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働き方改革の切り札?ABWとは一体なんなのか

 2021.05.27  Box Japan

BoxWorks Digital Tokyo On Demand

近年は働き方の改革に注目が集まっており、「ABW」という言葉もよく聞くようになりました。しかしABWを知らない、もしくは正しく理解していない方もいるのではないでしょうか。ここではABWについて解説し、導入時のポイントや利用が推奨されるツール、優れた効果を生んだ実際の導入事例も紹介していきます。

abw

ABW(Activity Based Working)とは?その概要は?

まずはABWの意味を把握しておきましょう。これは「フリーアドレス」の発展型として理解されていることも多く、これと近い意味を持ちます。そこで、フリーアドレスと比較しながら明確化していきます。

フリーアドレス

従来の働き方では、物理オフィス内における特定のデスクで特定の人物が働くケースが一般的でした。出勤して定位置につき、仕事で使用するパソコンも自身のデスクの上に配置されているものに限定されるのです。

これに対し、フリーアドレスでは従業員等が特定のデスクを持ちません。一定の場所に縛られることなく、好きなデスクを選んで働くスタイルを取ります。オフィス内で従業員が移動を行うので、結果的に、毎日同じメンバーとのみ顔を合わすということがなくなります。

ABW

Activity Based Working(アクティビティ・ベースド・ワーキング)を略して「ABW」と呼びます。これはフリーアドレスとも近い考え方を持つワークスタイルですが、フリーアドレスのように物理的な環境(場所など)のみに着目するのではなく、「時間」の概念も組み入れて考えます。つまり、自由な「場所」、自由な「時間」に働くことを意味します。

時間的な制約を緩めた働き方としてはフレックス制や時短勤務などが挙げられます。ABWはこれら時間的な自由度を高めた働き方と、フリーアドレスのような場所的な自由度を高めた働き方を組み合わせたものなのです。

その実現のために重要なのがテクノロジーです。フリーアドレスのように場所の移動のみに焦点を当てる場合には、物理的な環境を整備すれば十分でした。しかしABWにおいては職場により高い自由度を持たせるための技術上の課題も出てきます。単に制度として取り入れるだけでは実現できません。

ABWはどう実施するのか?

ABWは働き方改革に資する考え方であり、これを実現することで、従業員と経営層のいずれも恩恵を受けられるでしょう。そこで次に問題となるのが「どのようにしてABWを実施するのか」です。

ABWはフリーアドレスを進化させたタイプと捉えられることもありますが、実施する上ではフリーアドレスの拡張というより、テレワークの導入として進めるとよいでしょう。ただし働く場所を自宅に限定するのではなく、近くのカフェや貸しオフィス、サテライトオフィスを用意するなどして、その自由度を高められるよう努めます。

もちろん、必要性に応じてオフィスへの出勤もできるように体制を整えておくことも大事です。実際、ABWの実施として、オフィスをリニューアルした例もあります。こちらに関しては最後に事例として紹介します。

ABWの実現には課題がいくつかあります。代表的なものとしては従業員の勤怠管理、導入にかかるコストや時間、労力などです。そこで効果的に導入を行うため、以下のことを実践しましょう。

従業員のニーズを調査

企業側や上層部だけがABW導入に関与したのでは不十分です。重要なのは従業員のニーズを捉え、その希望に応えるかたちで導入を行うことです。そこで従業員に対しアンケートを取ったり、面談を行ったりとヒアリングもきっちりと行いましょう。

その際、従業員が現状どのような問題を抱えているのか、どのような職場を求めているのかを聞き出します。部屋の雰囲気やスペースなど、具体的に聞き出すことが重要です。企業側が従業員と向き合い、丁寧に対応をしていれば従業員側も積極的に取り組んでくれるようになり、よりよいアイデアが生まれやすくなります。

なお調査にかかる作業を自社内で完結させるのが難しい場合、コンサル業者への依頼も検討しましょう。第三者の視点を取り入れることで、より効果的なABWの実現がしやすくなり、これまで気づかなかった自社の問題を発見できることもあります。自社のリソースを大きく割かなくて済みますし、より高度な調査も行えるでしょう。

発生するデメリットは、各種ツールで対処

場合によっては選択的にオフィスへの出勤もできるようにしますが、テレワークの要素も取り入れることになるため、人との対面機会が減少します。そのため深刻なコミュニケーション不足が生じることにつながるおそれがあります。加えて上述の、勤怠管理の複雑化なども見過ごせません。

そこで企業が取るべき対策として、各種ITツールの導入が求められます。コミュニケーションツールやWeb会議ツール、コラボレーションツールやコンテンツ共有ツール、勤怠管理ツールやプロジェクト管理ツールなど、今では便利なツールが充実しています。

