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契約業務の DX 化(契約のスピードアップ、印紙等のコスト削減、ガバナンス強化=契約書類の一元管理、ワークプレイスの自由化) [イオンディライト様 発表事例]

契約業務の DX 化
(契約のスピードアップ、印紙等のコスト削減、ガバナンス強化=契約書類の一元管理、ワークプレイスの自由化) [イオンディライト様 発表事例]


 

契約業務のDX化(契約のスピードアップ、印紙等のコスト削減、ガバナンス強化=契約書類の一元管理、ワークプレイスの自由化)

コロナ禍を契機とし、テレワークの促進のために契約業務の電子化、そして契約書類を保管する基盤としてBoxを採用しました。全社で電子サイン(Box Sign)を導入するために、まずは部署を超えた横断プロジェクトを立ち上げ、法的な拠り所を固めるところからスタート。全社に浸透させるべく、各地で説明会を実施しました。Box Signをいかにして導入し、効果的な運用に結びつけたのか。そして、どのような効果を実感しているのかをお話しします。

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イオンディライト株式会社 常務執行役員 グループ財務経理本部長(CFO) 阿久津 哲也さん

契約業務電子化&契約書類保管の基盤にBoxを採用

当社では、利用していたデータサーバの老朽化・容量不足という課題を解消すべく、2020年度にコンテンツ管理基盤の刷新プロジェクトを開始しました。いくつかの候補の中からBoxに決め、翌年に全社的に導入しています。
 併せて、紙に頼った契約業務の改善を図るため、契約書の電子化検討プロジェクトチームを発足。2021年度の第4四半期に契約業務の電子化をパイロット運用し、その後全社展開するに至りました。
 従来は紙の契約書を作成し、契約相手と当社の双方で押印して郵送、その後倉庫で保管していました。紙の契約書をBox SignによるPDF形式の契約書に代替することで、物理的なプロセスの効率化が実現しました 。署名済みの契約書もそのままBoxに保存することができます。

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契約業務の電子化に際して直面した課題と解決策

 契約業務の電子化は、Boxに加え、Box Signを活用していますが、導入時には乗り越えなければならないハードルがいくつかありました。
 そんなハードルの1つが、プロジェクトを進めるにあたって、単独の部署だけでは完結できず、様々な部署との協調が必要なことでした。この課題は、部署横断的なプロジェクトチームを組成するとともに、マネジメント層も参加する週次ミーティングを開催することで解消しました。
 当社では年間数万件の契約書の締結があります。これをすべて電子化してBox内に保管した場合、ファイル名のみでは契約書の識別や検索が困難なことも解消すべき課題でした。この課題には、契約書の管理にメタデータを活用することで対応しました。なお、アドオンツールにより、必要なメタデータを自動的に付帯できるようにし、入力の手間も不要になっています。
 さらに、あらかじめ、建設業法などの法令要件をみたすルールを策定し、紙への押印を前提にした各種規定の見直しを進めました。それによって、プロジェクト途中の仕様変更を最小限にとどめることができました。
 全国の支社に対して実施した説明会も、電子化へのスムーズな移行に寄与したと考えています。プロジェクトを進める上で、現場への丁寧な説明を心がけてきましたが、Box Signに対する社内の抵抗感を感じることはありませんでした。どちらかというと、ツールよりも「業務や手続きがどう変わるのか?」といった不安の方が大きかったようです。そのような声にしっかり耳を傾け、丁寧に説明したことが成功のポイントだと思います。

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契約業務のDX化で、年間2,300時間もの業務時間を削減へ!

契約業務の電子化の効果は多岐にわたります。電子契約書への移行と電子署名の導入で、郵送代や印紙税が不要となることに加え、書類作成や倉庫保管にまつわる負担が大幅に軽減可能となります。さらに、押印や原本の郵送が不要になることにより、契約業務をテレワークで行えることもメリットの1つだと考えています。
 コスト削減へのインパクトも大きく、例えば、郵送代は年間4,000万円、印紙税は年間4,400万円の削減効果があると試算。さらに、Box上で契約書作成業務が共同作業できるようになるおかげで、年間2,300時間分の業務効率効果があると見込んでいます。

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記載されている数字や登壇者の肩書きは2022年10月20日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

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