2022年1月に施行された改正電帳法は、企業のデジタル化を加速させますが、現場では業務の電子化対応に追われている担当者も少なくないはずです。本記事では、電帳法対応システムの要件を解説するとともに、システム導入のメリットや選び方、電帳法対応に役立つコンテンツクラウドの活用ポイントを紹介します。
電子帳簿保存法（電帳法）に対応するシステムとは?
まず、電子帳簿保存法の概要を解説します。対象となる書類・帳簿や、電帳法対応システムに求められる要件についても触れます。
そもそも電帳法とは
「電帳法」とは「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」の略称であり、「電子帳簿保存法」と呼ばれることもあります。一定の要件を満たすことを条件に、国税や取引関係の書類・帳簿を電子データとして保存することを認める法律です。電帳法は1998年に交付・施行されましたが、これまで上記の「一定の要件」を緩和する方向でたびたび改正されてきました。直近では、ICTの活用や働き方改革の促進などを目的として、2021年に改正され、2022年1月に施行されています。現在、改正電子帳簿保存法と呼ばれているのは、この2022年施行の改正法を指しています。
電帳法では、データの保存区分を、次の3種類に分類しています。
- 電子帳簿等保存
- スキャナ保存
- 電子取引データ保存
このうち、改正電帳法で大きく変更されたのは「電子取引データ保存」の方法です。電子取引とは「取引情報の受け渡しを電磁的方式によって行う取引」のことです。電子メールに添付されたデータとして請求書を受け取る場合や、ECサイトで物品を購入して、明細をインターネット経由でダウンロードする場合などが該当します。改正電帳簿法では、電子取引においてデータとして受け取った取引情報を、データのまま保存することが義務付けられ、これらのデータを紙に印刷して保存することは禁止されました。上述の通り、本改正法は2022年1月から施行されています。電子取引データ保存の義務化には2年間の宥恕措置期間が設けられており、2024年1月からは完全義務化される予定でした。しかし、その後の法改正により、2024年1月から猶予措置期間に移行しました。現時点では猶予措置の期限は定められていません。
電帳法の対象となる書類
電帳法の対象となる書類・帳簿は、大きく分けて下記の通りです。
- 国税関係帳簿
- 国税関係書類
- 電子取引の関係データ
具体的にはそれぞれ、以下のような書類・帳簿を指します。
- 国税関係帳簿
仕訳帳、総勘定元帳、売掛台帳、現金出納帳、固定資産台帳など - 国税関係書類
決算関係書類（貸借対照表、損益計算書、棚卸表など）
取引関係書類（見積書、契約書、納品書、請求書、領収証など） - 電子取引の関係データ
ECサイト、クラウドサービスなどを介して授受された、あるいは電子メールに添付された請求書などの電子ファイル
国税関係書類の取引関係書類は、自社で作成した書類も、他社から受領した書類も、いずれもが電帳法の対象となります。
電帳法対応のシステムとは?
現在、電帳法の対象とされている書類・帳簿も、以前は紙で保存することが義務付けられていました。しかし、電帳法が施行されたことによって、一定の要件を満たせば、電子的に作成され、授受された書類・帳簿は電子データのまま保存できるようになりました。さらに、相手方から紙で受け取った取引関係書類・帳簿も、スキャンして電子データとして保存できます。
電帳法に対応したシステム＝電帳法によって規定された保存要件を満たすシステムを活用することによって、企業は国税関係の書類・帳簿や手続きをペーパーレス化できるようになり、デジタル戦略を促進できます。電帳法の保存要件を満たすシステムに求められる要件は、以下の2つです。
- JIIMA認証を受けている
- 真実性および可視性を確保している
JIIMA認証を受けている
JIIMAはJapan Image and Information Management Associationの略で、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会のことです。JIIMA認証とは、システムやソフトウェアなどが電帳法の保存要件を満たしているかどうかをJIIMAがチェックし、要件を満たしているものに対して認証を与える制度です。JIIMA認証を取得しているシステムを適切に使用すれば、電帳法に準拠した税務処理業務を行えます。JIIMA認証には、認証対象の違いにより、
- 電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証
- 電子帳簿ソフト法的要件認証
- 電子取引ソフト法的要件認証
- 電子書類ソフト法的要件認証
- アーカイブ用光ディスク認証
の5種類があります。
参照元：国税庁｜JIIMA認証情報リスト
「真実性の確保・可視性の確保」要件を満たしている
電帳法では、電子データを保存する際の要件として「真実性の確保」および「可視性の確保」を求めています。
真実性の確保とは、電子データが改ざん・削除されずに保存されているということです。真実性が確保されるためには、電子データにタイムスタンプが付与されていることが改正前の保存要件として求められていました。改正電帳法では要件が緩和され、以下に挙げるうち、いずれかの措置が行われれば、真実性が確保されていると認められます。
