枠にとらわれない最高の働き方をAll-New Boxで

 2020.07.07  Box, Inc. 製品管理部門副社長 ヴァルン・パーマー (Varun Parmar)

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働き方の未来は既に始まっています。毎日オフィスに通わなければいけなかった従来のスタイルから、いつでも、どこからでも仕事ができる、枠にとらわれない柔軟なスタイルに置き換われています。この変化に加え、モバイルやクラウドの普及と情報の急増が、業務を遂行するうえでの情報の消費や整理、情報を介した共同作業のあり方を変えつつあります。

私たちはこの10年間、究極のシンプルさと堅固なセキュリティを備えたコンテンツプラットフォームの開発に注力してきました。Boxは、仕事に必要なファイルへのアクセスやファイルの共有をどこからでもセキュアに行う環境を提供します。業務アプリとの連携もスムーズです。新しいユーザーエクスペリエンスAll-New Boxでは、シンプルさと使いやすさへのこだわりをさらに追求しています。より使いやすくなったUI、新機能の「コレクション」、「Annotations(注釈)」、強化されたZoom統合機能、その他多くの機能アップデートによる理想の仕事への環境が、ユーザー個人とチームの生産性をさらに向上させます。

ユーザー個人の生産性を最大化

生産性の善し悪しは、目標を達成するためのさまざまなタスクをいかに効率的に実行できるかにかかっています。しかし、ツールの数が増え、それらのツールで使用するファイルの数も増えるにつれ、複雑さが増して作業効率が低下してしまいます。ファイルを探すにしても、仕事を整理して優先順位をつけるにしても、煩雑な作業を減らすことによって本来の目的に集中できるようになり、生産性の向上につながります。そこで私たちは、最高の仕事ができる環境構築の鍵となる機能を実装しました。

  • より洗練されたユーザーエクスペリエンスにより、Box上の操作がさらにスムーズになりました。
  • 新機能の「コレクション」が、ファイル整理のパーソナライズを可能にします。
  • メモ機能、ファイルへのコメント追加機能が拡張され、より便利になりました。

より洗練されたユーザーエクスペリエンス: シンプルさと効率にこだわったユーザーインタフェースにより、必要なものをより簡単に、より早く見つけることができます。All-New Boxのユーザーインタフェースは、現在ベータ版を一般提供しています。主な機能拡張には以下のものがあります。

  • アクションバーの優先設定機能の拡張により、欲しいコンテンツへのアクセスがより速やかになりました。
  • デザインを刷新したユーザーインタフェースとアイコンにより、より使いやすく、ナビゲートしやすくなりました。
  • ページのロードが速くなったことで、これまでの半分の時間で作業に取りかかることができます。

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新機能「コレクション」: 複数のチームやプロジェクトに関わる仕事が増え、使用するコンテンツやフォルダの数が増え、複雑さが増して作業効率が低下する...そんな経験はありませんか。そんなときは、自分が使うものを、使いやすいように整理したくなります。新機能の「コレクション」は、プロジェクトや、プロジェクトに関連するコンテンツのための専用スペースをBox上に作成することで、必要なファイルへの容易なアクセスを可能にします。現在ベータ版を一般提供しています。ファイル、フォルダ、ブックマークされたドキュメントなどの関連コンテンツ(共有・非共有を問わず)をそこに追加ます。他のチームメンバーによるBox上の共有コンテンツへのアクセスには影響しません。

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その他の機能拡張: 私たちは、ユーザーが余分なクリックをせずに仕事ができるようにしたいと考えています。そこで、Box上のファイルを扱う業務をできるだけシンプルにするために、機能強化をしました。その主なものをいくつかご紹介します。

  • プレビュー機能の強化により、コンテンツを素早くナビゲーションし、ZipやRAWファイルを介した共同作業をプレビューから直接行うことが可能になりました。
  • Box Notes上でのファイルプレビューでは、Box Notesに共有リンクを追加することで、ファイルの閲覧その他の操作をBox Notesから離れずに素早く行えるようになりました。
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チームコラボレーションの促進

それぞれが生産性を最大化したメンバーが集まり、協力して目標を達成する場面を想像してみてください。最強のチームになりそうです。しかし、より多くの人が関わるプロジェクトでは、レビューサイクルや打ち合わせ、扱うファイルの数が増え、プロセスの遅延が起こることがあります。そこで私たちは、共同作業を合理化するための機能強化にも力を入れてきました。

