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改正電子帳簿保存法について徹底解説!
電帳法対策にコンテンツクラウドがおすすめな理由

 2022.10.07  Box Japan

「電子帳簿保存法」が2022年1月に改正され、企業に求められる帳簿や書類の保存ルールが大きく変わりつつあります。実際には変更された内容に対応できず、お困りの方も多いと思います。

本記事では、電子帳簿保存法の改正された内容と、今後対応していく上でおすすめのクラウドサービスについて解説します。電子帳簿の適切な管理・運営にお役立てください。

改正電子帳簿保存法について徹底解説! 電帳法対策にコンテンツクラウドがおすすめな理由

2022年1月に改正された「電子帳簿保存法」とはそもそも何?

「電子帳簿保存法(以下、電帳法)」とは、国税に関係する帳簿(法人税法や所得税法)や書類の電子データによる保存を認可した法律です。1998年に成立した後、2022年1月に抜本的な改正が施されました。

電帳法に対応することは、違反を回避するだけでなく、社内のペーパーレス化や電子化の促進にもつながるため、バックオフィス業務の効率化やスリム化が期待できます。

また、法令遵守に努める取り組みは、コンプライアンスの観点から、顧客や他社からの信頼も得られるため、対策をとることには大きな価値があります。

2022年1月改正の電子帳簿保存法の主なポイント

デジタル化やそれに伴う効率化、ワークスタイル変革としてテレワーク、ハイブリッドワークの普及などを目し、2022年1月の改正で電帳法の要件が大きく見直されました。

改正によって主に何が変わったのか、4つのポイントに分けて解説します。それぞれのポイントについて、自社での取り組みと照らし合わせながら確認してください。

電帳法の主なポイント1:事前承認制度の廃止

1つ目のポイントは、事前承認制度の廃止です。以前は、電子帳簿保存やスキャナ電子保存を行うときには、前もって税務署の署長から承認を得なければなりませんでした。

改正後は、税務関係の帳簿・書類の電子データによる保存、スキャナ電子保存を行うための申請が不要になりました。この改正によって、事務手続きの工数が大きく軽減され、導入にあたってのフローもより簡潔になりました。

なお、電子取引に関しては、改正前から事前申請が必要なかったため、改正後には、書類と国税に関係するような帳簿、電子取引を含めたすべてのデータの保存に対して「事前申請は不要」と変更されました。

電帳法の主なポイント2:タイムスタンプの要件が緩和

2つ目のポイントは、タイムスタンプに関係する要件が緩和されたことです。以前は、受領した者が自署した上で、営業日で数えて3日以内にタイムスタンプを付与される必要がありました。改正後は実質的に自署が不要となり、タイムスタンプの付与は「最長で約2ヶ月と概ね営業日で数えて7日以内」へと期間が緩和されています。また、「データの修正や削除した履歴を残すか、修正や削除が不可能である」または「入力が求められる期限内でデータ保存が明確に確認できる」といった改ざんを防止する機能をもつクラウドサービスなどを利用していれば、タイムスタンプの必要もなくなりました

電帳法の主なポイント3:検索要件の緩和

3つ目のポイントは、検索に関わる各種要件が緩和されたことです。以前は、電子データでの保存に関して、帳簿の種類に応じた主要となる記録項目の検索機能を付けておくことが必須でしたが、改正後は「日付」「金額」「取引先」のみの項目となりました。

また、税務署の職員からデータダウンロードの要求があった場合、それに即時応じることを条件に、範囲や条件の組み合わせによる具体的かつ詳細な検索機能も必要なくなりました。

これまでは、電子帳簿に検索機能をつけるために手間と時間がかかってしまうのが原因で、結局は紙帳簿を利用したほうが効率的であるケースは珍しくありませんでした。検索要件が緩和されたことによって余計な工数が発生しなくなったこともあり、電子帳簿保存の利用率が向上すると期待されます。

電帳法の主なポイント4:電子取引の電子データ保存義務化

4つ目のポイントは、電子取引に関係する電子データ保存が義務化されたことです。以前は、データで受け取った請求書などの国税に関係する書類について、紙媒体での保存・保管が認められていました。改正後は、全ての企業に対し、データで受け取った書類を出力して保存することを原則不可としています。

