変化する社外コミュニケーション。より円滑化するベストプラクティスをご紹介！

顧客や取引先との信頼関係を構築し、プロジェクトを成功させるためには、社外コミュニケーションの活性化を図る仕組みが欠かせません。またテレワークが一般化しつつある現代では、ニューノーマルの多様な働き方を支えるコミュニケーションやコラボレーションができる情報共有基盤が必要です。本記事では新しい時代に求められる社外コミュニケーションの在り方やおすすめのツールなどについて解説します。

変化する社外コミュニケーション

2020年3月、世界保健機関（WHO）は新型コロナウイルス感染症をパンデミック（世界的大流行）と認定し、国内でも2020年4月に緊急事態宣言が発出されました。それによって不要不急の外出自粛が要請されたため、ワークスタイルもビジネスのコミュニケーションも変化せざるを得なくなりました。とくに感染症対策としてオンライン型の労働環境（デジタルワークプレイス）が強く求められ、緊急事態宣言発令後にはテレワーク実施率が約2.1倍（※1）にまで上昇しました。

2019年4月より施行された働き方改革関連法の影響も相まって、現在国内ではハイブリッドワークを推進する企業が増加したため、いかにして非対面によるコミュニケーションを活性化するかを考えなくてはなりません。また、市場の競争優位性を確立するためには外部の協業先との密接なコラボレーションが不可欠です。従来は訪問による対面のコミュニケーションが主体でしたが、ニューノーマルと呼ばれる昨今では社内はもちろん、社外とのコミュニケーションやコラボレーションの在り方も大きく変化しています。

（※1）参照元：第七回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査（p.7）｜パーソル総合研究所

社外コミュニケーションにはITの利用が必須

ワークスタイルの多様化とテレワークが推進されるなかで社外コミュニケーションを活性化するためには、グループウェアやコラボレーションツールの活用が今まで以上に欠かせません。詳しくは後述しますが、ビジネスチャットやWeb会議システムの活用により、全社横断的な情報共有が可能となるのはもちろん、社外コミュニケーションの簡易化・適正化ももたらされます。それによって業務プロセスが効率化・合理化され、業務に滞りがなくなり、組織全体の労働生産性と収益性の向上が期待できます。

社外コミュニケーションの課題

社外コミュニケーションにおける重要課題のひとつはセキュリティです。たとえばメールはビジネスに欠かせないツールですが、誤送信による情報漏えいやEmotetのようなマルウェアの感染も懸念されます。USBでの情報共有やファイルを圧縮・暗号化しパスワードを別送するPPAPといった手段も考えられますが、それらに関してもセキュリティリスクが指摘されています。ニューノーマルなコミュニケーションを支える環境を整備するためには、いかにセキュアな情報共有基盤とできるかも重要なポイントとなります。

関連記事はこちら：USBによる情報漏えいは紛失だけではない！増加するUSBメモリからのマルウェア感染
廃止が実践されてきたPPAPとは?政府や各企業の動きに見る問題点と代替方法

社外コミュニケーションに使えるツール

現在、社内外を問わずビジネスコミュニケーションを円滑化するためのITツールとして「メール」「ビジネスチャット」「Web会議システム」が代表的です。ここではそれぞれのメリットとデメリットについて解説します。

メール

近年、ビジネスにおけるコミュニケーションツールの主体はメールからビジネスチャットへ移行しつつあります。しかしビジネスシーンにおいてメールは未だ極めて重要なコミュニケーションツールであり、とくに顧客への挨拶や謝罪などのフォーマルな連絡事項はビジネスチャットでの代替は困難です。

メールのメリット

メールはデジタル上のコミュニケーション手段として広く普及しており、シンプルなインターフェースで誰でも簡単に扱える点が大きなメリットです。また、送信履歴が残存するとともに、送信後に文書の内容を変更できないので、口頭でのコミュニケーションで生じ得る意思疎通の齟齬や解釈の違いを回避できます。いつでも好きなタイミングで大勢に一斉送信でき、なおかつ送信先のメールアドレスさえあれば即コミュニケーションできる、迅速な情報伝達が可能という点もメリットのひとつです。

