「残業がなかなか削減できない…」。働き方改革は決して時短が目的ではないのですが、このことに悩む経営者や管理者、従業員はなかなか無くならないものです。日本企業では長らく残業至上主義のような思想が蔓延しており、現在でも「残業しない社員はやる気がない」「上司が残業しているから帰宅しづらい」といった問題を抱えている企業が少なくありません。
しかし、多くの企業で残業削減が迫られている状況にあります。2019年4月より施行された働き方改革関連法案により、残業時間の上限規制が施行され、2023年には残業時間が60時間を超えると残業代が1.5倍に増加する制度が中小企業でも適用されます。
法令を順守する、ワークライフバランスを整える、残業コストの増大を防ぐという意味でも残業削減への取り組みが欠かせなくなっています。さらに、残業時間が多い職場は働きにくいというレッテルを貼られ、優秀な人材が確保しづらくなっている状況にもあります。
今まで残業至上主義を貫いていた企業でも、そろそろ企業文化をも変え、残業削減に向けた取り組みを実施するタイミングにあるのです。本稿では、具体的な取り組みと注意ポイントについて解説します。
残業はなぜ発生するのか？
まずは、「残業はなぜ生まれるのか」という素朴な疑問から解消していきます。
残業が発生するメカニズムは単純に業務量が多いことだと考えられています。実際にそのようなケースも見受けられますが、実は「個人のマネジメント能力不足」によって引き起こされるという理由が大半であると言われています。要するに、勤務時間内に順序良く、効率的に仕事をこなし、終業時間までにその日やるべき仕事を完了させる能力が不足している、ということです。
多くの場合は仕事に対する姿勢に問題があります。日本では残業をすると「働き者」として認められる傾向があり、かつ残業代も出るので社員からすれば一石二鳥のようなものです。従って、残業時間をわざわざ無くすような真似はしません。これは当然個人の意識に問題がありますが、そうした意識を植え付けている職場にも責任があります。
となると、最初に取り組むべきことは、残業をする際の敷居をあげたり、極論ではありますが「残業は悪だ」「残業は格好悪い」という認識を植え付けることでしょう。
テレビアニメや映画の製作を手掛ける株式会社ピコナでは、月に7回使用できる「残業チケット」を発行し、その使用にあたり社長自身が申請を受け付けることで残業時間を大幅に削減しました。残業申請を社長自身が受け付けることで、社員1人あたり100時間を超えることも珍しくなかった平均残業時間が、20～25時間程度に収まるまでになったそうです。
残業時の敷居をあげることで、個々人のマネジメント能力が上がり、業務効率化による大幅な残業削減に成功したものと考えられます。単純に業務量を減らすことばかり考えたり、無理な残業禁止を強いたりしても残業削減は達成できないので注意が必要です。
残業削減への取り組み
それでは、残業削減に向けた具体的な取り組みをご紹介します。
1. 所定残業時間の達成でインセンティブ（報酬）
残業を常態化している社員の多くは、残業代をあてにしています。残業代も含めて1ヵ月の支出を計画している人も多いでしょう。そのため、そうした社員に対して残業削減を指示しても、仕事に対するモチベーションが下がり、かつ残業も思うように減りません。
そこで、会社が決めた所定の残業時間内で労働時間を達成した場合にインセンティブを設けるなどの取り組みが有効です。社員からすれば、給与とは別に報酬ももらえるし、残業時間を削減してプライベートに費やせる時間が多くなるので、残業しないことにメリットを感じるようになります。
2. 経営トップが残業削減に強い意志を示す
「今日から残業削減に取り組むように！定時上がりを心掛けよう！」を現場に声をかけても、残業が削減されることはありません。前述のように、多くの社員は「残業すること」にメリットを感じており、残業削減の必要性を理解できません。こうした現場任せの取り組みは必ずと言ってよいほど失敗します。
そこで大切なのが、経営トップが残業削減に対する強い意志を示し、全社的に残業削減に取り組む体制を整えることです。その際は、会社として残業時間を減らしたいからといった単純な理由ではなく、残業時間を減らすことのメリットを設け、その意義をしっかりと説明することも大切です。
3. 残業の事前申請制度を採り入れる
社員個人の裁量でいつでも残業ができる環境では、いつになっても残業削減が達成できません。やはり、多少の強制力が必要になります。そこで有効なのが残業の事前申請制度の採用です。
残業の必要があれば、その理由と目標残業時間を部門責任者または経営者に直接宣言させることで、無駄な残業を防ぐ効果があります。さらに、残業を申請すること自体が億劫になるので、残業しないための働き方を自分なりに見つけていき、時間や業務に対するマネジメント能力が向上します。
4. アウトソーシングの活用
業務量が多いという理由で残業削減に取り組めず、どうしても業務量が減らせないやむを得ない理由がある場合は、アウトソーシングの活用を積極的に検討してみましょう。そもそも、「業務量が多い」という状態の多くは、「コア業務に付随する事務処理が多くて作業が追い付かない」という状況に陥っている可能性があります。つまり残業時間を削減できないだけでなく、そもそもコア業務に費やす時間が限られているため、業務量は多くてもビジネスの成長が見込めません。
それならばいっそのこと、大量の事務処理をアウトソーシングして他社に委託し、自社ではコア業務に集中できる環境を整えてみましょう。そうすれば残業時間が削減されるだけでなく、コア業務に費やす時間が多くなることからビジネスの新たな成長が見込めるようになります。
5. チームで残業削減に取り組む
インターネットプロバイダ事業を中心に展開するビッグローブ株式会社では、部署ごとの朝礼の際に、社員1人1人が「その日何時に退社するか？」を宣言し、ホワイトボードに1日のタスクを付せんに書いて張り付けるという取り組みを行っています。
退社時間を宣言することで、その時間までにやるべきことを明確にでき効率的な取り組みが可能になります。また、トライ＆エラーを繰り返すことで時間の見積もりが正確になり、より計画的に仕事をこなせるような効果も生まれます。
ホワイトボードで1人1人のタスクが確認できるようになると、各人の負担がどれくらいか視覚化できます。誰かの負担が多ければ、メンバー同士で助け合う文化も生まれます。そうした「チームで残業削減に取り組む」ことで、より効率的に残業削減が実現するでしょう。
6. 効率化を実践するためのICTを取り入れる
ビジネスを推進するにあたり現代社会において、ICTは必要不可欠です。多くの場合、ICTの導入により生産性向上を期待できます。例えばRPAを導入することでパソコン上での単純かつ大量の処理を自動化できます。また、Boxのようなクラウドストレージを導入することでファイルの管理活用性や検索性を高めたり、社外からのアクセスを可能にしたりすることで大幅な生産性向上を図ることができます。現在の自社における課題を明確化して、積極的にICTの導入を検討しましょう。
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残業削減の注意ポイント
残業削減へ取り組むにあたり注意すべきポイントは、「社員の感情を無視して取り組みを進めないこと」「仕組みづくりを意識して誰もが残業時間を削減できる環境を整えること」それと「仕組みを形骸化させないためにPDCAサイクルを回して持続的な改善に取り組むこと」です。以上の注意ポイントを意識しつつ、さまざまな事例を吸収しながら自社独自の残業削減へと落とし込んでいきましょう！