つまり、電子取引であれば、データで受け取る方法のすべてが該当してしまうことから、電子帳簿を利用しない企業においても保存義務の対象となりえます。さらに、データを保存するときには、受領したデータに対してタイムスタンプを与え(前述の通り、条件を満たせば代替も可能)、検索に関する要件を満たした状態で保存・保管しなければなりません。

電帳法への理解に加えて、適切な管理を行えるよう保管場所の一元化といった施策が重要です。

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電子取引の電子データ保存義務化までは2年の猶予期間がある

さまざまな要件に改正が実施された電帳法ですが、変更内容に対する移行期間として、電子取引データ保存の義務に関しては、2年の猶予期間が設けられています。

しかし、この猶予期間の中で宥恕措置を受けるには、「やむを得ない事情」を提示する必要があるなど一定の条件があります。結果的に、宥恕措置を受ける条件を満たすために手間と時間がかかってしまうので、遵守に向けて早急な対応を行うのがよいでしょう。

電帳法の2大要点を押さえることができるコンテンツクラウドがおすすめ!

早急な対応が必要とされる電帳法ですが、要点として「真実性(改ざんを防止する)」と「可視性(検索機能を有する)」を押さえられれば対応が可能です。

そのためには、単なるクラウドストレージではなく、豊富なコンテンツ管理機能を持つコンテンツクラウド「Box」の導入が有効です。コンテンツ管理という基盤を整備することで、今後、インボイス制度といった他の法規制へも同じ基盤で対策や対応ができるため、ぜひ参考にしてください。

おすすめの理由1:Boxの機能で真実性の確保ができる

1つ目は、Boxの機能を有効活用して真実性を確保(改ざんを防止する)できる点です。

Boxは、電子帳票といったファイルに対して、誰が何を行ったのかなど、作業による変更内容や履歴などが確認できます。この機能により、改ざんしても証拠が残ることから、第三者の調査に対して真実性が確保されます。

また、ファイルをクラウドにアップロードすると、保存するときに自動でタイムスタンプが付与されるシステムにも発展させられます。手動で付与する手間が省けるのに加え、付与漏れがなくなるメリットもあります。

おすすめの理由2:Boxの機能で可視性の確保ができる

2つ目は、Boxの機能で可視性の確保(検索機能を有する)ができる点です。

Boxでは、「取引した日付」「取引金額」「取引先」など固有の情報をメタデータとしてファイルやフォルダに関連づけて保存できます。メタデータは検索に極めて有効で、詳細に条件を設定して、必要な時に特定の取引を検索し、関連するファイルを正確に参照することが可能です。

税務署からダウンロードの要求があった場合でも、すぐに対応できます。

ダウンロードしたデータで要求を満たせるならば、わざわざ紙に印刷して送付する手間も省けるため、ペーパーレスに加え業務効率化にもつながります。

そもそも電子的なファイルを適切かつセキュアに管理する仕組みとして、Boxは高い評価を得ており、また実績もあります。Boxを導入すれば帳簿以外にもあらゆるファイルをクラウドに保管、共有、保存できます。他の従業員や部署間で編集状況を共有でき、権限を付与すれば第三者にも閲覧許可を出せるため、社内データの一元化や他社とのデータのやり取りにおける業務効率の向上も期待されます。つまり、電子帳票を保存する前の業務でもBoxを利用し、その業務の流れの延長線上で電帳法対応ができるのです。

まとめ

「電子帳簿保存法」は2022年1月の改正により、要件が大きく緩和された一方で、データ保存の義務も求められるようになりました。まずは、電子的な取引がなされているか、自社がデータ保存義務化の対象となるのか、対象であればそれぞれの要件・条件を満たしているかを確認しましょう。

そして猶予期間のうちに、万全の備えをしておくべきでしょう。

あらゆる業務にはファイルやコンテンツが存在するため、電帳法への対応をきっかけに他の業務でもBoxを利用して、企業全体の業務の効率化やガバナンス強化を始めることがおすすめです。電子法対応の2大ポイントの真実性と可視性の確保という要点をクリアするのはもちろん、ランサムウェア対応といったセキュリティの強化も可能です。

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