メールのデメリット

メールは普及率の高さゆえにマルウェアやフィッシング詐欺などの標的になりやすい点がデメリットです。また、送信先の相手がメールを即座に開封するとは限らないため、緊急度の高い用件を伝えるコミュニケーションには適していません。さらに送信後に文書の内容を変更できない点はメリットではあるものの、誤送信によって機密情報が漏えいしてしまうリスクと表裏一体です。

ビジネスチャット

チャットツールはリアルタイムかつ同期型のコミュニケーションに特化したツールです。個人向けのチャットツールも多数リリースされていますが、ビジネスシーンではビジネス利用に特化したセキュリティの高いビジネスチャットの利用が推奨されます。社内外を問わず手軽に利用可能であり、短文でスピーディなコミュニケーションを必要とするシーンに適しているツールです。

ビジネスチャットのメリット

ビジネスチャットはリアルタイムでの情報伝達が可能であり、メールと比較してカジュアルなコミュニケーションに適している点が大きなメリットです。キーワードによる検索も可能であり、情報を管理しやすいという特徴もあります。アクセス権限設定やデータの暗号化、アクセスログの追跡といったセキュリティ機能が搭載されている点もメリットのひとつです。また、グループチャットの活用により、複数人でのコミュニケーションを図れるというメリットもあります。

ビジネスチャットのデメリット

ビジネスチャットのデメリットは導入時にコストを要し、使いこなすためには相応の教育が必要になる点です。また、気軽なコミュニケーションが可能というメリットは、業務とプライベートが区別されなくなるデメリットにも転じ得ます。例えば、会話が、業務とは関係のない噂話や愚痴などに発展したり、休暇中でも連絡が入ったりする可能性がある点です。さらにライトなコミュニケーションに適しているがゆえに、長文で説明が必要なことには向きません。

Web会議システム

Web会議システムはリアルタイムなオンライン会議を実現するツールです。Web会議システムの活用により、PCやスマートフォンを介した映像と音声による双方向コミュニケーションが可能となります。対面感覚でコミュニケーションを図れるとともに、録音機能や録画機能を活用して議事録を作成することも可能です。そのため、Web会議システムはテレワーク環境におけるコミュニケーション手段として広く普及しています。

Web会議システムのメリット

Web会議システムのメリットはオフィスに出社することなく対面感覚でコミュニケーションを図れ、即座に情報共有も可能な点です。電話やメール、チャットと異なり、会議資料を共有、共通理解を得ながらコミュニケーションを取れる点は大きなメリットです。また、会議室を用意する必要がなく、プロジェクターや音響機器、ホワイトボードなどの備品も必要ありません。出社することなく会議を行えるので、従業員側は出勤に伴うストレスから解放され、企業側は通勤手当を削減できる点もメリットのひとつです。さらに育児や介護などの事情を抱える従業員でも自宅から会議に参加できるため、柔軟な働き方に対応できるという利点もあります。

Web会議システムのデメリット

Web会議システムは対面感覚でコミュニケーションを図れるものの、インターネット環境に対する依存度の高さがデメリットです。ネットワークの通信品質によっては速度が低下したり、接続が途切れたりする可能性があります。また、コミュニケーションはあくまでもデバイス越しなので臨場感に欠け、相手の表情が読み取りにくい点もデメリットのひとつです。

社外コミュニケーションにはコンテンツクラウドを併せることが有効

社外コミュニケーションの活性化と円滑化を推進するためには、ビジネスチャットやWeb会議システムだけでなくクラウドのファイル共有基盤の活用も欠かせません。テレワークやハイブリッドワークを支える環境整備にクラウドストレージを導入するのであればコンテンツクラウド「Box」がおすすめです。コミュニケーションツールにファイル共有やファイル管理を併せることで、劇的にコミュニケーションがスムーズになるからです。例えばBoxでは、ZoomやSlack、Microsoft Teamsなどと共に使え、クラウド環境でアクセス権を与えられた人なら誰でもファイルの閲覧やアップロード、ダウンロードがどこからでも可能です。さらに、データの暗号化やマルウェア対策、柔軟かつ強固なアクセス制御など、企業利用に必要なセキュリティ機能が搭載されており、日本だけでなく世界で企業の情報共有基盤として利用されています。

