DXに欠かせないデジタル活用進展に伴い、データ、コンテンツの重要性がますます高まっています。また、新しいセキュリティ脅威が増えていることもあり、昨今、個人情報をはじめ機密性高いファイルの取り扱いへの注目が高まっています。この記事では情報資産とは何なのか、どう漏えいリスクを避けるのかなど、情報資産に関わる疑問について答えます。情報資産の保護に有用なコンテンツハブにも触れているので、情報資産を取り扱う方は、ぜひ読んでみてください。
情報資産は重要な経営資源
情報資産は、企業が所有する価値ある情報です。社員や顧客の情報から技術やノウハウなど多岐にわたり、企業の財産と言っても過言ではないのです。企業にとって非常に重要度が高いことから、ヒト・モノ・カネと並び、会社の４大経営資源の一つともされます。
近年では、ITの普及に伴い、パソコン内のHDDやUSBメモリなどの外部記憶媒体、ファイルサーバーをはじめとした各種サーバー、クラウドストレージといったクラウドでデータやファイルとして管理されるケースがほとんどです。
情報資産の具体例一覧
情報資産は企業によって異なり、その種類は多岐にわたります。例えば、企業が保有する製品開発の技術情報や、顧客に提供する商品・サービスの仕様情報などが挙げられます。一見、自社では役に立たないと思えるものでも、他社からすればお宝の山となりえます。社員が業務でやり取りするメールでさえ、立派な情報資産なのです。
以下に、情報資産になりうるものについて並べます。
情報資産の一例
- 製品情報（技術情報、生産計画、仕様書、作業手順、新商品情報など）
- 経営情報（事業計画、戦略情報、企業間契約書類、財務情報など）
- 顧客情報
- 人事情報
- 物理的資産（設備機械、施設、社有車など）
- 情報システム（ソフトウェア、社内ネットワーク、データベース、IT技術ノウハウなど）
- 無形資産（ブランド・企業イメージなど）
情報資産のセキュリティ対策は全企業において必須
企業財産である情報資産は、安易な考えで取り扱っていると、後々、企業の根幹を揺るがす事態になりかねません。ここでは情報資産がどんな脅威にさらされる懸念があるのか、さらされているのかについて紹介します。
情報資産は存在するだけで常にリスクがある
IT化が進み、情報もデータ化した社会において、情報資産は常に危険と隣り合わせの状況に置かれています。ネットワークからの不正侵入や各種サイバー攻撃といった外部からのリスクをはじめ、管理不足による情報喪失、社員のITリテラシーの低さや悪意のないヒューマンエラーによる消失や漏えいといった内部でのリスクも存在します。
情報資産のリスク対策の方法3つ
情報資産は外部に漏えいすると悪用される可能性が高く、取引先などからの信頼問題にもつながります。その結果、企業の存続にも関わるため、厳格な対策が必要です。
ここからは、情報資産を守るための効果的な方法を3つご紹介します。
方法①：社員の教育
いくら経営陣がセキュリティ面の強化を訴え、策を巡らせても、実際に行動する社員の意識が変わらない限りリスクは抑えられません。情報資産の漏えいを防ぐためにも、社員教育は徹底して行う必要があります。社員の意識改革にもなり、企業内でセキュリティ意識を高められるでしょう。
参考として、IPA（独立行政法人 情報処理推進機構セキュリティセンター）が掲げる7つのポイントを挙げます。
- 企業（組織）の情報資産を、許可なく、持ち出さない
- 企業（組織）の情報資産を、未対策のまま目の届かないところに放置しない
- 企業（組織）の情報資産を、未対策のまま廃棄しない
- 私物（私用）の機器類（パソコンや電子媒体）やプログラム等のデータを、許可なく、企業（組織）に持ち込まない
- 個人に割り当てられた権限を、許可なく、他の人に貸与または譲渡しない
- 業務上知り得た情報を、許可なく、公言しない
- 情報漏えいを起こしたら、自分で判断せずに、まず報告
（引用元：https://www.ipa.go.jp/security/antivirus/documents/05_roei.pdf）
方法②：社内のルール策定
企業内で情報資産の管理方法についてルールを定めることもおすすめです。ソフトウェアの導入やアップデート管理など、社内で統一したルールを作ることで、部署間の連携もスムーズになり、取り扱いミスを防げます。
USBメモリを使える企業はかなり減りましたが、どうしても必要な企業では、例えば、USBメモリにナンバーを設けて管理したり、情報を持ち出す際の管理表を作るのも有効です。また、社内でバラバラに管理するのではなく、情報システム部門やセキュリティ担当者など一ヶ所にまとめると、管理もしやすくなります。問題が発生したときはすぐに対処できるなど安全性も増します。
また、セキュリティ対策に関わるチームの体制や権限のルール作成、漏えい発生時の対処法など、できるだけ詳細に策定しましょう。
方法③：ITツールをフル活用
DX時代の情報資産管理はITのフル活用で対策ができます。たとえば個人情報の入ったExcelといったファイルは、コンテンツを作成→管理→保存→破棄のプロセスに分け、ライフサイクル管理をするプラットフォームの導入が効果的です。
新規ファイルの作成、社外からの文書の受取時（作成）、事務処理などの文書の活用時（管理）、活用後の文書の保存時（保存）、不要文書の処分時（破棄）と、それぞれの過程で適切に管理をすることで、セキュリティ対策の向上および仕事の効率化につながります。
2段階ユーザー認証、ファイルの暗号化、詳細なアクセス権限の設定やリテンション管理なども備えた、使い勝手が優れているクラウドコンテンツ管理がよいでしょう。
情報資産を守り、活用するためにコンテンツハブが有用
コンデンツハブとは、いつでも、どこでも、どんなアプリからでも各種ファイルやCAD・映像コンテンツなど、業務上必要なあらゆるコンテンツを一元管理し活用する仕組みのことです。コンテンツハブを利用することで、煩雑になりがちな情報資産の管理を簡単な操作で行えます。
コンテンツクラウドはコンテンツハブとしても有用なクラウドサービスです。コンシューマ用のオンラインストレージとは異なり、企業が使用することを前提に作られており、セキュアな環境のもと、いつでもどこからでも利用できます。社外との共有時もハブとなり、メールに添付して共有するのではなく、ハブにアップして集約し、社外にもアクセス権を付け共有リンクでやりとりします。メールでコンテンツそのものを送ったことによる無駄な複製、亜種が発生せず、また分散もせず一元管理ができるため、セキュアで効率的な運用が可能です。容量やアクセスする場所を気にする必要もなくなり、USBメモリといった外部媒体も不要となり、置き忘れや盗難のリスクもなくなります。
このようにコンテンツハブは、情報資産を守りながら、効率的な活用を可能とするのです。
まとめ
情報資産は、企業にとって重要な経営資源です。適切に管理が行われていないと、外部に流出してしまう可能性があり、その取り扱いには時代にあった注意が必要です。
情報漏えいを防ぐには、まず社員の意識改革の徹底や、ルールの策定・見直しなど、企業内でできることからはじめましょう。同時に最新のITの活用でセキュリティと利便性を同時に満たすことができます。
コンテンツクラウドは、情報を守るセキュリティ対策として、またコンテンツハブとしても有効なツールです。コンテンツクラウドの導入で、社内の業務コンテンツをクラウド上で一元管理でき、細かなアクセス制限もかけられます。社内外問わずたくさんのメンバーとの共同作業もスムーズで、企業の成長にもつながります。
セキュリティ面が心配な方や、自社のスタイルにあったものを探している方は、ぜひコンテンツクラウドの利用をお考えください。
