコンテンツ管理」(ECM)です。同じく「コンテンツ管理」という用語の含まれるシステムに、「コンテンツ管理システム」(CMS)もあります。

それぞれの機能や管理の対象はまったく異なります。ここでは、ECMとCMSの概要と、コンテンツ管理プラットフォームについて明確化できるよう解説していきます。

コンテンツ管理システム(CMS)とは

コンテンツマネジメントシステム(CMS)は「Content Management System」を訳したもので、この用語におけるコンテンツとは基本的に“Webコンテンツ“を指します。CMSは、HTMLやCSSなどの専門的な知識がなくてもWebコンテンツを管理・更新し、簡単にWebサイトに公開できるシステムです。

CMSを利用することで、デザイン作成・コンテンツ作成・更新などそれぞれの業務を分業可能となり、効率的にWebページを構築できます。さらに外注や人材の確保・育成にかかるコストを削減し、情報発信やデータ分析などを手軽に行えるようになります。

知名度が高く利用者の多いCMSとしては、「Drupal」や「WordPress」があります。利用するサービスによっては、常時SSL化やIPアクセス制限などのセキュリティ機能を搭載しています。

エンタープライズコンテンツ管理(ECM)とは

エンタープライズコンテンツ管理(ECM)とは「Enterprise Content Management」を訳したものです。ECMは、業務で利用するあらゆるデジタルコンテンツを一括管理することを目的とします。

似たような機能を持つシステムに「文書管理システム」がありますが、管理対象の範囲が異なります。ECMでは、文書管理システムで扱う電子化した文書を含め、CMSのようなWCSと呼ばれるWebコンテンツ管理の機能やDAMと呼ばれるデジタルアセット管理の機能を包含するものもあります。

企業がECMを導入する主な目的は、以下の3つです。

  1. 情報共有の効率化
  2. コンテンツの検索性や再利用性の向上
  3. セキュリティの強化

ECMによって、日常的な業務や情報管理の効率化が実現し、コンプライアンス遵守や監査に必要な情報をデータベースとして整理・統括できます。これにより、企業の情報資産を守るとともに、コンテンツをより活用しやすい状態で蓄積します。

ECMとコンテンツプラットフォームの違い

コンテンツプラットフォームとは、「一元管理された情報資産に、時間・場所・デバイスにとらわれず、簡単にアクセスできる環境」のことです。従来のECMはオンプレで特定業務や部門のみで利用されていましたが、現在のECMはクラウドで、コンテンツ管理のサービスとして提供されます。結果として、オフィスに居ないと業務ができないのではなく、いつでもどこでも必要な業務コンテンツを活用しながら業務を進められ、また、アクセス権設定を駆使することで外部との共有やコラボレーションも柔軟に行えます。現代版は、ECMという単独業務アプリの枠を越えたコンテンツプラットフォームなので、他クラウドサービスとも連携させ、多様なアプリやSaaSを介し必要なコンテンツを利用する、ハブとなることで業務全般を効率化できる点は大きな進化点です。

コンテンツ管理にBoxが効きます!
働き方改革にはBoxが効きます!

企業が抱える課題を解決するコンテンツハブ

コンテンツハブは、「コンテンツを一元管理し、全社的な橋渡しを行うためのシステム」です。

今日の企業では、各部門・部署やプロジェクトごとに、さまざまなシステムやコンテンツを利用・作成しています。この際、部門・部署・プロジェクトを連携させるシステムがなければ、それぞれの記録やデータは各所に散在したまま孤立してしまうでしょう。これは後述のように「サイロ化」と呼ばれる状態です。逆にそれらを連携させ、一貫した作業データを管理しておくこと(「ハブ化」)で、ノウハウ・ナレッジとして利用可能な資産になります。

例えば過去に類似のプロジェクトを担当したチームとその資料を活用できれば、無駄な時間・人手を省略しつつ、新たなプロジェクトをスムーズに進行していけるでしょう。このような環境整備を目指して、コンテンツハブが構築されるのです。

企業を悩ませるサイロ化とは

サイロ化とは、「いくつものシステムが孤立して、情報が連携されていない状態」を指します。主に「各部門が外部との連携を十分考慮せず、自分たちの業務を優先して構築してしまう」などの原因で、サイロ化は起こります。もちろん、サイロ化はシステムだけではなく、データやコンテンツもサイロ化します。これらは、業務効率を落とし、セキュリティリスクを上げてしまいます。

回避するためには、「アプリケーションの仕様やデータ形式を統一する」、「ハブ化して、共通でデータやコンテンツを管理できるようにする」、「各部門でのコミュニケーションが不足しないよう組織の構造を見直す」などの必要があります。

