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1つのプラットフォームで、複雑さとコストを下げコンテンツの価値を最大化

 2022.11.29  Box Japan

1つのプラットフォームで、複雑さとコストを下げコンテンツの価値を最大化

テレワークとオフィスワークでチームは分散。 セキュリティリスクの深刻化。経済の不確実性。 今日のビジネスは常に進んでおり、企業はこれまで以上に複雑さを無くし、ビジネス全体にわたるコストの削減をしなければならないプレッシャーをも感じています。IT部門は、社内各部門が使用するすべてのアプリを再評価し、効率化のために最適化すること、できる限りシステム構成を簡素化する方法を模索しているのです。

企業では平均して187個ものアプリを使用しており、効率とコストを最適化することが困難です。アプリは往々にしてポイントソリューションであり、評価が高いものもありますが、不幸にもユーザーの生産性を低下させ、高いコストを伴うものが少なくありません。中にはレガシーなテクノロジーが多く使われ、ユーザーにとっては複雑で、しばしばメンテナンスにコストがかかり(人件費を含む)、アップグレードにも躊躇するほどのコストが必要になることがあります。また、クラウドベースのアプリの技術革新が進む中、レガシーテクノロジーとベストオブブリードのクラウドサービスが混在する状況はカオスと言ってもよいでしょう。

例えば、このような例があります。契約管理や社員のオン・ボーディングといった重要な業務に携わるユーザーは、コンテンツ作成、ワークフロー、電子サイン、ファイルの保存など、プロセスごとにアプリからアプリへと切り替える必要があるのです。IT管理者は、断片化したワークフロー上のこれらの全アプリを管理する必要があります。このため、複雑性とコストが増大する一方、コンテンツは脆弱なままになってしまいます。サイバーセキュリティの脅威が高まり、コンプライアンス要件が多岐に渡る中、コンテンツの保護はかつてないほど重要です。

そこで注目を集めるのが、コンテンツクラウド「Box」です。

Boxは、お客様がシンプルに働けることに重点を置いており、この目標はますます重要になっています。ファイルストレージや共有、コンテンツ管理、コラボレーション、電子サインなどに必要なツールを、セキュアで使いやすい1つのプラットフォーム」で提供するのがBoxです。これにより、働き方をシンプルにしながらコスト削減に貢献します。

Boxの具体的な使い方をご紹介します。

単一プラットフォームによるアプローチ

マーケティング部門のキャンペーン関連コンテンツから経理部門の予算表まで、コンテンツクラウド「Box」は社内のすべての部門が、すべてのコンテンツを一箇所でセキュアに保存、管理、共有することを可能にします。個別に運用していたファイルサーバー、コンテンツ管理ツール、ファイル共有ツールに別れを告げ、最も重要な資産であるコンテンツをBoxに集約して管理することができます。

移行に際してBox Shuttleを使用すれば、従来の管理の仕組みからBoxにコンテンツを迅速かつ安価に移行できます。Box Shuttleは、15以上の異なるソースからコンテンツを移行し、アクセス権、メタデータ、バージョン履歴などの周辺情報も確実に維持します。

Bloombergが報じた実例を紹介しましょう。
Freshworks社の最高情報責任者であるプラサド・ラマクリシュナンは、かつて会社規模が1,300人程度だった当時、800以上のアプリを使用していました。社員数は5,000人以上に増えましたが、ラマクリシュナン氏はアプリの数を200個強(目標は150個)に減らしました。大きな変化は、法務、財務、営業の各部門で見られ、それぞれ異なる文書管理ツールや個人用ログインを廃止してBoxを導入したのです。また、それら多くのアプリがセキュリティ脆弱性の元となっていましたが、現在はBoxでセキュアかつシンプルなコンテンツの運用ができています。

コラボレーションを簡単に

コラボレーションツールは、部門の共同作業を効率良くし、チームメンバーが快適に業務をこなすように支援しますが、ツールが多すぎたり、それぞれ使い勝手が異なるのでは、元も子もありません。そこでコンテンツクラウド「Box」では、単一のプラットフォームにネイティブ統合されたコラボレーションツール群を提供し、生産性を劇的にアップさせることができます。

例えば、Box Notesを使えば、どのデバイスからでもシームレスにリアルタイムでコラボレーションができます。同時編集とライブアノテーション機能により、全員が同じノートを見て確認し、スムーズに連携できます。手順書、技術設計書、プロジェクトノートなどのテキストベースのドキュメントを作成し、コラボレーションによって内容のレビュー、修正、保存、共有ができます。

