企業活動を行う上で日々発生する文書は、紙ではなくデータ化してペーパーレスで管理するのがおすすめです。文書情報管理に特化したシステムがあれば、多くの書類から見たい文書をすぐに検索することが可能です。必要な文書を探すのに、かなりの時間を費やした経験をお持ちの方は多いのではないでしょうか。文書を短時間で有効に活用できれば、業務効率化につながります。そこで、文書管理システムの概要や導入するメリットなどについて解説していきます。
文書情報管理とは？
企業活動では、社外文書や社内文書などのビジネス文書をはじめ、会計帳簿・資料・顧客台帳など、さまざまな種類の文書を、各部署が取り扱います。図面やプレゼンテーション資料などのファイルも、すべて文書です。そのほか、取引先とのやり取りも、大切な情報源となる文書として、ファイル保存する場合もあるでしょう。こういった文書は「コンテンツ」とも呼ばれ、よって文書管理システムをコンテンツ管理システムとも呼びます。システムのカテゴリだとECM（Enterprise Content Management）となります。
昨今では、従業員1人につき1台のパソコンを貸与している企業も少なくありません。従業員がそれぞれパソコンを使って業務に臨む以上、先述したような多種多様な文書は、日々増え続ける一方です。
こうした文書の中には、公的記録として法律で保存年数が決められているものもあります。いつまでも文書の保管にスペースを割き続けるわけにはいかないので、文書の重要性や保存期間などを把握し、保存年数が経過すれば破棄するなど、適切に文書を管理する必要があります。そうしないと、結果として文書と保管スペースばかりが増えていき、必要なときに必要な文書をスムーズに探し出せなくなります。また後述しますが、監査の際に必要な文書を提出できない、時間が掛かるということにもつながります。
そもそも文書は、保存すること自体が目的ではなく、確認・流用・配布・回覧などに有効活用するために存在します。多くの従業員が利用・参照する文書と、滅多に使わない文書が同一の場所にあることは、それら文書自体の存在意義を失わせ、混乱の元となります。
「文書情報管理」とは、こうした文書情報の管理体制を体系化し、目的に応じて有効活用したり、業務効率化を図ったりするための管理手法を指します。
文書情報管理の目的
文書情報管理は、単に文書類を整理整頓することだけが目的ではありません。文書情報管理の主な目的としては、ほかにも以下のような事項が挙げられます。
業務の効率化
実際の業務で、必要な書類が見つけられず、該当する文書を探し出すまでに多くの時間を割いているケースが多々あります。その都度、文書を一から作り直したり、表やグラフの作成に手間取ったりするために、余計な文書整理に時間を費やしてしまう場合もあるようです。
すぐに必要な文書が見つかれば、新たな文書作成も効率化するはずです。つまり既存文書を適切に管理できていれば、それを有効に再利用し、業務効率化を図れます。また、保存期間を過ぎた古い文書を正しく破棄することで、うっかり間違った情報を使ってしまうことも防げるでしょう。
リスクマネジメント
顧客情報の流出は、ハッキングだけでなく従業員のデータ持ち出しなどでも起こり得ます。情報漏洩により顧客に重大な被害が生じれば、訴訟に発展するケースも少なくありません。
特に、訴訟大国と言われるアメリカでは、「e-ディスカバリー（電子情報開示）制度」により、訴えられた側は短期間のうちに関連する文書すべての提出を命じられます。文書がスムーズに提出できない場合は、社会的制裁を受ける可能性があります。
また、ずさんな文書管理をしていた場合、機密情報などを誤って提出しかねず、さらなる損失を招く危険性もあります。企業の内部統制やコンプライアンス能力を問われる事態にもなり得るため、これらのリスクマネジメントを徹底させる必要があります。
ペーパーレス化
従来は紙媒体で行っていた業務をデジタルデータ化し、ペーパーレスを促進することは、働き方改革の実現にもつながります。例えば稟議書の申請・承認プロセスにおいて、紙に印刷して承認印・決裁印をもらうため上役に回覧してもらうケースがあるようですが、デジタル化によりその作業を大幅に効率化できます。
ワークフローがオンライン上で完結すれば、出社する必要もなくなり、テレワークでスピーディに業務を進行できますし、従業員の事情や環境に沿った多様な働き方ができるようになります。また、紙に印刷して保管する必要もないため、膨大な紙の書類を保管しておくスペースや書庫なども不要となり、その分コストも削減できるでしょう。
顧客満足度の向上