コンテンツのサイロ化がもたらす課題

コンテンツのサイロ化がもたらす課題は2つあります。

1つ目は、生産性や効率の低下です。プロジェクト管理のコンサルタントであるリズ・ダベンポート氏によると、業務中に書類を探す時間は、一人当たり年平均150時間を費やしているとされます。もちろんコンテンツやデータが社内に点在して捜索時間が増える分だけ、生産性や効率性が低下することになります。

(参照元:リズ・ダベンポート(2018)『気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ』)

あちこちに似たファイルや資料があって、でも、どれが最新かわからない、誰に聞けば良いかもわからないといった経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

2つ目は、セキュリティや情報ガバナンスの低下です。サイロ化した状態だと、セキュリティ管理ポイントが増えてしまい、企業レベルでのガバナンスを確保することも難しくなります。このため、サイバー攻撃によって情報が攻撃者に窃取される危険が高まり、自社サービスの停止リスクまで高まってしまいます。

このような課題を解決するには、RDBのデータを一貫した「データハブ」として集約するように、企業のコンテンツも「コンテンツハブ」として集約する必要があります。

企業のコンテンツハブとなるコンテンツクラウド

コンテンツクラウドは、社内・社外の定型業務、非定型業務をつなぐコンテンツハブとしての役割を担うことができるものがあります。「Single Source of Truth」という言葉があります。信頼できる唯一の情報源と訳されますが、コンテンツクラウドの活用で、人もシステムも直接、またはAPI越しに信頼できる唯一の情報源にアクセスできるようになります。もちろん、アクセス管理ができることは言うまでもありません。

コンテンツクラウドは1つのプラットフォームであるため、「社内の定型業務を支える業務システムのコンテンツ基盤」「社内の非定型業務のファイルサーバー」「ステークホルダーとの安全な共有や、コラボレーション基盤」など、業務やステークホルダーによってさまざまに利用できます。

実際、働き方改革の推進やコロナ禍、また近年労働者人口減少による効率化対策として、企業がコンテンツハブとして活用しているシステムです。

情報や資産を効果的に保管・活用するコンテンツクラウド

コンテンツクラウドによって、情報や資産を効果的に管理・活用できることは前述のとおりです。

コンテンツクラウドとは

コンテンツクラウドはビジネスに特化したクラウドコンテンツ管理プラットフォームです。ユーザーは場所やデバイスにとらわれることなく、業務コンテンツや業務に必要なファイルに安全、確実にアクセスすることができます。

コンテンツクラウドの主な特徴は以下の4つです。

  1. 企業が扱うあらゆるファイルをクラウドストレージに容量を気にせず保存できる。
  2. 画像や動画を含む大容量ファイルも手軽に共有・共同作業できる。
  3. 柔軟なアクセス権設定により、フォルダやファイル単位で制御できる。
  4. 検索やメタデータ付与、版管理といったコンテンツ管理の各機能を持ち、効率化できる。

コンテンツクラウドの機能を活用することで、企業の生産性向上とITコストの削減が実現します。

課題を解決してハイブリッドワークを推進

コンテンツクラウドを導入することで、各企業での働き方改革推進へつながります。一例として、Webブラウザやクラウドベンダーが提供するアプリが使えるデバイスを用いれば、どんな場所にいてもコンテンツへアクセス可能となります。したがって従業員たちも、特定のファイルを見るためだけに出社する必要などがありません。ハイブリッドワークも容易です。

また、ファイルの共有設定を行えば「閲覧のみ可能」な状態でファイルを共有することもできます。Web上でのコピー・保存・印刷を禁止し、情報ガバナンスに寄与します。

加えて、コンテンツクラウドでのフォルダやファイルの共有方法として、「コンテンツクラウド上の共有フォルダへのリンクを、共有対象者へメール送信する」という方式も取れます。そのため、例えばPPAP(パスワード付きzipファイル添付)対策も可能です。

まとめ

CMSはWeb上のコンテンツを管理するシステムを指すのに対し、ECMは業務コンテンツを一括管理するためのシステムです。ICTが進んだ現在では、ECMをクラウド化しコンテンツプラットフォームとして活用する考えが主流です。コンテンツプラットフォームが機能していない場合には、コンテンツのサイロ化が起こりやすくなり、結果として、業務効率の低下やセキュリティ脅威への対応が妨げられてしまいます。

このような課題を解決できるのが、安全なコンテンツ管理環境を実現するコンテンツクラウドです。コンテンツクラウドの導入により、横断的な連携が可能になり、業務効率改善と生産性向上を実現します。社内・社外の定型業務、非定型業務をつなぐコンテンツハブとしてぜひご検討ください。

わかる!DXを推進するコンテンツハブ

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