- タイムスタンプが付与された取引情報を受け取る
- 取引情報を受け取ったあと、速やかにタイムスタンプを付与し、保存を実行した者または監視した者に関する情報を確認できるようにする
- 取引情報の受け取りおよび保存は、データの訂正や削除を行えないシステムで行うか、訂正・削除が行われた際にあとで確認できるシステムで行う
- 正当な理由のない訂正・削除を防止するための事務処理規定を定め、規定に沿って運用する
可視性の確保とは、保存されたデータをすぐに検索・表示できるようにすることです。具体的には、以下の保存要件すべてに対応することが求められています。
- 関連書類の備え付け：システムの概要を記載した書類を備え付けること
- 見読性の確保：パソコンやディスプレイなど、システム検索できる装置を操作マニュアルとともに備え、整然とした形式かつ明瞭な状態で画面や書面に速やかに出力できるようにすること
- 検索機能の確保：取引年月日、取引先、取引金額の各項目で検索できるようにすること。取引年月日または取引金額で範囲指定検索できるようにすること。また、複数の記録項目を組み合わせられること
電子帳簿保存法（電帳法）システムが持つ主な機能
電帳法対応システムに搭載されている主な機能は以下の通りです。
- タイムスタンプ付与機能
- 検索要件を満たす検索機能
- 既存システムとの連携機能（API連携）
- 保存期限が過ぎた帳票類の自動削除
- 帳簿と書類の伝票番号での紐付けと検索機能
上述した通り、電子データにタイムスタンプを付与する機能（またはこれを代替する機能）や検索機能は、電帳法対応システムには必須といって差し支えありません。
電子帳簿保存法（電帳法）システムを導入する3つのメリット
電帳法システムの導入によって、電帳法に対応した税務処理業務を行えるようになる以外にも複数のメリットを享受できます。
1. 書類管理にかかる業務を効率化できる
取引情報を電子データのまま保存できるようになれば、紙のファイリングや保管・管理の作業は不要です。電子データで送られてきた請求書などを印刷する手間もなくなり、業務を大幅に効率化できます。さらに、電帳法に対応したシステムであれば、要件を確認しながら電子化するような作業の工数も削減できます。電子データで保存されるため、取引年月日や取引先名などから、すぐに取引情報を検索することも可能です。
2. ペーパーレス化の恩恵を受けられる
従来は、契約書・納品書・発注書などの書類（証憑書類）を7年間（法人の場合。個人は5年間）保存することが義務付けられていました。しかし、電帳法システムによって正しく電子保存ができていれば、紙の原本を保存しておく必要はありません。紙の証憑書類は破棄しても差し支えなく、書類を保管するためのスペースも削減できます。さらに書類の紛失・盗難リスクも低減できます。
3. 書類改ざんなどの不正防止・内部統制強化を行える
電帳法対応システムには、真実性の確保が求められます。そのため同システムの導入は、書類を改ざんしたり、破棄したりといった不正の防止にもつながり、内部統制も強化できます。
電子帳簿保存法（電帳法）対応のシステムの選び方
電帳法対応システムを導入する際には、自社が必要とする環境や条件に合うかどうか、電帳法の保存要件を満たしているかなどを確認しましょう。
自社に必要なシステムを検討する
ひと口に電帳法対応システムといっても、搭載されている機能はさまざまです。システムごとに内容は大きく異なり、請求書受領・経費精算などの特定業務に対応したシステムや、電子保存だけに特化したシステムもあります。自社のどの業務（書類・帳簿）を電帳法に対応させるべきなのかを整理し、対応する機能を備えたシステムを導入する必要があります。
保存要件（JIIMA認証）を満たしているかを確認する
システムがJIIMA認証を取得していれば、電帳法の保存要件を満たしていることをJIIMAが確認しており、安心して使用できます。認証を受けているか否かは、許諾認証ロゴなどで確認することが可能です。
使いやすい操作性かを確認する
システムの操作性が高いことも重要なポイントです。もし、操作方法が複雑で使いにくいものであれば、システムを導入したとしても、その後の運用に支障をきたします。仮に担当者が異動してきたばかりでも、すぐに利用できる、扱いやすいUI（ユーザーインターフェース）であることが望まれます。さらに、導入支援や問い合わせへの対応といったサポート面も、導入を検討するうえで見逃すことはできません。
既存システムとの連携可否を確認する
社内で運用している会計システムと電帳法対応システムを連携できるか否かは事前に確認しておく必要があります。連携できなければ、それぞれのシステムを個別に運用せざるを得ず、電子データの扱いも煩雑になります。連携できるシステムを優先して検討することをおすすめします。
連携方法はさまざまですが、APIでの連携とCSVファイルを用いる方法が代表的です。API連携では、システム同士で直接、データをやり取りすることが可能で、シームレスかつリアルタイムにデータ登録を行え、業務の効率化にもつながります。CSVでの連携の場合は、データをCSVファイルに出力し、ファイルを介して連携します。連携方法によっては、かえって日々の業務で負担になる場合もあります。
