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電帳法対応に求められるシステムのポイント

 2022.05.24  Box Japan

2022年1月施行の電帳法改正は、企業のデジタル化をさらに加速させる内容でした。この法改正の影響で、業務の電子化対応に追われている担当者も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、電帳法へのシステム対応の要件を解説すると共に、電帳法対応に役立つコンテンツクラウドの活用ポイントをご紹介します。

電帳法対応に求められるシステムのポイント

電帳法とは

そもそも「電帳法」とはどのような法律なのでしょうか。あらためて電帳法の基本的な知識から確認していきます。

そもそも電帳法とは

電帳法とは、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」の略称です。「電子帳簿保存法」と略されることもあります。その名の通り、「電帳法とは国税や取引関係の帳簿書類等を一定の条件下でデジタルデータとして保存すること」を認める法律です。電帳法は1998年に制定され、基本的には電子化の要件を緩和する方向に改正を繰り返してきました。直近では、ICT活用や働き方改革を促進するため、2022年1月に大きな改正がなされました。

対象となる書類とは

電帳法の対象となるのは一言で言えば税金に関係する書類ですが、その内訳は下記のように多岐に渡ります。

【国税関係帳簿】

仕訳帳、総勘定元帳、売掛台帳、現金出納帳、固定資産台帳等

【国税関係書類】

  1. 決算関係書類(貸借対照表、損益計算書、棚卸表等)
  2. 取引関係書類
    2-1. 自社で作成した取引関係書類(見積書、契約書、納品書、請求書、領収証等)
    2-2. 他社から受領した取引関係書類(同上)

【電子取引の関係データ】

ECサイト、Eメール、クラウドサービスなどを介して授受される請求書等の電子ファイル

以前、上記の帳簿書類等は紙ベースで保存しなければいけませんでした。しかし電帳法の制定によって、諸々の条件を満たすことで、電子的に作成・授受された資料は電子ファイルのままで、相手方から紙で受け取った取引関係書類もスキャンして保存することが可能になりました。電帳法に対応することによって、事業者は国税関係の資料作成や手続きにおけるペーパーレス化を進め、デジタル戦略を促進することができます。

なお、国税庁は電帳法の要件に適合する会計ソフト・電子帳簿ソフト・文書管理システム等の対応システムの一覧(JIIMA認証情報リスト)を下記のページで案内しています。中には無料で利用できるソフトもあるので、自社に合ったシステムを比較検討してみることをおすすめします。

(リンク先:https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/11.htm

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法改正のポイント

2022年1月の法改正によって、電帳法は具体的にどこが変わったのでしょうか。続いては、今回の主な改正ポイントを解説していきます。

電子取引データ書面保存の廃止

今回の法改正で最大のポイントは、「電子取引データの書面保存が廃止されたこと」です。従来は、メールやインターネット等を介して授受していた取引書類を、企業は印刷して紙で保存していたことでしょう。しかし今後はこれが認められず、「電子ファイルで授受した取引書類は一定の要件を満たした上で電子的に保存すること」が義務づけられます。

この法改正には、大企業・中小企業・個人事業主問わず、すべての事業者が対応しなければなりません。ただし、この法改正は2021年12月に2年間の猶予期間を設けられることに決まりました。電子化に未対応の事業者は、2024年1月までの対応が求められます。

スキャナ保存制度要件の緩和

ここからは電子化要件の緩和に関する改正です。まずは、相手方から紙で受け取った取引書類をスキャンして電子保存する際に要求されていた要件が緩和されました。従来はスキャンする前に原本へ担当者が自筆署名と捺印をした上で、3営業日以内にタイムスタンプを付与することが必要でした。

しかし今回の規制では、「原本への自筆署名と捺印は不要」「タイムスタンプの付与期限は約2ヶ月以内に延長」「一定要件を満たした対応ソフトを使用する場合、タイムスタンプの付与自体不要」と大幅に要件が緩められました。また、複数人での事務処理作業や定期的な検査等を義務付けていた適正事務処理要件が廃止されました。

税務署への申請の廃止

税務署への事前申請が不要になったことも大きなポイントです。従来は、帳簿類の電子保存を希望する事業者は3ヶ月前までに管轄の税務署長から事前承認を受けなければいけませんでした。この事前承認のために必要な申請書類の作成には煩雑な手間がかかり、これが事業者の電子化対応を阻害する大きな要因になっていたのです。しかし2022年1月以降からは、この事前申請をしないでよいことになりました。

