ECMとは?その基本や文書管理システムとの違いを解説

ECMとは?その基本や文書管理システムとの違いを解説

 2019.09.27  Box Japan

文書管理システムは、社内に点在する紙の書類や電子データファイルを一元的に管理し、文書の検索性とセキュリティを強化し、業務を効率化できます。しかし、昨今のビジネス環境では管理すべき対象が広がり、従来のような文書だけではなくなっています。

ビジネスのデジタル化が進むにつれてコンテンツへのニーズは多様化しており、現在では文書以外に画像・動画・音声といった特殊なコンテンツが溢れています。いずれもビジネスに大きなインパクトを与える存在であり、多くの企業が重要情報として扱っています。

そうした多様なコンテンツを扱う企業にとって、文書管理システムだけでは対応しきれないニーズもあります。画像・動画・音声などのコンテンツ統合管理、セキュリティの強化、コンプライアンスの維持、現代ビジネスで勝ち抜くためには、これらの問題へどう立ち向かっていくか?がとても重要です。

そうした企業で導入が進んでいるのが“ECM(Enterprise Contents Management:エンタープライズ・コンテンツ・マネジメント・システム)”です。ECMは文書管理システムと何が違うのか?どんな効果があるのか?その全容をご紹介します。

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ECMとは?

組織の中に点在しているコンテンツを一元的に管理するためのシステム、という点でECMと文書管理システムは共通しています。コンテンツごとにアクセス権限を設定してセキュリティを強化し、コンテンツごとのライフサイクルを管理して無駄な情報資産をアーカイブするなどの役割も共通しています。大きな違いは、管理するコンテンツの範囲にあります。

文書管理システムは「紙」で作成した書類をスキャンし電子データファイルとして保管したり、「業務アプリケーションで作成した電子データファイル」を一元的に管理したりします。文書ごとにアクセス権限を設定してセキュリティを強化、さらに文書ごとのライフサイクルを管理します。

一方、ECMは上記のような文書を含め、画像ファイルや動画ファイル、音声ファイル、システムのログやIoTデータなどといった構造化されていないコンテンツの保存や活用が可能です。数年前よりビッグデータがビジネス界で大きなトレンドになり、無数のコンテンツが溢れている現代では、一元管理すべき範囲は、紙や業務アプリケーション由来の文書だけでなく、それ以外のコンテンツにも及んでいます。

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あらゆるコンテンツには企業の機密情報や漏えいしてはならないノウハウ、技術、個人情報等が含まれています。コンプライアンス(法令遵守)の観点から見ても、あらゆるコンテンツの一元管理は大きな課題です。

ECMの重要性とは?

1990年代、欧米諸国を中心に多様なコンテンツ管理へのニーズが増し、徐々にECMが注目されていきます。しかしながら、日本企業の多くは紙の書類と印鑑を多用する文化が残っており、ECMに対するニーズは上がらないままでした。それが2000年頃からECMニーズが少しずつ増加していきます。2006年はIT業界で大きな転換を迎えた年でもあるため、ECMニーズ増加の時代背景と重なります。

<IT業界における2006年の出来事>

  • IEEEの会合で次世代無線LAN規格「802.11n」のドラフト版を採択
  • JR東日本がモバイルSuicaを開始
  • ボーダフォン新社長に孫正義氏が就任
  • 「ワンセグ」開始
  • GMOインターネット証券がネット専業証券取引サービスを開始
  • 「Google Book Search」で著作権切れ書籍の無料PDFダウンロードを開始
  • NTTが1本の光ファイバーで14Tbpsの光伝送に成功
  • 「Googleカレンダー」ベータ版開始
  • 米アップルのジョブズCEO、iTunesコンテンツをテレビ再生できる「iTV」披露
  • GoogleがYouTubeを16億5000万ドルで買収
  • ビッグデータ技術のApache Hadoopプロジェクト開始

