働き方改革を実践するITツール

働き方改革を実践するITツール

 2019.07.23  Box Japan

いよいよ2019年4月1日より施行された「働き方改革関連法案」。2016年9月より内閣官房が主体になって推進されてきた働き方改革実現推進室が具体的に打ち出した法案が、初めて施行されたことになります。これにより、「時間外労働の上限規制」などの法案が順次施行されていき、企業・ビジネスパーソン共に大きな影響が生じると思われます。

働き方改革とは「一億総活躍社会」の実現に向けた一本の支柱であり、そこには労働力人口の減少や過労死・過労自殺など深刻な社会問題が背景として存在しています。

一方、企業独自に推進される働き方改革の多くは、フレックスタイム制の導入やテレワーク環境の整備、プレミアムフライデーなど労務環境の整備が話題になりがちです。しかし、その本質は「労働生産性向上」が必要不可欠であり、そして、働き方改革を成功させるためのITツールがより重要になります。

本稿では、働き方改革を実現するのに有効なITツールについて解説していきます。

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①クラウドストレージ(オンラインストレージ)

サーバーやパソコンにインストールするソフトウェア製品を、インターネット経由でサービスとして提供するITツールを「クラウドサービス」と呼びます。現代企業の半数以上は何らかの形でクラウドサービスを利用しており、そのうち特に利用率が多いのがクラウドストレージです。

クラウドストレージは、本来、社内ファイルサーバーやパソコンのローカルエリア(ハードディスク)に保存するファイルを、インターネット上に保存するためのストレージ領域を提供するサービスであり、クラウドストレージを利用することで、従業員はどこにいても同じストレージにアクセスして、ファイルの保存・閲覧・ダウンロードが行えます。

資料ダウンロード

働き方改革では、今までとは違ったワークスタイルを提案することも多く、いわゆる「会社」や「オフィス」に限定されない仕事場所が増えていきます。また、一つのファイルにアクセスするのに会社に戻って確認するといった非生産的、非効率的な業務を無くしていくことも必要です。その際にクラウドストレージがあれば、様々なワークスタイルに対応できるストレージ環境を用意できるでしょう。また、クラウドストレージが業務の他のサービスやシステムと連携することで、さらに仕事効率を上げることが可能です。

②Web会議システム(Web会議サービス)

従来からのTV会議システムは会議室に専用機器を設置し、同じ環境が整った別の会議室と専用回線を通じたオンライン会議を実現するシステムです。従業員は、どうしてもシステムが設置してある「会議室」に縛られてしまいます。

一方、Web会議システムとは、パソコンやスマートフォン、タブレット端末等で、インターネット回線を通じて会議を行うためのサービスです。「会議」と付きますから、端末のカメラとマイクを利用して対面でのコミュニケーションを実現するのが特徴です。インターネットを利用するので、場所に縛られず、そのため、Web会議はパソコンやスマートフォンなどがあれば気軽に会議を実施できることから、コミュニケーション効率化の効果が高いと注目されています。

また、多くのWeb会議システムは外部ユーザーを招待する機能も備わっているので、社内外のプロジェクトの関係者との打ち合わせ等に使用して、双方の移動時間を削減することも可能です。

③グループウェア(コラボレーションツール)

グループウェアとは、組織・チーム・個人のコミュニケーションを促進するためのツールが統合的に備わっている包括的なサービスを指します。一般的にはビジネスメールやカレンダー、ビジネスチャットツール、Web会議システム(オプションの場合も多い)が備わっており、個別にITツールを導入せずとも、コミュニケーション促進のためのITツールを一手に導入できるのがメリットです。

④ビジネスチャットツール

従来、メッセージでやり取りをするためのITツールといえばビジネスメールが主流でしたが、昨今ではビジネスチャットツールが注目を集めています。これはチャット形式でメッセージのやり取りをするためのITツールであり、個人では多くの方が使っているであろうLINEの「ビジネス版」とイメージすると分かりやすいでしょう。

個人同士・グループでのコミュニケーションが可能であり、メッセージは時系列で残っていくため、ビジネスメールのように返信が増えるほど管理が複雑になることはありません。

また、昨今のビジネスチャットツールはチャットスペース上でOfficeドキュメントの共同編集を行ったり、Web会議を直接開催したりと、多機能化が進んでいるのでビジネスメールに代わって主流になるのは時間の問題と言えるでしょう。

⑤バーチャルオフィスサービス

バーチャルオフィスサービスとは、仮想的なオフィススペースを作成し、そこに在籍しているビジネスパーソンの離席状況や個人同士のやり取りを可視化するためのツールです。実際のオフィスでは、誰が離席していて、誰と誰が会話しているかを一目で確認できますが、テレワークなど新しいワークスタイルを実践している環境ではそれが不可能です。

そのため、仮想的にオフィスを作成し、そこに在籍しているビジネスパーソン各人の行動を可視化することによって、まるで自社オフィスで働いているかのような仮想的なコミュニケーションが実現できます。

比較的新しいITツールであり、今後も継続的な改良が加えられていることで、働き方改革にとって重要なITツールになっていくことが期待されています。

⑥社内SNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)

社内SNSは、TwitterやFacebookのようなコミュニケーションを組織的に取り入れるためのツールです。ビジネスパーソンは社内SNSを活用して、自由にコミュニティを形成したり、発言したり、色々な投稿にリアクションしたりと今までには無かったコミュニケーションを形成できます。

これにより、オフィスの場所や組織、役割といった枠を超え、イノベーションが生まれやすくなったり、従業員同士のコミュニケーションがより良好になったりすることで、非常に効率性の高い職場環境を創り上げることに役立ちます。

⑦勤怠管理システム

毎日必ずオフィスに来るのではなく、自宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィスといったテレワークを実践する環境において、従業員の勤怠管理を徹底することは簡単ではありません。そこで、働き方改革に特化した勤怠管理システムを導入することで、今までのように勤怠管理を徹底し、労務管理はもちろんのこと、ひいては正しい人事評価へ繋げていくことができます。

 

働き方改革は正しいITツールの選択が重要!

いかがでしたでしょうか?働き方改革には、さまざまなITツールが効果を発揮します。ただし、ここで紹介したITツールをすべて導入すればよい、というわけではありません、大切なことは、自社が取り組む働き方改革の目的・施策・特徴から正しいITツールを選択することです。

働き方改革関連法案は今後さらに多くの法案が施行されていきますし、それに対応する企業にも様々な要件が求められていきます。しかしそれらは、すべてITツールで解決することが可能です。この機会に、改めて働き方改革について見つめ直し、そこに必要なITツールについて検討していってはいかがでしょうか。

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