DXを推進するにあたり、ハイブリッドワークのためデジタルワークプレイスの構築を進めたいと考える企業経営者やIT担当者の方は少なくないでしょう。実際、近年多くの企業がハイブリッドワークを行うようになり、オフィス以外でも働ける環境「デジタルワークプレイス」に関心を寄せていますが、具体的にはどのような特徴やメリットがあるのでしょうか。
本記事では、最近増えてきたハイブリッドワークとそれを支えるデジタルワークプレイスの構築にあたり理解しておくべきこと、特徴やメリットについて解説をします。
そもそもデジタルワークプレイスとは？
デジタルワークプレイスとは、ITツールやシステムを導入し、デジタル環境を最大限活かした働く空間を指します。「ITツール・システムの導入」と「オフィスのデジタル化」とは、同義的なものと理解されることもありますが、似て非なるものです。
デジタル化とは、具体的なITツール・システム・サービスなどの導入を指します。例えば、「CRM（顧客管理システム）・SFA（営業支援システム）・プロジェクト管理ツール、などの導入」が該当します。
一方、デジタルワークプレイスは、「導入したITを最大限活用した働く環境を整備、実現すること」を指すのです。
デジタルワークプレイスが注目されている背景には、DX推進や新型コロナウイルスの感染拡大による、テレテレワークの急速な普及があります。
テレワーク環境下では、「従来のように容易かつスピーディにコミュニケーションが取れない」「稟議に時間がかかり意思決定が遅くなる」「資料にアクセスできない」などの課題が発生します。職場や業務のデジタル化だけでは、このような課題を解決できません。IT技術を最大限に活かし、オンラインで効率よく業務を進めるには、業務への取り組み方や就業ルールなども含めて見直す必要があるのです。働き方改革には制度、文化、ITの3要素の変革が必要と言われる所以です。
このように、単に特定のツールを導入するだけでなく、「業務プロセス全体を見直し、従来以上の成果を得られる仕事環境を構築する」のが、デジタルワークプレイスなのです。テレワーク環境実現時に顕著な、さまざまな課題発生にも、これによって対処可能となります。
ハイブリッドワークとデジタルワークプレイス
次に「ハイブリッド型」のデジタルワークプレイスとは、「従来のオフィスワークとテレワークを融合させて働ける環境の構築」を指します。つまり完全にどちらかへシフトするのではなく、双方のよいところを活かしながら従業員の状況やニーズに合わせて働ける環境の構築を目指すものです。
例えば、「週に2回はオフィスワーク、週に3回はテレワーク」「週に4日はリモートで業務を遂行し、1日だけ進捗の報告や書類の提出などのために出社する」といった、従業員ごとに柔軟な働き方を行える環境を実現することが目標になります。
もちろん組織や業種によって、ベストな仕事環境やスタイルは異なります。つまり、テレワークへの完全シフトで生産性を向上させられる企業もあれば、そうでない企業もあります。
ハイブリッドワークを支えるデジタルワークプレイスであれば、自宅でも出先でも、もちろんオフィスでも、場所に縛られずに従業員が働ける環境を用意できます。
「テレワークだけにシフトすると課題が生じる・生産性が低下するかもしれない」といった不安を持つ企業は、ハイブリッドな働き方ができる環境を目指すのが、今求められるニューノーマルの手法と言えるでしょう。
ハイブリッドワークを見据えたデジタルワークプレイスで検討すべきこと
ハイブリッドワークを行えるようにするためのデジタルワークプレイスの構築にあたっては、いくつか検討すべきことがあります。やみくもに環境を構築しようとしても、いたずらに時間をかけてしまうため、以下のポイントをおさえておきましょう。
役職や部署で働き方を変える
役職や部署によって各従業員の業務は異なります。そのため、すべての従業員の働き方を1つに限定してしまうのは無理があります。各人が担う業務の内容を考慮し、役職や部署ごとに働き方を考えなくてはなりません。
例えば、営業部門であれば、顧客への対応業務が発生します。提案資料や見積もりの作成、メールの送信といった業務はリモートでも容易ですが、ZoomやMS TeamsといったWeb会議ツールはあれども、100%顧客への対応をリモートで行うことは難しいでしょう。そのため必然的に、営業部門のスタッフは、客先または自社オフィスへ出向く機会が出てきます。業務の進捗や顧客対応の状況に応じて、適切な場所で働くことができる柔軟性が生産性を高めます。
