テレワーク採用前に考えたい、システムはクラウドであるこれだけの理由

 2020.04.20  Box Japan

経営者や役員の皆さま、自社企業においてテレワークの導入を検討されていますでしょうか?働き方改革が注目されるようになったことで、ICT(情報通信技術)を活用して遠隔で仕事をするテレワークが広く認知されるようになりました。また、昨今の状況を鑑みて多くの企業が在宅勤務リモートワークといったテレワークの導入に取り組んでいます。しかしながら、欧米諸国に比べるとまだまだ政府が期待する基準には至っていません。

米国では50%程のビジネスパーソンがテレワーク可能な職種で仕事をしており、イギリスは障がい児を持つ親に対し、勤務時間数や時間帯変更などが可能なフレキシブルワークを申請する権利があります。

ここでご紹介するのは、テレワークを実施するにあたりシステムをクラウドで運用するべき理由です。テレワークといえばクラウドとはよく聞きますが、果たしてクラウドにどのような利点があるのでしょうか?まだテレワークを導入していない、クラウドも使ったことがない、あらためて情報を得たいという方はぜひ参考にしてください。

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クラウドとは何か?

まずは、クラウドについてまだよく知らないという方のために簡単に解説していきます。クラウドというのはクラウド・コンピューティングの略であり、端的に言えばインターネット上で提供されるサービスのことです。サービスの種類に応じてSaaS/PaaS/IaaSと分類されています。

SaaS(ソフトウェア・アズ・ア・サービス)は、本来はパソコンやサーバーに入れて使用するソフトウェアをインターネット経由で利用できるサービスです。現在多種多様なSaaSが提供されており、企業に欠かせない業務システムはほぼすべてがSaaSでまかなうこともできます。

PaaS(プラットフォーム・アズ・ア・サービス)は、システム開発に必要な環境基盤(プラットフォーム)をインターネット経由で調達できるサービスです。サーバー等の購入は不要で、素早く希望する環境基盤を調達でき、また不要になれば解約できます。

IaaS(インフラストラクチャ・アズ・ア・サービス)は、サーバーそのものに備わっている性能(CPU、メインメモリ、ストレージなど)をインターネット経由で利用できるサービスです。IaaS上でシステムを構築することも、既存のシステムをIaaSへ移行することもでき、サーバー調達やネットワーク機器等はもちろん不要です。必要な処理量によって、コンピューターリソースの拡張や縮退が自由にできます。

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テレワークに向けたシステムはなぜクラウドが良いのか?

テレワークを導入する際は、単に在宅勤務などを命じるのではなく、従業員が同僚や上司、お客様とコミュニケーションが取れるようなシステムを整えなければなりません。まず優先的に必要なのが、コミュニケーション基盤です。オフィスで仕事をしている場合、コミュニケーションを取りたい相手は目の前にいることが多いので困ることはありません。しかし、テレワークやリモートワークでは対面でのコミュニケーションができないので、それをカバーするシステムが必要です。

具体的にはWeb会議システムやグループウェアと呼ばれるコミュニケーション基盤を整えます。グループウェアにはビジネス向けのメール、チャット、Web会議など、さまざまな方法で従業員同士、上司と部下、お客様とコミュニケーションを取るための機能が備わっています。

もう1つ欠かせないのがファイルへのアクセスと共有です。在宅やテレワークで仕事をする場合、仕事をスムーズに進めるためにファイルのやり取りを何度も行うことになります。そもそも、多くの人が以下に説明するVPNでイントラネット内のファイルサーバーにアクセスすることはキャパシティ上困難です。よって、インターネット上のクラウドストレージを利用すれば、いつでもどこからでも必要なファイルにアクセスができます。さらに、社外との共有をメールでやり取りすると情報漏洩の危険性が増します。また、管理が複雑にもなるので、効率を考えてもクラウド上にファイル共有スペースが必要になるでしょう。

これらのコミュニケーションやコラボレーション基盤をオンプレミスの社内システムとして用意するとなると、システム構築後にVPN(バーチャルプライベートネットワーク)などの専用回線を引いて外部から社内システムにアクセスできる環境を整えないといけません。全社員分のキャパシティを用意するとそこにかかる初期投資と運用コストは決して低くありませんし、システムの運用管理負担が大きくのしかかります。また、社外のステークホルダーとの連携に関する課題は残ったままになります。

そこで活用すべきがクラウドです。コミュニケーション基盤としてグループウェアもコラボレーション基盤としてのファイル管理、共有もクラウドとして提供されているサービスが多く、企業の規模や事業、テレワークの種類に応じて最適なものを導入できるほど選択肢が豊富です。

クラウドはインターネット経由で利用することを前提にしたサービスなので、わざわざVPNを構築せずとも企業全体で外部から利用可能なコミュニケーションやコラボレーションの基盤を用意できます。料金はユーザー数に応じて課金されることが基本なのでコスト適正化が可能であり、なおかつ企業の規模や事業に応じてプランやテンプレートも活用できます。

ITシステムにかかわる人材や技術、ノウハウを豊富に所持している大企業もテレワーク採用の際は優先的にクラウドを検討しています。

他にもある!クラウドのメリット

コミュニケーション基盤やその他のシステムにクラウドを選択するメリットは、上記に紹介したものだけではありません。通常のシステム構築には無いメリットが他にもたくさんあります。

メリット1. システムの物理メンテナンスが不要になる

クラウドはインターネット経由のサービスなので、システムの物理メンテナンスはすべて提供事業者が行います。メンテナンスが提供事業者に依存することを嫌う企業もありますが、事前に稼働率などを確認しておけば問題になることは稀であり、なおかつ自社従業員の運用負担を大幅に軽減できます。

メリット2. オンプレミスシステムとの連携もできる

サービスによっては既存のオンプレミスシステムとの連携も可能で、クラウド×オンプレミスを合わせた複合的なシステム環境を構築できます。オンプレミスのみの場合はシステム連携に手間と時間がかかるので、連携のためのクラウドを採用するケースもあります。

メリット3. カスタマイズによって業務要件を満たせる

クラウドで提供されるサービスは基本的に機能が固定的ですが、中にはAPIが用意されていて、他システム連携開発や豊富な機能をカスタマイズできるサービスもあります。カスタマイズで業務要件を満たせれば、業務プロセスやコンプライアンス要件を変更せずにテレワークを導入することもできます。

メリット4. 月々のコストが固定なのでIT予算を確保しやすい

クラウドの多くはユーザー数や利用時間などに応じてコストが決定します。IT投資に積極的になれない企業の多くは、予算の不透明さが理由となっていますが、クラウドならIT予算を確保しやすく予算編成もずっと楽になります。

メリット5. 外部連携機能でクラウド同士を連携できる

クラウドの中には外部との連携性にも注力しているソリューションも多く存在します。例えばBoxでは1,400以上のクラウドサービスとの連携が可能であり、各業務で使うファイルを普段使い慣れた業務アプリからシームレスにファイルにアクセスし、仕事を継続できるようになります。

テレワークでクラウドを採用するにあたり、デメリットがあることも確かです。しかし、クラウドを採用するメリットの方がはるかに大きいと言えるでしょう。経済産業省『デジタルトランスフォーメーションを推進するための ガイドライン (DX 推進ガイドライン)Ver. 1.0』においても、デジタルトランスフォーメーション に欠かせないデジタルテクノロジーとしてクラウドコンピューティングを推奨しています。この機会に、在宅勤務やリモートワークといったテレワーク環境を整えるため、クラウドの採用をぜひご検討ください。

クラウドの活用で効果的なリモートワーク環境を構築するための3つのステップ

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