Boxで解決できる課題

Boxの導入によって解決できる経営課題のひとつは、リモート型の労働環境におけるセキュリティ対策です。セキュリティ対策が確保されることは、社員や業務関係者が円滑なコミュニケーションを図る上で不可欠です。以前のテレワーク環境では、USBを介して情報を共有することが一般的でしたが、USBには紛失やマルウェア感染などのセキュリティリスクがあります。Boxの活用により、社内外からセキュアなアクセスが可能となり、業務関係者との情報共有、円滑なコミュニケーションが活性化されます。

また、ファイルサーバーといった旧来型のファイルやデータを保存するストレージや共有システムをクラウドに移行できれば、物理的なハードウェアの保守・運用といった管理業務が不要になります。それによってITインフラの管理に投じていたリソースを大幅に削減できるのはもちろん、BCP対策やモバイル対応といった新しい働き方への対策になる点も大きなメリットです。また、Boxなら組織内のファイルやデータを一元的に管理できるため、情報のサイロ化や散在を解消する一助となるほか、セキュリティと併せて情報ガバナンスも強化できます。

関連記事はこちら：USBによる情報漏えいは紛失だけではない！増加するUSBメモリからのマルウェア感染

Boxを活用するメリット

容量無制限でファイルを保管・保存できる

Boxが世界中の企業で情報共有基盤として利用されている理由のひとつは、容量無制限でファイルやデータを共有できる点です。コンテンツクラウドにはさまざまなサービスがあるものの、多くの場合は容量に制限があり、無制限になるとしても特定の条件を満たす必要があります。Boxは無料プランでも10GBの大容量を提供しており、法人向けとなる「Business」以上のプランであれば容量無制限で利用可能です。これにより、容量の上限を超えないように情報を分散して保管する手間が不要となり、効率面でも管理面でも大きなメリットが出るのです。

ファイルの共有が簡単である

組織の情報共有基盤としてBoxが推奨される理由のひとつは、社内外におけるファイルといった業務コンテンツの共有が容易である点です。公開したいファイルから簡単に共有リンクを発行でき、また、共有リンクには閲覧権限や有効期限を設定したり、共有ファイルに対してできる操作をコントロールしたり、共有不要になったら共有リンクを削除したりといったことも容易にできます。そのため、USBによるデータの持ち出しやPPAP方式のような手間を要することなく安全にファイルを共有できるのです。

セキュリティが高い

クラウドストレージには個人向けサービスから企業利用に発展したものも多くありますが、コンテンツクラウドBoxは開発当初から企業向けに作られています。大きな特徴の1つにセキュリティの高さがあります。たとえばファイルはすべて暗号化され、二要素認証やウイルスチェック、マルウェア対策などのセキュリティ機能も搭載されています。また、うっかり共有ミスによる情報漏えいが起きないような機能も搭載しています。アクセスログや操作ログの保持もされているため、内部統制の強化に寄与するとともに、セキュリティインシデントが発生した際に原因を究明する一助となります。

関連記事はこちら：テレワーク率80％以上、ガバナンス管理とマルウェア対策を同時に実現した、アフラックのデータ利活用基盤構築法

まとめ

関係する多くの企業との協業で業務が進む昨今、企業が持続的に発展していくためには社外コミュニケーションの活性化や最適化を支える仕組みが不可欠です。そして働き方改革や新型コロナウイルスなどの影響により、オンライン型の労働環境が一般化しつつある昨今では、ニューノーマルな働き方に即した情報共有基盤を構築する必要があります。社外コミュニケーションに使えるツールとしては「メール」「ビジネスチャット」「Web会議システム」の3つが挙げられます。

それらのコミュニケーションを円滑化するツールに加え、より正しくコミュニケーションするためにはファイル共有が欠かせません。コミュニケーションというと口頭やテキストが思い浮かびますが、ファイルを共有し相互理解をしながら行えるようにすることがベストプラクティスなのです。特に重要となる社外コミュニケーションは、阿吽でのコミュニケーションは通じないため、コミュニケーションツールに加えコンテンツクラウドBoxの戦略的活用が改善のカギとなります。社外コミュニケーションの活性化やニューノーマルな情報共有基盤整備を目指すのであれば、Boxの導入をご検討ください。