テレワークに対応したツールを導入
リモートでも従来と同じ、もしくはそれ以上の成果をあげられる環境を整えるためには、ツール導入は必須です。導入を検討すべき代表的なツールとしては、コミュニケーションツールやWeb会議ツール、タスク管理ツールなどが該当します。
コミュニケーションツールとは、ビジネスチャットやグループウェアなどです。テキストやビデオ通話によるリアルタイムなやり取りや、各種データファイルの共有も実現します。Box社が緊急事態宣言下で行ったアンケート結果からも、テレワーク最大の課題の1つに「コミュニケーションの取りにくさ」がありますが、コミュニケーションツールやファイル共有ができるクラウドストレージの導入によって、そうした課題を解決できます。
Web会議ツールは、オンラインで会議を行えるツールです。画面には、参加している従業員の顔や資料といったコンテンツも表示できるため、通常の会議と同じような感覚で進められます。これなら、勤務形態の異なる従業員同士が、リアルタイムに会議へ参加しつつ、速やかに情報を共有、相互理解を深められます。
タスク管理ツールは、従業員に割り振られた業務の進捗を管理できるツールです。進捗の見えづらいテレワーク環境下でも、マネージャーは業務の進み具合を正確に把握でき、その時々に応じた適切な対処を行えます。
ハイブリッドワークのメリット
デジタルワークプレイスの導入を前向きに考える企業が多いのは、たしかなメリットがあるからです。以下、ハイブリッドワーク実施で具体的にどのようなメリットを得られるのかピックアップしました。
リモートとオフィスの混合で気分転換になる
デジタルワークプレイスの構築により、オフィスに限らずどこでも働けるため、従業員の気分転換につながるメリットも生じます。先述のように「週に2日はオフィス、3日は自宅」といったスタイルで、適度に環境を変えつつ働くことが可能となるからです。
中には「毎日満員電車に乗らなくてはいけない」という点を億劫に感じている従業員もいるでしょう。毎日自宅とオフィスとの往復で、仕事に対するモチベーションが低下してしまう可能性もあります。リモートとオフィスワークとの混合スタイルを実現すれば、こうした従業員のストレス軽減やモチベーションアップへもつながります。
通勤時間が削減された分、従業員たちはより仕事に集中しやすくなり、プライベートも充実させられるでしょう。結果、さらなるモチベーションアップにつながると期待されます。このように、従業員たちのモチベーションアップ策やストレス管理を実行しやすくなることは、企業としても大きなメリットと言えるでしょう。
働く場所の柔軟性が上がる
オンラインで働ける体制が整えば、働く場所の制限が少なくなり、柔軟な働き方を実現しやすくなります。「出張先から会議に参加する」「お気に入りのカフェから、デジタル文書の共同編集業務に参加する」といったことも可能です。午前は自宅で、午後はオフィスで働きたいという人もいるでしょう。成果を出しやすい環境を自由に選べるだけで結果は大きく異なるのです。
また、ハイブリッドワークを推進している企業とアピールできれば、採用面でも有利に働きます。「働き方改革について、多様な働き方を積極的に推進している現代的な企業」と判断してもらえる可能性が高くなるからです。
部署や業務内容によっては、フルリモートの人材も採用していけるでしょう。フルリモートで遂行可能な業務についてなら、遠方に在住している方も採用できます。そのため従来よりも、優秀な人材を確保しやすくなるでしょう。労働人口の減少が叫ばれる現代において、これは非常に大きなメリットです。
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まとめ
ハイブリッドワークとそれを支えるデジタルワークプレイスなら、時代に即した新しい「職場」の整備が可能です。「従業員のモチベーション管理がしやすくなる」「働く場所の柔軟性が高まり、人材を確保しやすくなる」などメリットが多いため、全ての企業で取り組む価値が十分あると言えるでしょう。
とはいえ、いきなり組織全体の環境を変えてしまうと、従業員たちが戸惑ってしまう恐れもあります。そうした場合は、スモールスタートで取り組むことをおすすめします。現場の従業員たちの声を聞きながら、少しずつ範囲を広げていってはいかがでしょうか。
