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DX時代の行政事務の効率化のカギは、文書(コンテンツ)のデジタル化とその管理!?

 2022.08.19  Box Japan

行政事務は、国の法制度起案及び運営等業務や、地方自治体による国民生活全般に関する事務業務であり多岐にわたる。昨今の少子高齢化による職員減や新型コロナ(COVID-19)の感染拡大に伴い、国民及び民間企業に対して行政サービスを迅速かつ効率的・効果的に提供していくことが急務となっている。
このような状況下において、行政DXの取り組みを行っている組織が増えてきている。一部の地方自治体では行政手続きのオンライン化やAI・RPA活用、ペーパーレス化やテレワーク環境の整備などのデジタル化を進めているが、簡単に抜本的なデジタル化を推進することは難しく、過去からの慣習や法令、予算制度等もデジタル化推進の障壁になっているという声もあることは事実である。

本ブログでは、このような行政DXの一つとして、最近話題にもなりつつある「公文書のデジタル管理」が行政事務に、どのような効果をもたらすか仮説として論ずる。

DX時代の行政事務の効率化のカギは、文書(コンテンツ)のデジタル化とその管理!?

行政DXの障壁とは?

そもそも国や地方自治体などの行政機関が行う業務には、必ず「公文書」が存在する。現状、ほとんどの組織が紙文書として管理しており、膨大な公文書が書庫等に格納されていることが容易に想像できる。

公文書とは、国の有する諸活動を現在および将来の国民に説明する責務を全うするために、国民共有の知的資源として、国民自らが主体的に利用できる文書である。その管理は公文書管理法に基づき適切に行わなければならない。
参照元:https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=421AC0000000066

これらの公文書は古くから紙により管理されているが、誤った管理やヒューマンエラーにより紛失等が起きると、以下のような問題が発生する。

  • 過去の検討・決裁等の経緯が不明確になる
  • 膨大な紙文書を管理しているため、行方不明となった文書の捜索は手間と時間を要する
  • 原本の流用は難しいため、複製(コピー)等による利用は資源の無駄遣いに繋がる
  • これまで培った情報である知的財産を有効活用することが難しい
  • 国民が求める事実(情報)が開示できなくなる

こういったことから、行政事務を行う立場の職員は公文書管理に関する決まりを理解し、適切な公文書管理に努める必要があり、行政事務と公文書は極めて密接な関係にあると考える。公文書は、過去より紙による管理を徹底してきたからこそ、デジタル化推進にあたる障壁の一つなのではないだろうか。

行政DXを推進することが難しい理由

行政DXの推進は、前述の通り実現するのは簡単なものではない。他にもいくつかの理由がある。そのひとつは法制度や過去からの慣習を挙げることができる。民間企業とは違い、行政業務は法制度等で規定されているものが多く、その規定は状況に応じてという理由で簡単に変えることができない。

例えば予算及び調達制度の柔軟性も行政DXの妨げのひとつではないだろうか。国や自治体の会計は年単位で行われるため、業務の課題解決に向けて調査・研究を行ってきた内容を実行するためには、予算要求及び実行までで、検討開始から数年たってしまっていることもある。
検討していた時は必要な最新・最適と思ったツールが、導入タイミングではさらに良いツールが市場に出回っており、より効率化が図れると考えても予算を増やすことができないのではないだろうか。

このような状況の打破を期待され生まれた組織が、デジタル庁である。行政のデジタル改革、行政改革、規制改革の三位一体の改革を通じる目的で設立されたデジタル庁には期待が高まっている。

国や自治体等におけるDX推進の課題と取り組み

国や自治体等がデジタル化を進めるにも多くの課題がある中、人材不足も深刻な問題である。多くの行政機関が課題提起を行っているように、日本の超少子高齢化は加速しており、労働人口の減少も人材不足の理由に含まれる。その中でも注目を集めているのがデジタル人材の不足である。これは国や自治体等だけでなく、民間企業においても大きな問題となっている。
官民ともに創意工夫によりデジタル人材の育成や確保を行うためにICT研修の拡充やICTリーダーの育成など独自の取り組みを行っている。世界的に見てデジタル化が加速している中、国としてデジタル人材の育成及び確保は国力を上げる上でも重要な課題と言えるだろう。副業や兼業を認め、民間からの人材登用を進めている国・自治体等も多い。

また、デジタル化を推進するためには導入経費が必要となる。予算の現状維持で精一杯であったり、重要性が高い政策等への予算を優先配分しなければならず、すぐにデジタル化への予算を捻出できないことも課題のひとつだと考える。