さらに、まったく新しいコラボレーションツールのBox Canvasを使えば、チャット、付箋、投票など、さまざまな方法でのコラボレーションができます。仮想ホワイトボードをリアルタイムに複数メンバーで利用すれば、どこにいても、アイデアを出し合い、企画やプロセスを一緒に作れます。無限に広がるスペースと直感的なツールセットで、プロセスや企画に関わる未定部分をコラボレーションし埋められます。Boxのすべて契約プランには無制限のキャンバスが含まれるため、簡単に使い始めることができます(*)。
* Box Canvasは追っての提供開始となります。

追加コストなしで電子サインが無制限に利用可能

Boxに電子サインのBox Sign(すべての法人向け契約プランに含まれる)がネイティブに統合され、業務に必要な署名・承認を効率的に行えるようになりました。これにより、コンテンツのサイロ化、セキュリティのギャップ、ユーザー体験の分断、目に見えないコスト発生が回避できます。

業務プロセスで発生する予算の承認、契約締結、受発注の確認などのタスクが、すべてBoxで完結します。

また、Box Signの効果をお客様が最も使用するアプリにまで拡張し、より広い業務エリアまで最適化しています。最近ではSalesforceやUiPathなどとも連携し、パートナーエコシステムを拡張しました。例えば、Box SignとSalesforceの連携では、見積書や契約書などをSalesforceからBoxを呼び出して生成し、送信することができます。また、オープンAPIを備え、Box Signを任意のサードパーティアプリやカスタムアプリに接続することができます。

わかる!Box Sign

わかる!Box Sign
コンテンツ管理基盤にネイティブ統合された電子サイン

電子サインがBoxの標準機能に加わりました。
コンテンツ管理の基盤であるBoxにとって、文書にサインすることは、当然発生する業務プロセスの一部分です。文書(コンテンツ)の作成から破棄まで、そのライフサイクルの最適化に貢献するBox Signの特長をまとめました。

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あらかじめ組み込まれた(ビルトイン型)セキュリティとコンプライアンス

コンテンツクラウド「Box」では、コンテンツに特化した高いレベルのセキュリティ、プライバシー、コンプライアンスを実現し、これらはBoxのDNAに組み込まれています。Boxを使用すると、セキュリティ対策を根本的に簡素化し、後付けの「ボルトオン」型のセキュリティツールに頼らずに、セキュアで生産性高いチームワークを実現できます。

Box Shieldは、ビジネスを停滞させることなく、セキュリティリスクを低減し、最も重要な情報を保護します。高度なコンテンツセキュリティ機能により、ファイルやフォルダを手動または自動で分類し、情報漏えいを防止します。最近のアップデートでは、ファイル内の個人情報および特定の用語を識別し、ポリシーに基づいて自動的に分類することができるようになりました。さらにBox Shieldは、機械学習とBoxで人々がどうコラボレーションをしているかを深く理解することによって、内部不正、アカウント侵害、ランサムウェア/マルウェアへの警告をタイムリーで正確に提供します。

わかる!Box Shield

わかる!Box Shield
DX時代に必須のコンテンツセキュリティ
~最も重要で最も効率的なセキュリティ対策~

企業の重要な資産であるコンテンツを共有・活用して生産性を最大化することと、漏えいや外部からの攻撃からコンテンツを守るセキュリティは、Boxにおいては車の両輪のようなものです。
Box Shieldは、フォルダ・ファイルの単位に解像度を上げたセキュリティ対策を施すことでコンテンツを守ります。利便性を犠牲にせず、ユーザー負担も少ないといった、その特長をわかりやすく説明します。

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データガバナンスに関しては、アプローチを複雑にする必要も、ツールを追加する必要もありません。Box Governanceは、機密情報の保護を強化し、訴訟のためのeDiscoveryを可能にするほか、Box内のファイルの保存と破棄のスケジュールを自動的に設定し確実に実行できます。

すべてのコンテンツを1つのセキュアなプラットフォームに

このように、業務プロセスにはさまざまな複雑性が潜んでおり、しかもそれが見過ごされてしまうことも少なくありません。コンテンツクラウド「Box」は、コンテンツに関わるツールを統合することで、複雑性とコストを低減します。重要な情報資産であるコンテンツを単一のセキュアなプラットフォームに集約すれば、生産性とセキュリティを両立し、ビジネスの成長に大きく貢献することになります。

コンテンツクラウド「Box」が持つ複雑性低減やコスト軽減について、詳細はこちらをご覧ください。

※このブログはBox, Inc公式ブログ(https://blog.box.com/)2022年11月1日付投稿の翻訳です。
原文リンク:https://blog.box.com/reduce-complexity-and-costs-one-platform

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