過去のあらゆる書類をスムーズに取り出せて活用できる状態を整えておけば、顧客からの相談や問い合わせに対し、迅速に対応することが可能となります。顧客を待たせることがなくなり、より多くの件数を捌けるでしょう。
また、過去の事例を参考にしたり分析したりすることで、顧客のニーズに沿った的確な対応も取れるようになります。結果的に顧客満足度が高まり、顧客ロイヤリティ向上のきっかけを得られるでしょう。
文書情報管理の現状と課題
企業ではしばしば、紙書類を多く扱うアナログ寄りの部門と、デジタルデータがメインの部門とに分かれるケースがあります。部門ごとに文書管理の規定を定めていたとしても、企業全社では、うまく連携できていない場合も少なくありません。
例えば、企業全体としては、紙書類を対象とした文書管理規定はあっても、デジタルデータに対応した規定は持っていない場合があります。これでは、各部門が互いの特性を認識しながら、企業全体の一部として機能することに、支障が出ます。
現在では部門をまたいだ業務は珍しくなく、部門ごとに規定を作った場合でも、各部門で互いの規定を認知し合うことが重要です。それにより、文書を保存するだけではなく、企業全体でうまく活用していくことが可能となります。企業は、どのような方向性で重要な文書を適切に管理するか、あらゆる部門を横断して、全社的に策定しなければなりません。
文書管理システムとは
文書管理におけるさまざまな問題を解決できるのが、「文書管理システム」です。文書管理システムとは、パソコンで作成した文書や、紙の書類をスキャナーで取り込みデジタル化した文書を、まとめて保存・管理、活用できるシステムです。部署毎のファイルサーバー設置と違い、部門横断もできますし、もちろんアクセス権制御でセキュリティも掛けられます。どこからでも必要な文書をすぐに検索可能なため、従来のように紙書類をめくって探す手間が省けます。
[SMART_CONTENT]
文書管理システム導入のメリット
文書管理システムの導入は、文書管理においてさまざまなメリットをもたらします。ここでは、文書管理システムを導入する主なメリットについて解説します。
必要な書類をすぐに検索
文書管理システムはWordやExcel、PowerPointといったオフィス文書のほか、PDFなどのさまざまなファイル形式の文書まで、一元的に保存・管理できます。多岐にわたる文書をデータベースに登録して、セグメントやカテゴリ別に分類したり、階層を設けたり、タグを付けたりすることも可能です。
また、データベースに登録されるため、キーワードを入力して検索すれば、該当の文書をすぐに見つけ出せます。文書のタイトルやカテゴリがわからなくても、おぼろげな記憶を頼りに候補の文書を絞り込んで探せるため、文書検索の手間を大幅にカットできます。もちろん、文書の本文やフォルダも検索可能な全文検索機能が付いているものも多いため、普段利用しているインターネット検索のようにも使えます。
ペーパーレス化の推進
文書すべてをサーバー上に取り込めるため、ペーパーレス化の推進につながります。紙で保管・活用するよりも業務効率化やコスト削減に寄与するため、企業全体の生産性も向上するでしょう。
またワークフロー機能により、申請から承認、決裁までの申請承認業務においても大幅な効率化が見込めます。申請書の作成やハンコを押すためだけに出勤することもなくなり、リモートワークにも最適です。誰がいつ承認したかのログも残せます。
セキュリティの強化
紙の文書だと、保管庫に部外者が侵入するという、物理的な情報漏洩リスクがあります。それに加え、盗難・紛失の被害に遭った場合は、原本のコピーがなければ復元も不可能です。そもそも、盗難や紛失に気づけない可能性すら考えられます。
その点、文書管理システムなら、アクセス権限やコピー・移動禁止などの機能を簡単に設定できます。企業のID管理と連携できるものを選べば、従業員の異動や退職にも臨機応変に対応可能です。堅牢なセキュリティ環境を構築することにより、紙ベースで保管するよりも高い安全性を確保できるでしょう。
まとめ
紙書類がオフィスのスペースを圧迫している、テレワーク阻害要因となっているといった会社も多いのではないでしょうか。オフィスの誰もがパソコンを使って業務を行う以上、今後も際限なく紙の文書は増え続けます。そうなれ
ば、重要文書とそうでない文書、利用頻度の多い文書などを的確に判断し、管理できる体制が必要です。
文書管理システムは、多種類のファイル形式の文書を整然と管理可能です。いつでもどこでも、必要なときに必要な文書が効率的に検索できます。蓄積された過去のデータを有効活用するためにも、文書管理システムを導入して、業務改善・ペーパーレス化、働き方改革に取り組むことをおすすめします。