コンテンツクラウドを活用するメリットとは

すでに触れたように、今回の法改正には、日本における企業活動のデジタル化をさらに促進する狙いがあります。とりわけ電子取引データの電子保存に関しては、2024年まで猶予期間があるとはいえ、すべての事業者が対応しなければいけません。電帳法への対応に当たっては、従来の紙文書での管理から電子ファイルの管理が求められるため、コンテンツ管理システムの活用がポイントとなります。ここでは、単なるクラウドストレージではなく、コンテンツ管理機能も持つコンテンツクラウドとして世界的に実績がある「Box」を例に、電帳法対応にコンテンツクラウドを活用するメリットを解説していきます。

真実性を確保できる

帳簿書類等を電子保存する際は、改ざん等の不正な処理をしていないことを証明できる真実性を確保しなければいけません。今回の法改正では、電子化の要件がさまざまに緩和された一方で、「事業者が帳簿種類等の保存に関して電子的な不正行為を働いた場合」は、重加算税が10%増額されることも決まっています。

コンテンツ管理システムの中には、ガバナンスを利かせた文書管理を実践できるものがあります。例えばBoxでは、各ファイルの操作ログや過去バージョンを取得・保存し、「誰がいつどのような作業を行ったか」というアクセス履歴の管理が可能です。また、Boxはアクセス権限の細やかな設定もできるので、アップロードされたファイルを編集不可能に設定しておけます。これらの機能は、いずれも電子ファイルの真実性の確保に寄与します。

可視性を確保できる

電帳法に対応するには、電子データの可視性も確保する必要があります。具体的に言えば、電帳法では、必要なデータに必要なときにアクセスできるように、電子保存に用いるソフトに検索機能要件を課しているのです。

Boxは通常のテキスト検索に加え、メタデータ機能によって検索性をさらに高め、電帳法の定めるすべての検索機能要件をクリアできます。改正された電帳法では、「取引年月日」「取引金額」「取引先名」の3項目からファイルを探せるようにと検索要件が課されています。メタデータとしてこれらの情報をファイルに付与しておけば、コンテンツの分類に役立つだけでなく、高度な検索が可能になります。

コンテンツクラウドの活用事例

最後に、「電帳法への対応には、Boxをどう使えば最善か」という点について、具体的な活用事例を紹介します。

事例①資料のセキュリティ向上に成功

例えばBoxでは、アクセス権限の細やかな設定が可能です。アップロードしたファイルに対するアクセス権限を設定することで、そのファイルに対する「編集/移動/コピー/削除」などの操作を禁じ、改ざんなどの不正行為を抑止することができます。

事例②スキャナ保存時の業務効率化に成功

コンテンツクラウドを活用することで、スキャナ保存時の業務効率化も促進できます。スキャナ保存を考慮した場合は、コンテンツクラウド単体では電帳法の要件を満たせない部分があります。

しかし優れた拡張性を持つサービスであれば、さまざまな他社ソフトと連携させることが可能です。例えば、Boxと他社製品を組み合わせ、ファイルにタイムスタンプを付与することができるほか、「取引日」「取引金額」「取引先」など情報を抜き出して認識することができます。

こうしたBoxとスキャナ(複合機)の連携については、下記のページもご参考ください。
(リンク先:https://www.boxsquare.jp/blog/documents-safely-and-conveniently

事例③電子取引時のセキュリティ向上に成功

また、電子取引時のセキュリティ向上にも寄与します。例えば電子ファイルのアップロード時には、あらかじめ電帳法対応に必須となる項目を担当者が入力しておき、アップロード後には対象ファイルを「閲覧のみ可能」と設定しておくことで、電子取引データのセキュアな管理ができます。もちろん、アップロードしたファイルは全てBox上では暗号化されます。

事例④電子取引時の業務効率化に成功

最後に、電子取引時の業務効率化にも役立ちます。先述のように、改正された電帳法では従来に比べて検索要件が大幅に緩和され、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3情報があればよいとされました。それでも、大量の取引がある企業にとって、これらの入力作業は負担になるでしょう。しかし、例えばBoxとiPaaSを連携させれば、こうしたメタデータの入力業務まで自動化でき、大幅な業務効率化も実現できます。

まとめ

今回の電子帳簿保存法(電帳法)の改正は、電子化要件を大幅に緩和するものです。しかしその対応にあたっては、「データの真実性と可視性の確保」の2大要件を満たさなければなりません。コンテンツクラウドは、セキュアなファイル管理をはじめ、ガバナンスや豊富な連携機能によって、企業が効率的に電帳法に対応することを支援します。電帳法に対応してさらにデジタル化を推進するためにも、ぜひご検討ください。

Boxまるわかりガイド「わかる!電帳法とコンテンツ管理」

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