いますぐ始める!リモートワークの導入ステップを解説

 2020.07.14  Box Japan

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一口にリモートワークと言ってもさまざまな種類、働き方があります。昨今の状況からは在宅勤務をイメージされることが多いかもしれませんが、その他にもカフェや複数のオフィススペースで仕事をするノマドワーカーや、電車や飛行機での移動時間も利用して仕事をするモバイルワーク、郊外や地方に占有または共有のオフィススペースを利用して仕事をするサテライトオフィスもリモートワークです。行政機関や地方自治体が使うことの多いテレワークは、オフィスといった場所にとらわれないという意味でリモートワークと同義といえます。

ここでは、そんなリモートワークを導入するステップをご紹介します。最近では新型コロナウイルスの影響によりリモートワークへのニーズも増大しており、緊急事態宣言が解除された今でも自然災害等も見越してBCP(Business Continuity Plan/事業継続計画)としてリモートワークを推奨する企業が増えています。

まだリモートワークに取り組んでいない、どう進めるべきなのか迷っているといった企業は、ぜひ参考にしてください。

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リモートワークに向いている職種、向いていない職種

まず、リモートワークを導入するにあたって注意すべきなのが、「自社はリモートワークに向いているか、向いていないか?」の判断です。一般的には「移動やオフィスへの出勤が付加価値につながらない業種」や「成果物がデジタルで処理可能な職種」がリモートワークに向いていると言われています。例えば、オフィスワーカーのコンサルティングやクリエイティブ系の職種が主に該当します。

逆に、リモートワークに向いていない職種は、工場などで生産を伴う製造業や接客を伴うような小売業やサービス、飲食業です。これらの業種には必ず物理的な作業(製造や販売など)が必要とされるため、遠隔での仕事が難しいでしょう。

ただし、製造業や小売業だからといってリモートワークが導入できないわけではありません。製造業や小売業と言ってもその形態は様々ですし、組織の中で様々な業務が混在しており、総務や経理、人事とったいわゆるホワイトカラーの従業員ではリモートワークが可能な場合も多くあります。

また、営業職は基本的にリモートワークに向いていないと考えられがちです。しかし、ICT(Information and Communication Technology/情報通信技術)が発展した現代において、オフィスにいなくとも対面と同等のコミュニケーションを取ることは可能です。移動時間や顧客先、あるいはサテライトオフィス等で作業できる環境を整えれば、営業職でのリモートワークも可能になります。さらに、昨今のように新型コロナウイルス感染症対策で全ての人が接触を減らす必要がある際は、お客様もリモートでのミーティングを希望することが多くあるため、営業職もリモート対応する必要が生じました。

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ステップ1. リモートワークに必要なツールや設備を整える

それでは、実際にリモートワークを導入するためのステップの解説に移ります。

最初の一歩として取り組むべきは「リモートワークに必要なツールや設備を整える」です。そもそも、リモートワークにはどのようなツールや設備が必要なのでしょうか?

リモートワークに必要なツール

Web会議システム

社内関係者やお客様とのコミュニケーションはビジネスを推進する上で必要不可欠です。このコミュニケーションの手段には電話やメール、チャットなど様々な方法が存在しますが、今までのような対面での会議ができなくなり、意思疎通が図りにくくなってしまうため、絶対的に必要なシステムと言えるでしょう。そのためリモートワーク環境を構築するために必ず必要になるのがWeb会議システムです。Web会議システムは、あたかも参加者全員が同席しているような状況を作りだすことができ、資料や自身のPCの画面共有なども可能になります。これまで物理的に行っていたセミナーも、こういったツールを利用して開催することができます。

クラウドストレージ

ビジネスを推進する上で情報へのアクセス、つまり電子ファイルは必要不可欠です。この電子ファイルを通した情報のやりとり(コラボレーション&コミュニケーション)こそが、ビジネスを成り立たせていると言っても過言ではありません。もし、社内のファイルサーバーなどで管理している場合には、外部からアクセスが出来なかったり、アクセスできたとしても、通常とは異なった環境からの利用は不便を感じることが多いでしょう。社内と社外といった、分散した環境下でのファイル処理はビジネスの俊敏性を損なうだけでなく、情報漏洩などのセキュリティ面でも問題があります。そこで導入を検討すべきツールがクラウドストレージです。社内ファイルサーバーと同様、もしくはサービスによってはそれ以上に、個人のファイルスペースと共有スペースをクラウド上で確保でき、かつユーザーごとに細かい権限設定が可能です。また、あらゆる場所からアクセスできるので、社内からのアクセス、社外からのアクセスを意識することなく、高いセキュリティを確保しながら快適なファイル共有スペースを確保できることから、リモートワークに欠かせないツールの一つです。サービス選択の際には、このセキュリティ、つまりリモートワークやテレワークにおける情報ガバナンスが担保できるサービスを選ぶこともポイントです。