  • 新機能の「Annotations(注釈)」を実装することで、自由な形式のマークアップをサポートし、レビュープロセスを合理化しています。
  • ビルトインのZoom統合機能により、オンラインでのコラボレーションを瞬時に開始できます。
  • 新機能の「ファイルリクエスト」により、誰にでも簡単にコンテンツのリクエストおよび受け取りができるようになりました。

新機能「Annotations(注釈)」: コラボレーションにおいては、共有するコンテンツに対するフィードバックとレビューを効果的に行うことが重要です。チームプロジェクトでは、このプロセスを迅速に、シームレスに、効率よく行う必要があります。共同作業の対象であるファイルをメールに添付して相手に送信し、編集やコメントを依頼するというのが従来のやり方でした。Wordファイルの価格提案書やPowerPointファイル中の画像、あるいはPDFファイル中のチャートなどへのマークアップを、Box上で、必要なファイルに直接コメントを付加するほうが、はるかに合理的です。「Annotations(注釈)」機能の一般公開は今夏の予定です。この機能強化により、自由な形式のマークアップやテキストコメントを直接Boxに記録できるため、レビュープロセスがシンプルになります。さまざまな業界で使用されるファイルタイプの多様性を考慮し、将来的に100種類以上のファイルタイプをサポートする予定です。

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推奨アプリの機能がさらに充実: コラボレーションには多様な生産性アプリが使用されており、それぞれのアプリをすべて使いこなすことが難しくなっています。私たちは今年、ユーザーがよく使用する業務アプリ間でコンテンツをシームレスに利用するための、2つの主要な機能を提供しました。

  • 推奨アプリが適切なアプリをタイミングよく表示し、ユーザーは素早くファイルを操作することができます。タブの切り替えや、Box外でアプリを起動するといった作業は不要です。
  • アプリのアクティビティストリームがファイルレベルのアクティビティを可視化するため、そのファイルが意味することや流れを見失うことがありません。

今回、私たちはこれをさらに進化させ、推奨アプリにZoom統合機能を追加しました。必要なときにいつでも、Zoomを利用したコラボレーションを簡単に行うことができます。Zoom統合機能の強化によって、Zoomへのアクセスがより便利になります。Box上のファイルのプレビューから直接Zoomミーティングを設定したり、ミーティングに参加することができます。カレンダーやZoomアプリに移動する必要はなく、BoxからシームレスにZoomにアクセスし、互いの顔が見えるオンラインのコミュニケーションをすぐに始められます。この機能拡張は、5月下旬のリリースとなる見込みです。

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「ファイルリクエスト」でファイル受け取りを効率化: 業務は、社内のファイアウォール内では完結しません。業務の中には、外部から提供されるコンテンツに依存するものがあり、かなり大きいサイズのファイルがメールで送られてくることがあります。また、このようなコンテンツには機密情報や個人情報が含まれていることがあるため、セキュリティに留意して取り扱う必要があるはずです。しかし、企業の多くは依然としてメールやFTP、カスタムポータルなど、従来の複雑な方法でコンテンツのやり取りをしています。Boxの新機能「ファイルリクエスト」は、外部の共同作業者から、Boxアカウントの有無にかかわらず、ファイルやメタデータをシンプルかつセキュアに受け取るための方法です。「ファイルリクエスト」では、ユーザーは、外部の共同作業者に対し、ファイルと補足情報の提供を促すためのリンクを送信します。リンクを受け取った共同作業者が、ファイルをリンク先にドラッグ&ドロップし、必要な情報を入力することで、ファイルはBox上に保存されます。補足情報はファイルのメタデータとして自動保存され、ワークフローのトリガーや、Box内でのコンテンツ検索に利用されます。Boxのファイルリクエストについては、こちらのブログでも解説されています。

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All-New Boxのエクスペリエンスで、これまで以上の働きやすさを実感してください。

※このブログはBox, Inc公式ブログ(https://blog.box.com/)2020年5月7日付投稿の翻訳です。
著者:  Box, Inc. 製品管理部門副社長 ヴァルン・パーマー (Varun Parmar)
原文リンク https://blog.box.com/unleash-your-best-work-all-new-box
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