導入・ランニングコストが最適かを計算する
システム導入時のコストはもちろんのこと、導入後のランニングコストがどのくらいかかるのかも重要な検討材料です。電帳法対応システムの料金はサービスごとにまちまちです。月額固定料金のシステムもあれば、利用者数に応じて月額料金が変わる従量課金タイプの料金体系を採用したシステムもあります。システムの導入後に、「ランニングコストがかかり過ぎるので、別システムに変更する」といったことは簡単にできません。最初は、2024年から完全義務化される「電子取引データ保存」のみに対応し、のちのち、ほかの区分にも対応させていくなど、自社の状況にあわせながら段階的にサービスを追加する方法もあります。
電帳法対応システムならBox「コンテンツクラウド」
上述したように、改正電帳法には、日本における企業活動のデジタル化を促進する狙いがあります。とりわけ電子取引データの電子保存に関しては、すべての事業者に対応が義務付けられています。電子ファイルでの管理が求められる環境において、電帳法対応システムを選ぶ際にはコンテンツ管理機能の有無がポイントです。
コンテンツクラウドのメリット
クラウドストレージとして世界中で使用され、豊富な実績をもつ「Box」は、コンテンツ管理機能を備えたコンテンツクラウドとしても知られています。電帳法対応システムにコンテンツクラウドを活用すれば、真実性および可視性を確保できるというメリットがあります。
真実性を確保できる
書類・帳簿を電子保存する際は、改ざんなどの不正な処理が行われていないことを証明するために、電子データにタイムスタンプを付与するか、訂正・削除ができないシステムで保存する、または訂正・削除されても、あとで確認できることが求められています。Boxでは、ファイルの操作ログや過去バージョンを取得・保存し、「誰がいつどのような作業を行ったか」というアクセス履歴を管理することが可能で、ガバナンスを利かせた文書管理を実践できます。さらに、ユーザー単位で詳細なアクセス権限を設定でき、アップロードされたファイルを編集不可にも設定できます。これらの機能はいずれも電子ファイルの真実性の確保に寄与します。
可視性を確保できる
Boxは、通常のテキスト検索に加え、メタデータ機能によって検索性を高めており、電帳法が規定する検索機能要件をクリアしています。改正電帳法では、取引年月日、取引金額、取引先名の各項目でファイルを検索できることが要件です。これらの情報をメタデータとしてファイルに付与しておけば、コンテンツの分類に役立つだけでなく、改正電帳法で求められる検索要件を満たすことになります。
コンテンツクラウドの活用事例4選
最後に「電帳法に対応するためには、Boxをどのように使えば最善か」の参考となる、具体的な活用事例を紹介します。
① 保管資料のセキュリティを向上
Boxでは、ユーザー単位でアクセス権限を詳細に設定することが可能です。アップロードしたファイルに対する「編集/移動/コピー/削除」などの操作を禁じて、改ざんなどの不正行為を行えないように設定できます。
② スキャナ保存時の業務効率化
コンテンツクラウドを活用すれば、スキャナ保存業務を効率化できます。Boxと他社製品とを組み合わせることにより、ファイルにタイムスタンプを付与したり、取引日、取引金額、取引先などの情報を抜き出したりすることも可能です。コンテンツクラウド単体では電帳法の要件を満たせない場合でも、優れた拡張性をもつ他社サービスと連携させれば、要件を満たす機能を実現できます。Boxとスキャナ（複合機）の連携について、詳しくは下記のページをご覧ください。
関連記事：複合機/スキャナ連携でドキュメントを安全・便利に活用
③ 電子取引データのセキュア管理
電子取引時のセキュリティ向上にも寄与します。電子ファイルのアップロード時に、あらかじめ電帳法対応に必須となる項目を担当者が入力しておき、アップロード後に対象ファイルを「閲覧のみ可能」と設定しておけば、電子取引データをセキュアに管理できます。アップロードされたファイルはBox上ではすべて暗号化保存されます。
④ 電子取引時の業務効率化に成功
電子取引時の業務効率化にも役立ちます。上述したように、改正電帳法では従来に比べて検索要件が緩和され、取引年月日、取引金額、取引先の各情報があれば、要件を満たせます。緩和された要件でも、大量の取引がある企業にはこれらの入力作業は負担になるかもしれません。しかし、BoxとiPaaS（Integration Platform as a Service：異なるクラウドサービスを連携させ、ひとつのプラットフォーム上で管理するサービス）とを連携させれば、これらのメタデータの入力業務を自動化でき、大幅な業務効率化を実現できます。
まとめ
2022年1月に施行された改正電帳法では、電子化要件が大幅に緩和されましたが、「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件は満たさなければなりません。電帳法対応システムを選ぶ際には、これらの要件を満たすことが重要です。コンテンツクラウドは、セキュアなファイル管理をはじめ、ガバナンスや豊富な連携機能によって、企業が効率的に電帳法に対応することを支援します。電帳法に対応して、デジタル化を推進するためにも、ぜひ、コンテンツクラウドの導入を検討してください。