プロジェクト管理ツール

多くの仕事は、複数人がプロジェクト単位で行います。その際にメールやチャットだけのやりとりですと情報が埋れてしまったり、進捗確認がしづらいなどの問題が発生します。このような状況を回避するためには、クラウドで展開可能なプロジェクト管理ツールが必要です。プロジェクト管理ツールを導入することでタスクの状態を可視化したり、タスクごとに関係者間でやりとりすることができ、仕事の管理が可能になります。リモートワークやテレワークで難しくなる、労務管理的なワークマネジメントもできるツールもあります。クラウドストレージと併せて使うことで、プロジェクトもその関連コンテンツもワークロードも、全て一元管理できるようにすることも可能です。

ビジネスチャット

ビジネスチャットはグループごとにチャット形式でのメッセージをやり取りするためのツールです。メールよりも素早いコミュニケーションが可能で、内容が時系列で残されるため普段の会話のようにメッセージをやり取りできるのが特徴です。また、相手がオンラインかオフラインかを確認でき、在席・離席の確認としても使えます。

ビジネスチャットの中にはビデオ通話機能を搭載しているものも多く、ウェブ会議ツールとしての役割も果たします。関係者全員が対面でのコミュニケーションを可能とし、リモートワーク時のコミュニケーション促進として欠かせません。

リモートワークに必要な設備

業務用デバイス

当然ではありますが、リモートワークではインターネット接続可能な業務用のデバイスが必要です。これに関しては、会社で貸与するか従業員に用意してもらう(BYOD)かで意見や考え方が分かれるところです。もし、従業員の私物を使う場合には会社として手当などを検討することが一般的です。

インターネット回線

在宅勤務の場合、自宅ですでにインターネット回線を引いている従業員が多いことから特段意識せずに整えられる設備だと思われがちですが、若い世代を中心に、自宅ではPCを持たず、スマートフォンだけでインターネットを利用する人たちも増えています。また、モバイルワークなど自宅以外の場所でリモートワークを実施する場合は、公衆Wi-Fiを使用するとセキュリティリスクが高まるため、独自にインターネット回線を用意する必要があります。スマートフォンのテザリングでビデオ会議等を日常的に行うのは無理があります。

プリンタ等周辺機器

リモートワークの形態によってはプリンタなどの周辺機器も用意する必要があります。ただし、シェアオフィスなどのスペースを利用している場合は既に複合機が用意されていることから気にする必要はないでしょう。在宅勤務の場合はプリンタを所持していない場合も多いため、支給するケースもあります。また、コンビニの複合機サービスと連携できる機能を持ったクラウドストレージを利用するのもひとつの手です。何より、電子契約を利用しハンコを無くす等も含め、どうやって紙を印刷しないで業務を進めることができるのか、これを機に紙文書を使用しない仕事のやり方などを検討する必要もあるのではないでしょうか。

ステップ2. リモートワークの仕組みづくり

リモートワークに必要なツールや設備が整ったら、次に労務管理制度の整備に取り組む企業も多いかと思います。リモートワークに関する労務管理については「テレワークは勤怠管理が課題!そのポイントについて解説」を参照ください。

そして、労務管理を整えながら関係者全員にリモートワークをしっかりと行うための仕組みづくりを推進することが重要になります。

リモートワークの仕組みとは、今までオフィスで仕事を続けてきた従業員同士が円滑にコミュニケーションを取り、これまでと同等かそれ以上のパフォーマンスで生産性を向上させるための環境づくりです。

まず大切なことはツールを使いながら普段と同じ仕事をみんなで実践できるようにすることです。そのため企業によっては、最初は足並みを揃えるために「リモートワーカー全員が同じ労働時間で仕事をすること」を推奨しているケースもあります。リモートワークの運用実績を踏み、確実に成果を評価できる環境が整えてからフレックスタイム制など柔軟な働き方に移行するというケースもあります。重要なことは例えリモート環境であっても普段と変わらないコミュニケーションと取りながら仕事を行っているという意識を植え付けることなのです。

また、情報格差を無くす仕組みも必要です。オフィスで仕事をしていると何気ない会話により自然と情報共有が進みます。しかしリモートワークでは普段通りの雑談も難しいので、情報共有が促進されない傾向にあります。従って、仕事に必要な情報を共有するための掲示板を用意したり、オンライン飲み会やオンラインランチなど従業員同士の雑談を推奨して情報共有を活発化させるなどの施策にも取り組みましょう。

現代社会ではリモートワークで働ける環境を整えることは難しくありません。一度、実行してみると、その便利さを実感し、元の仕事のやり方に戻れないと感じる人々も多数存在します。皆さんもこの機会に、ぜひリモートワークを検討する際のポイントと導入ステップをご理解ください。

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