もちろん、機能性の高さのみならず、コストや使い勝手など、自社に適したものを選定しなければなりません。ただ、ツールの有用性は非常に高く、業務の効率化を目指すなら検討する価値は高いと言えるでしょう。現状困っていなかったとしても、ツールの活用が生産性の向上や労働時間の削減などに効果を発揮することもあります。

どこからでもシステムや業務コンテンツにアクセスできるようにするためには、クラウドサービスの利用が有効でしょう。もっとも、セキュリティが整っているかどうかは重要なチェックポイントです。

ビジネス用コミュニケーションツールの一例

ABW実現のためには、BoxとMicrosoft Teamsを連携させた「Box for Microsoft Teams」がおすすめです。コミュニケーション不足を補いつつ、業務効率の向上も期待できます。

Boxで管理されているファイルの共同作業を、Microsoft Teamsの画面から行えるように設計されているので、BoxとMicrosoft Teams、両方のアプリケーションを利用するたびに切り替える必要がなくなり、効率的に動作します。

実例紹介:ABW導入企業

それでは、ABWの導入企業のうち有名な事例を3つ紹介します。

イトーキ

「イトーキ」では従業員への聞き取りを重視し、そこから得られたデータに基づき、ABWを実践しています。その結果さまざまな効果が得られています。生産性向上の実感には仕事内容に合わせた場所の選択が重要であることから同社ではオフィスの移転を行い、「現在のオフィスは生産性の高い仕事ができる」と答えた割合が移転前後で32.4%から58.5%に向上しています。「現在のオフィスは同僚と知識・アイデアの共有がしやすい」と答えた割合も35.6%から52.1%に向上しました。

また、働く場所の自由度が高いことは職場環境を良くするという結果も得られています。「現在のオフィスは楽しい職場環境を創り出している」と答えた割合が34%から85%へと大きく向上したのです。

(参照元URL:特集2 practice XORK「働き方変革」の実践から見えてきたもの https://www.itoki.jp/sustainability/featured_02.html)

CBRE(シービーアールイー)

同社では新オフィスへの移転を機にABWを導入しています。その結果、オフィスの面積も18%削減でき、コスト削減の成果が得られています。オフィス面積を小さくしたのも従業員へのヒアリングの結果であり、単にコスト削減のために狭くしたわけではありません。不必要なスペースをなくし、最適な職場を提供したのです。

またABW導入に際しては管理職も参加しています。従業員ともコミュニケーションを取り、新たなオフィスでもコミュニケーションに関する問題が発生しないように取り組まれています。

(参照元URL:話題の「ABW」を導入したオフィス作り、そのプロセスとポイント【前編】 (シービーアールイー株式会社 オフィス訪問[3]) https://www.shigotoba.net/cbre_1706_3_wadainoabw_zenpen.html)

竹中工務店

竹中工務店では、ABWを推進する大規模なオフィスリニューアルでCASBEE-ウェルネスオフィス認証における最高評価「Sランク」を取得しています。特に評価されたのは研究棟です。研究員が活動内容に合わせて場所を選択するだけでなく、高い健康性・快適性などが実現されるような作りになっています。空間を上手く使うことで、コミュニケーションの誘発や歩行促進への配慮がなされているのです。

(参照元URL:https://www.takenaka.co.jp/news/2020/06/01/index.html)

また、同社の東京本店オフィスはWELL認証ゴールドも受賞しています。自然採光や自然換気、活用頻度の高い吹き抜け階段から運動しやすい屋外散策路などを設け、健康の維持と生産性向上を期待できる職場環境が作られています。

(参照元URL:https://www.takenaka.co.jp/news/2020/02/05/index.html)

結果的に竹中工務店ではABWの実現を自社のブランディング活動としても利用できているのです。

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まとめ

さまざまなワークスタイルが提唱されるようになった現代ですが、より柔軟性の高い働き方を目指す「ABW」の導入も検討してみてはいかがでしょうか。ただ、導入時には従業員にヒアリングを行い、課題とニーズを把握することが重要です。また、現在ではIT無しには業務は成立しないため、ICTを活用しクラウドを積極導入するなど、慎重かつ積極的に進める必要があります。

特にABWを取り入れる際の問題となりやすいコミュニケーションやコラボレーション不足を解決し、よりよい環境を構築するためには、「Box」や「Box for Microsoft Teams」の利用がおすすめです。コミュニケーションを活性化するだけでなく、広範な業務の効率化も期待できます。

特にMicrosoft Teamsを使っている職場であれば、使い慣れているMicrosoft TeamsのインターフェースにおいてBox上で保管するコンテンツが使用できるようになるなど、扱いやすさを保ちつつ両ツールの機能を使えるメリットも得られます。ABW導入の際に、ぜひあわせて検討することをおすすめします。

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