自治体においては、このような状況の中、総務省が支援するスマートシティ実現に向けた関連事業の立ち上げや地域社会のデジタル化を進めている。高松市と富山市はeラーニングや地域の安全・見守り、防災情報のデジタル化といった独自の取り組みが評価され、MM総研大賞を受賞している。人材面、予算面等様々な課題があるなかこのような取り組みは本当に素晴らしい。
また、自治体によってはAIの活用やRPA導入なども広がっている。AIやRPAを活用することで、証明書交付や住民異動入力などの業務を一部自動化し、住民サービスの向上を目指している。

今後も続く見込みの人口減少による労働力不足や、より複雑化する地域課題を解決するためには、業務効率化が求められる。そして、それには自治体のICT化が不可欠であり、今後もさらなる期待が高まることが予想される。

行政DX推進には文書のデジタル管理が効果的

行政DXの推進には、前述した通り業務に密接な関係性を持つ文書のデジタル管理が効果的ではないだろうか。しかし、ただデジタル化を進めるという観点だけではなく、行政として取り扱う情報にはセキュリティ対策は欠かせない。セキュリティコントロールを徹底し、且つ公文書の適切な管理を実現することは非常に重要な要素だと考える。

2022年に中央省庁の1つである文部科学省は業務ネットワーク基盤のフルクラウド化を実現した。様々なSaaSを最適な形で取入れ、その中核にコンテンツクラウド「Box」が使われている。Box単独での利用に留まらず、様々なアプリケーションと連携して利用し、働き方改革にも大きな貢献をしている。

Boxは容量無制限でコンテンツの保管や保存が可能というだけではなく、文書のライフサイクルに合わせた管理機能が充実している。また、Box内のコンテンツに対して柔軟かつ細かなアクセスコントロールや制限・制御を掛けることに優れており、さらには暗号化や電子透かしなどのコンテンツを保護制御機能においても抜群だ。
ライフサイクルとは、文書の「作成・取得、共有・活用、保存、破棄」といった一連の流れであり、Boxはこのライフサイクルに応じた管理を1つの文書基盤でできることに強みを持っている。行政事務には、文書作成時の共同作業や作成経緯を残すための版管理も重要であり、これらの業務にもBoxは有効な機能を有している。さらに文書所在の把握や文書属性(メタデータ)による管理、年限保存や確実な破棄を行う機能も重要である。このような行政文書のライフサイクルに沿った管理を実現するBoxは業務効率化にもつながる。

公文書は、国・自治体等のすべての業務に関連するものであり、業務の根底とも言えるのではないだろうか。紙ではなくデジタル化することは、これまで実現できなかった新たな効率化を生む要素でもあると考える。公文書のデジタル化は、ペーパーレスやテレワーク環境の充実だけではなく、文書を起点とした様々な働き方改革に貢献できると考える。

デジタル公文書の管理基盤は、機密情報を取扱う基盤とも言えるため、一般的なツールに比べると、より慎重に選択することになると思われるが、文部科学省がセキュリティと利便性の相反する双方を実現可能なBoxを導入したことは、働き方を大きく変える起点になったのではないだろうか。

まとめ

国や自治体等が独自の行政DXを推進する中、確かにさまざまな障壁がある。デジタル庁による改革は期待が大きく、デジタル化の取り組みで様々な効率化が見込まれる。その中でも行政業務の根底である文書のデジタル化とコンテンツ管理を進めることで、これまで紙管理では実現できなかった効率化を生むことや行政手続きのオンライン化やAI・RPA等の導入により、業務の個別最適化又は全体最適化を実現しているケースも多く見られる。

行政業務の効果的・効率的な仕組みを実現するカギは、公文書を含む文書のデジタル化であり、様々なアプリと連携でき且つ世界最高水準のセキュリティを実現できるコンテンツクラウドの導入をお勧めしたい。文科省の実例もあり、ますますデジタルによる文書管理の重要性とその実践に注目が集まっている。

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Boxは、時間や場所を選ばない「セキュアなアクセス」、 組織内外の関係者との円滑な「情報共有・共同作業」、強力な「セキュリティ/コンプライアンス」機能により、デジタルによる文書管理、業務効率や生産性の向上、新しい働き方を支援します。

文科省をはじめ官公庁・自治体におけるDX実践事例、行政DX推進における課題の解決法など、行政DXにお役立ていただける最新情報をお届けします。

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