“クラウド・コンピューティング(クラウド)”という言葉が使用され始めたのも同じ時期であり、2006年~2008年にかけてGoogle App EngineやAmazon EC2など、現在のクラウドサービス市場を牽引するサービスが登場しています。

この年を起点に、日本でもインターネット上でさまざまなコンテンツが扱われるようになり、それをビジネスに活かす企業が増加します。それまでは文書だけを管理すれば問題無かった環境から一転し、画像ファイルや動画ファイル、音声ファイルといったあらゆるコンテンツが価値を持ったため、多様なコンテンツを統合的に管理するニーズが急増していきます。

現在では、多様なコンテンツの一元管理以外にもECMが注目されている理由があります。それが「活発化するグローバル展開」と「重要性が増すコンプライアンス遵守」です。

グローバルビジネスの成功には、本社で蓄積した情報と現地で得た情報を統合し、経営の最適化を図っていくことが大切です。その際には、グローバル規模で利用可能なECMが欠かせず、統合的なコンテンツ管理によって情報共有と活用を促進できます。さらに、コンテンツが多様化・増加するほどに管理対象は複雑になり、情報漏えいリスクも高まります。コンテンツごと・ユーザーごとにアクセス権限を管理し、コンテンツのライフサイクルも管理することでコンプライアンスへの体制を強化します。

ECMを導入するメリットとは?

ここまで、ECMは文書管理システムと違ってあらゆるコンテンツを統合的に管理することで、それによってセキュリティやコンプライアンスを強化したり、ビッグデータ時代のコンテンツ管理に対応できたりすることなどを説明しました。では、ECMを導入することで企業はどういったメリットを享受するのでしょうか?

メリット1. コンテンツの検索性向上、情報共有促進による生産性向上

ECMは管理する対象を文書に限定せず、組織に点在するあらゆるコンテンツを管理できます。契約書や稟議書も、画像も動画も音声も、すべてのコンテンツを一元的に管理することで、ユーザーは目的のコンテンツを素早く、かつ正確に検索でき、簡単に情報を入手、取得できます。情報共有もECM上で行われ、例えば、どのバージョンが最新か誰が持っているものが正しいものか?と迷うこともなくなり、大幅な生産性向上が期待できます。

メリット2. ナレッジの蓄積と共有によるグローバル規模のノウハウ・スキルの均一化

競争が激化する昨今、情報の共有スピードをいかに上げるかが重要になっています。すべてのコンテンツをECMで管理することで、企業にとって価値あるナレッジを蓄積及び共有することに繋がります。社員教育目的でコンテンツを管理し、必要に応じて公開できるためグローバル規模でのノウハウとスキルの向上や均一化に繋がります。

メリット3. コンテンツごとのセキュリティ管理によるコンプライアンス強化

コンテンツごとにアクセス権限やワークフローを設定することで、コンテンツの内容やセキュリティ管理を徹底します。それによりコンプライアンスの強化に繋がり、信頼性の高いシステムを構築可能です。

メリット4. BCPの策定及び運用による事業継続性の向上

ECMをクラウド上に構築し、BCP(Business Continuity Plan:事業継続計画)の一環として運用するケースが増えています。自然災害等が発生して本社がダメージを受けても、ECMに管理されたコンテンツは守られるため事業継続性が向上します。さらに、近年ではECMのクラウド化の意義がBCPだけではなく、コラボレーションにも広がっています。これは、コラボレーションの範囲が社内にとどまらず、社外も必須となっています。クラウド・コンテンツ管理は社内外の関係者とのECM基盤として利用が伸びてきています。

 

文書管理システムは、その言葉からもわかるように企業の文書に特化した特定業務に向いています。一方、ECMは企業が扱うあらゆるコンテンツを管理するために開発された物であり一般的にはECMが企業のコンテンツ管理に向いているのです。この機会にECM、それも最新のクラウド型のECMの導入を検討してみてはいかがでしょうか?

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